Angebote verwalten

Angebote sind das Herzstück von fepli: Jedes Angebot ist eine Freizeitveranstaltung für Kinder. Hier lernen Sie die Angebotsliste kennen, legen neue Angebote an und füllen alle Formular-Abschnitte richtig aus. (Veranstaltende & Admins)

Die Angebotsliste

Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Angebote. Sie sehen alle Angebote der gewählten Saison – Admins sehen alle, Veranstaltende nur die eigenen.

Ansichten und Saison-Auswahl

• Oben wechseln Sie zwischen Liste und Kalender (mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht).
• Der Saison-Umschalter wählt die angezeigte Saison. Sie können auch mehrere Saisons gleichzeitig anzeigen.
• Die Liste lässt sich als Tabelle oder Karten darstellen.

Was die Liste anzeigt

Ein Kapazitätsbalken je Zeile zeigt die Nachfrage auf einen Blick; ein Schloss-Symbol bedeutet „schreibgeschützt“ – Sie dürfen dieses Angebot nur ansehen.

Suchen, filtern, sortieren, exportieren

• Suche filtert nach dem Titel; die globale Suche (Strg+K / ⌘K) findet Angebote mit dem Präfix >.
• Filter: Status, Veranstalter, „Anmeldung erforderlich“, „Anmeldesystem nutzen“, „Mit wartenden Anmeldungen“, „Vergangene ausblenden“.
• Sortierung: Datum (auf-/absteigend), Titel, Saison, für Admins zusätzlich Veranstalter.
• Exportieren… lädt die aktuelle (gefilterte) Liste herunter – als Kalenderdatei (ICS) und, je nach Instanz, als PDF, Word oder Excel.

Das Aktionsmenü (⋮)

Am Ende jeder Zeile bündelt das Aktionsmenü alles Wichtige: Bearbeiten, die aktuell möglichen Statuswechsel, Angebot kopieren, Korrekturabzug, Terminvarianten, Teilnahmeliste, Plätze zuteilen, Anzahl Plätze erhöhen, Teilnehmende übertragen, Rundmail und Angebot löschen.

Neues Angebot anlegen

1. Klicken Sie auf Neu erstellen und wählen Sie die Saison (Veranstaltende sehen nur Saisons, deren Bearbeitungsphase läuft).
2. Der Assistent bietet drei Wege:
   • Leeres Angebot – mit einem leeren Formular starten.
   • Kopieren – ein bestehendes Angebot aus einer anderen Saison als Vorlage übernehmen (Termine und Anmeldeschluss werden dabei bewusst verworfen).
   • Terminvariante – einen weiteren Termin für ein bestehendes Angebot derselben Saison anlegen.
3. Füllen Sie die Abschnitte aus (siehe unten) und speichern Sie.

Das neue Angebot startet immer im Status Entwurf und ist noch nicht öffentlich. Den Weg zur Veröffentlichung beschreibt Freigabe & Veröffentlichung.

Das Angebotsformular: alle Abschnitte

Das Formular ist in Abschnitte gegliedert (Navigation links). Jeder Abschnitt zeigt ein ✓, wenn er vollständig ist, und wird einzeln gespeichert.

Titel und Beschreibung

Termin

• Tragen Sie Datum und Uhrzeit (von/bis) ein. Über „Zusätzliche Zeit zu diesem Termin“ ergänzen Sie weitere Zeitblöcke – gedacht für den Fall, dass dieselbe Gruppe an mehreren Tagen erscheinen muss. Findet das Angebot mehrmals für verschiedene Gruppen statt, nutzen Sie stattdessen Terminvarianten.
• Serientermine: Wiederholungen lassen sich als Serie anlegen (z. B. wöchentlich, Anzahl der Termine).
• Dauerangebot: Ein Angebot ganz ohne Termin (z. B. eine dauerhaft nutzbare Anlage) erscheint in der Liste als „Dauerangebot“.
• Anmeldungen möglich bis (Anmeldeschluss): Ab diesem Zeitpunkt ist keine Selbstanmeldung mehr möglich; außerdem löst der Anmeldeschluss den automatischen Versand der Teilnahmeliste an die Veranstaltenden aus.

