Glossar
Alle wichtigen Begriffe von fepli – kurz erklärt, mit Links zur ausführlichen Doku.
A
Account Ein Benutzerkonto. Über Gruppen (Eltern, Veranstalter, Admin) und Rollen (Teilnehmende, Zahlungen, CMS) wird gesteuert, was es darf. → Accounts & Rollen
Anmeldelink Persönlicher, signierter Link zu einer einzelnen Anmeldung. Für Familien ohne Benutzerkonto der einzige Selbstbedienungs-Zugang (abmelden, Einwilligungen unterschreiben, Dateien nachreichen). → Angebot teilen
Anmeldephase Saison-Phase vom Typ „Anmeldeverfahren“: legt Zeitraum, Verfahren (Los/Windhund) und Regeln (Limits, Warteliste, Zugangscodes, anonyme Anmeldung) fest. → Anmeldeverfahren
Anmeldeschluss Feld „Anmeldungen möglich bis“ am Angebot – beendet die Selbstanmeldung und löst den Versand der Teilnahmeliste an Veranstaltende aus.
Anwesenheitsliste Schlankes PDF der Teilnahmeliste mit Unterschriften-Spalte, zum Abhaken vor Ort.
Änderungslog Aktivitäts-Feed auf dem Dashboard: die letzten Aktionen aller Nutzer und Automatiken.
B
Badge Farbiges Status-Label in Listen (z. B. „bestätigt“ in Grün). → Oberfläche verstehen
Bearbeitungsphase Saison-Phase, in der Veranstaltende Angebote anlegen und bearbeiten dürfen.
Beleg Das zentrale Zahlungsdokument mit fortlaufender Nummer – entsteht bei jeder Abrechnung (bar oder online). Rechnungen oder Mahnungen gibt es nicht. → Zahlungen
D
Dauerangebot Angebot ohne festen Termin (z. B. dauerhaft nutzbare Anlage).
Debitor Das „Zahlungskonto“ eines Eltern-Accounts mit Buchungen und möglichem Guthaben.
Duplikate Kinder-Paare mit identischem Namen – zusammenführen, dulden oder ignorieren. → Teilnehmende
E
Einverständniserklärung / Einwilligung Konfigurierbare Erklärung (pro Angebot oder Saison), die Eltern verpflichtend oder freiwillig zeichnen. Nach der ersten Unterschrift ist der Text gesperrt. → Angebote verwalten
Einverständnis Veranstaltende Saisonweite Vertraulichkeitserklärung, die Veranstaltende einmalig zeichnen müssen, bevor sie Teilnahmelisten sehen. → Veranstaltende
Erstellen-Palette Tastenkürzel Strg+Enter / ⌘+Enter: legt von überall Anmeldungen, Teilnehmende, Angebote u. m. an.
Externe Anmeldung Angebot ohne Online-Anmeldesystem – Eltern sehen stattdessen den vom Veranstalter beschriebenen Anmeldeweg.
F
Finalisieren „Finalisieren & einreichen“: Der Veranstalter markiert sein Angebot als vollständig und reicht es zur Prüfung ein. Rücknahme über „Als Entwurf markieren“. → Freigabe
Freunde-Code Verknüpft zwei Kinder für dasselbe Angebot – die Zulosung behandelt sie als unzertrennliche Gruppe. Nicht zu verwechseln mit dem → Zugangscode.
G
Gruppen-Link Öffentlicher Link auf die Angebotsliste, gefiltert auf alle Terminvarianten eines Angebots. → Angebot teilen
Guthaben Betrag auf dem Debitoren-Konto (z. B. nach Storno) – wird bei der nächsten Abrechnung automatisch verrechnet.
I
Impersonation („Anmelden als“) Super-Admins können das System aus Sicht eines anderen Accounts sehen – mit sichtbarem Banner und Rücksprung.
Instanz Die Installation von fepli für Ihre Stadt/Region unter eigener URL.
K
Karenzzeit (Abmeldefrist) Frist nach der Zusage, innerhalb derer eine Abmeldung die Zahllast löscht. → Abmelde-Regeln
Kassenbericht PDF aller bezahlten Belege, gruppiert nach Zahlungsart – für die Buchhaltung.
Korrekturabzug Vorschau eines Angebots in Web- und Druckansicht; für Veranstaltende der letzte Blick vor dem Einreichen. → Angebot teilen
L
Losverfahren Anmeldeverfahren: Anmeldungen werden gesammelt und nach Fristende fair zugelost – gewichtet nach Wunsch-Priorität, Pech-Ausgleich und Anmeldeverhalten. → Anmeldeverfahren
N
Nachrücken Automatisches Aufrücken von der Warteliste auf frei werdende Plätze – nur während einer Windhundphase, mit automatischer E-Mail.
P
Passkey Anmeldung per Fingerabdruck/Gesicht/PIN statt Passwort – die empfohlene sichere Anmeldemethode. → Profil & Sicherheit
Phase Zeitraum in der Saison-Konfiguration, der ein Systemverhalten steuert (Bearbeitung, Veröffentlichung, Anmeldung, Zuteilung, Listen, Ferien). → So läuft eine Saison
Postausgang Archiv aller versendeten E-Mails mit Zustellstatus (zugestellt, geöffnet, Bounce …). → E-Mails
Priorität (Wunschrang) Reihenfolge der Wünsche eines Kindes im Losverfahren – von den Eltern sortierbar, vom Los stark gewichtet.
Privater Link Signierter Geheim-Link, der ein Angebot unabhängig vom Veröffentlichungsstatus zeigt. → Angebot teilen
Pseudonymisieren DSGVO-konforme Alternative zum Löschen, wenn bezahlte Belege die Löschung blockieren: Personenbezug weg, Buchhaltungsdaten bleiben.
R
Rundmail Massen-E-Mail an Veranstaltende oder Teilnehmende – mit Saison-, Angebots- und Statusfiltern. → E-Mails
S
Saison (Edition) Ein Ferienpass-Programm mit eigenen Angeboten, Phasen und Einstellungen. → Saisons konfigurieren
Sofortstornierung 30-Minuten-Fenster nach einer Zusage, in dem die Abmeldung immer möglich und kostenfrei ist.
Stammdaten Menüpunkt der Veranstaltenden: das eigene Organisationsprofil inkl. Logo und Einladungen.
Stapel Sammelbecken nicht festgeschriebener Statusänderungen – ohne E-Mails, ohne Zahllast, bis zum Festschreiben. → Plätze zuteilen
Super-Admin Höchste Berechtigungsstufe – Vollzugriff inkl. Systemkonfiguration, Postausgang, