Saisons konfigurieren
Eine Saison ist ein Ferienpass-Programm (z. B. „Sommerferien 2026“) mit eigenen Angeboten, Phasen und Einstellungen. Hier legen Sie Saisons an, konfigurieren die Zeiträume und werten sie aus. (Admins)
Saison-Liste
Werkzeuge & Einstellungen → Saisons zeigt alle Saisons, gruppiert in Aktiv und Archiviert, sortiert nach Ferienzeitraum. Jede Saison hat ein Emoji als Erkennungszeichen (frei wählbar über den Emoji-Picker).
Das Aktionsmenü einer Saison bündelt alle Saison-Werkzeuge: Details (Kennzahlen und Angebote), Bearbeiten, Zeiträume, Korrekturabzüge (Freigabe-Ansicht), Plätze zuordnen (Zulosung), Benachrichtigungen (saisonspezifische Vorlagen), Rundmail, Export, Statistiken und Löschen.
Neue Saison anlegen
- Neue Saison klicken, Name vergeben (z. B. „Ferienpass 2027“) und speichern.
- Die Abschnitte durchgehen (siehe unten) – am wichtigsten: Zeiträume und Einstellungen.
Es gibt kein „Saison duplizieren“
Eine komplette Saison lässt sich nicht kopieren. Was Sie übernehmen können: Angebote einzeln in die neue Saison kopieren (Termine werden dabei geleert) und das Veranstalter-Einverständnis per „Aus vorheriger Saison übernehmen“. Phasen und übrige Einstellungen konfigurieren Sie je Saison neu.
Die Abschnitte der Saison-Konfiguration
Name der Saison
Name und (automatisch erzeugter) Alias für die URL.
Einverständniserklärungen
Einwilligungen, die für alle Angebote dieser Saison gelten und einmal pro Konto bzw. Kind eingeholt werden – z. B. eine allgemeine Fotoerlaubnis. Aufbau wie am Angebot: Titel, Einwilligungstext (nach der ersten Unterschrift nicht mehr ändern!), Belehrung, betroffene Person, Zeichnungsart (Details).
Einverständnis Veranstaltende
Eine einmalige Vertraulichkeitserklärung, die Veranstaltende zeichnen müssen, bevor sie Teilnahmelisten dieser Saison einsehen können – mit Import aus einer früheren Saison (Details).
Veranstaltende
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Auf Veranstaltende limitieren | Nur ausgewählte Organisationen dürfen in dieser Saison Angebote anlegen |
| Veranstaltende dürfen Plätze zuteilen | Öffnet das Zuteilungs-Board für Veranstaltende |
| Veranstaltende dürfen Angebote veröffentlichen | Veranstaltende können alle Status-Übergänge selbst nutzen |
Workflow und Umfragen
Verlangen Sie, dass Veranstaltende ihre Veranstaltungen abschließen und dabei einen Fragebogen ausfüllen – getrennt wählbar für Veranstaltungen mit und ohne Online-Anmeldungen. Welche Fragebögen zur Auswahl stehen, ist je Instanz eingerichtet (von einfachem Feedback bis zur Abrechnungsmeldung mit Teilnehmerzahl und Bankverbindung).
Zahlungen
„Teilnahmebeiträge einziehen“ aktiviert das Zahlungssystem für diese Saison. Ist die Option aus, entfällt der Zahlstatus komplett – keine Zahllasten, keine offenen Posten.
Archivieren
Archivierte Saisons verschwinden aus allen Auswahlfeldern, bleiben aber vollständig erhalten und einsehbar. Es gibt keinen weiteren „Aktiv“-Schalter – was gerade „läuft“, ergibt sich allein aus den Phasen.
CMS-Integration
Bindet die öffentliche Angebotsseite der Saison in die Website ein: Aufnahme in die Hauptnavigation (mit wählbarer Position) und ein Begrüßungstext, der über der Angebotsliste erscheint.
Zeiträume und Einstellungen (Phasen)
Das Herzstück: Hier legen Sie die Phasen der Saison auf einer Zeitleiste fest – Bearbeitungsphase, Veröffentlichung, Anmeldeverfahren, Zuteilung, Teilnahmelisten, Ferien. Was jede Phase bewirkt, erklärt So läuft eine Saison; die Einstellungen einer Anmeldephase (Verfahren, Anmeldelimits, Warteliste, anonyme Anmeldung, Zugangscodes) beschreibt Die Anmeldeverfahren.
Praktische Hinweise:
- Anmeldeverfahren und Benutzerdefiniert können mehrfach existieren, alle anderen Phasentypen genau einmal.
- Die Angebotstermine sollten im Zeitraum der Phase Ferien liegen.
- Mit „Immer aktiv“ gilt eine Phase dauerhaft, unabhängig vom Datum – nützlich für ganzjährige Programme.
- Zwei Anmeldephasen dürfen sich nicht überschneiden; das System prüft das beim Speichern.
Statistiken
Aktionsmenü der Saison → Statistiken öffnet die Auswertungsseite mit Kennzahlen-Kacheln (Eindeutige Kinder, Anmeldungen, Angebote, Auslastung, Veranstalter aktiv) und Diagrammen in fünf Themenblöcken:
- Anmeldungen: täglicher Anmeldeverlauf, Verteilung nach Status, Status-Funnel (Anmeldungen → Zugelassen → Teilgenommen → Abgemeldet)
- Anmeldeverhalten: Zusagen pro Kind, Anmeldungen vs. bestätigte Plätze („Wie sehr filtert die Lotterie?“), Anmelde-Uhrzeiten
- Teilnehmende: Altersverteilung, neue vs. wiederkehrende Familien, PLZ-Verteilung
- Angebote: Kategorien (Nachfrage vs. Plätze), Top- und Flop-Angebote, Auslastungs-Verteilung, Top-Veranstaltende
- Operativ & Zahlung: Preisverteilung, Zeit bis zur Zahlung, Abmeldezeitpunkte vor dem Termin
Mit „Vergleich wählen…“ legen Sie eine frühere Saison daneben – alle Kennzahlen zeigen dann die Veränderung. So erkennen Sie Trends über Jahre.
Saison löschen
Löschen entfernt eine Saison nach Bestätigung – gedacht für versehentlich angelegte Saisons. Für abgeschlossene Programme ist Archivieren der richtige Weg: Die Daten bleiben für Statistik-Vergleiche und Nachfragen erhalten.