Treffpunkt

Suchen Sie die Adresse über die Karte – sie wird automatisch übernommen, der Kartenmarker lässt sich fein verschieben. Das Feld Treffpunkt (optional) ergänzt eine genauere Beschreibung („Eingang Sporthalle, hinter dem Parkplatz“).

Details

Anmeldungen

Anmeldeformular (Zusatzfragen)

Brauchen Sie Angaben, die das Standard-Anmeldeformular nicht abfragt? Legen Sie hier eigene Fragen an – mit Live-Vorschau, wie Eltern sie sehen werden:

• Antwort-Typen: Freitext, Zahl, Ja/Nein oder Datei-Upload (Fotos und/oder PDF, eine Datei bis 6 MB – am Handy kann direkt ein Foto aufgenommen werden).
• Jede Frage kann als Pflichtfeld markiert werden.
• Typische Beispiele: „Allergien?“ (Freitext), „Schwimmabzeichen vorhanden?“ (Ja/Nein), „Kopie des Impfpasses“ (Datei).

Hier sitzt auch die Checkbox „Geburtsdatum für Veranstalter miterheben“: Ist sie gesetzt, weist die Teilnahmeliste für Veranstaltende eine zusätzliche Spalte Geburtsdatum aus, und das Angebot trägt in der Admin-Liste ein oranges Warn-Symbol.

Die Zusatzfragen erscheinen nur im Online-Anmeldeformular; ist die Online-Anmeldung deaktiviert, ist der Abschnitt gesperrt. Bei Terminvarianten pflegen Sie die Fragen zentral am Haupttermin.

Einverständniserklärung

Hier definieren Sie Einwilligungen, die Eltern bei der Anmeldung zu diesem Angebot erteilen müssen oder können (saisonweite Einwilligungen konfigurieren Sie an der Saison):

• Titel, Einwilligungstext und eine optionale Belehrung (z. B. Widerrufshinweis – änderbar, ohne eine erneute Einwilligung auszulösen).
• Betroffene Person: gilt die Einwilligung pro Konto oder pro Kind?
• Zeichnungsart: verpflichtend, freiwillig (Opt-in), freiwillig (Opt-out) oder „Entscheidung erzwingen“ (Eltern müssen aktiv Ja oder Nein wählen).

Foto

• Bild hochladen (JPG/PNG, max. 6 MB) oder ein bereits vorhandenes Bild aus dem Bestand wählen.
• Pflegen Sie Alt-Text (Barrierefreiheit) und Fotograf:in/Urheber:in – nutzen Sie nur Bilder, deren Rechte geklärt sind.
• Bei mehreren Bildern legen Sie das Vorschaubild fest.
• Je nach Instanz steht ein KI-Bildgenerator bereit, der aus der Angebotsbeschreibung ein Bild erzeugt.

Downloads

PDF-Dateien zum Herunterladen für die Familien (max. 6 MB pro Datei) – z. B. Packlisten oder Formulare.

Kontaktmöglichkeiten

Ansprechpersonen mit Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Achtung: Diese Daten werden öffentlich auf der Angebotsseite angezeigt. Beim Neuanlegen wird die erstellende Person automatisch als Kontakt vorbelegt – prüfen Sie, ob das gewünscht ist.

Speichern und Statuswechsel in einem Schritt

Neben Speichern bieten die Speichern-Buttons je nach Berechtigung Kombinationen wie „Speichern und finalisieren“, „Speichern und freigeben“ oder „Speichern und veröffentlichen“ – praktisch, wenn Sie nach einer Korrektur direkt den nächsten Workflow-Schritt auslösen wollen.

Wenn Sie beim Speichern die maximale Teilnehmerzahl erhöht haben, fragt das System: „Warteliste auffüllen? Es sind Plätze frei geworden…“ – so rücken Wartende direkt nach.

Terminvarianten: ein Angebot, mehrere Durchführungen

Findet dasselbe Angebot mehrfach statt – gleicher Inhalt, aber verschiedene Gruppen und Termine (z. B. Kochkurs am Dienstag und am Donnerstag)? Dann legen Sie Terminvarianten an:

• Jede Variante hat eigene Termine, eigene Plätze und eine eigene Teilnahmeliste.
• Inhaltliche Felder (Titel, Beschreibung, Treffpunkt, Alter, Gebühr, Foto, Zusatzfragen …) werden zentral am Haupttermin gepflegt und automatisch auf alle Varianten übertragen – in einer Variante sind sie gesperrt („Sie bearbeiten eine Variante … und können deswegen nicht alle Felder bearbeiten“).
• In der Angebotsliste erscheint jede Variante als eigener Eintrag mit Nummern-Badge; das Termine-Dropdown im Angebots-Kopf springt zwischen den Varianten.

Variante anlegen: Aktionsmenü → Angebot kopieren → „Neuen Termin für gleiches Angebot erstellen“ (oder direkt im Neu-Assistenten). Danach Termin und Platzzahl anpassen.

Varianten verbinden/lösen: Über Terminvarianten im Aktionsmenü verknüpfen Sie ein bestehendes Angebot nachträglich mit einem Haupttermin (bestehende Anmeldungen wandern dabei zum Haupttermin) – oder lösen eine Variante wieder heraus.

Täglich stattfindende Angebote

Legen Sie nicht für jeden Tag eine eigene Variante an – das macht die öffentliche Liste unübersichtlich. Besser:

• Besucht dieselbe Gruppe alle Tage → ein Angebot mit mehreren Zeitblöcken („Zusätzliche Zeit zu diesem Termin“).
• Täglich wechselnde Teilnehmende → wenige, sinnvoll gebündelte Varianten (z. B. wochenweise).

Angebot kopieren

Aktionsmenü → Angebot kopieren bietet je nach Rechten:

• Neuen Termin für gleiches Angebot erstellen (= Terminvariante, gleiche Saison),
• Angebot kopieren (unabhängige Kopie in derselben Saison),
• Angebot nach „‹Saison›“ kopieren (unabhängige Kopie in einer anderen Saison – ideal für die Übernahme ins nächste Jahr).

Was die Kopie enthält – und was nicht:

Die Kopie startet immer als Entwurf und durchläuft die Freigabe neu.

Angebot löschen

Aktionsmenü → Angebot löschen (mit Bestätigungsdialog). Einschränkungen:

• Veranstaltende können nur Angebote ohne Anmeldungen und nur während der Bearbeitungsphase löschen.
• Ein Angebot, dessen Anmeldungen auf einem bezahlten Beleg stehen, kann nicht gelöscht werden – sagen Sie es stattdessen ab und stornieren Sie die Zahlung.

Kommentare und Aktivitätsverlauf

Jedes Angebot hat einen Verlauf (Sprechblasen-Symbol im Angebots-Kopf, mit Zähler für Ungelesenes):

• Systemereignisse: jeder Statuswechsel des Angebots und seiner Anmeldungen – wer, was, wann.
• Kommentare: Nachrichten zwischen Team, Veranstaltenden und (bei Anmeldungs-Threads) Familien. Mit @-Erwähnungen benachrichtigen Sie gezielt; ohne Erwähnung bleibt ein Kommentar eine interne Notiz („Niemand benachrichtigt – interner Kommentar“).
• Veranstaltende sehen nur die an sie gerichteten und eigenen Nachrichten – nie die internen Notizen des Teams und nicht das Statusprotokoll.
• Antworten auf Benachrichtigungs-E-Mails fließen automatisch zurück in die Unterhaltung; die Glocke in der Kopfzeile sammelt Ungelesenes.

So ersetzt der Verlauf E-Mail-Pingpong: Rückfragen zur Freigabe, Absprachen zum Termin oder Notizen zu einer Familie bleiben am Objekt dokumentiert.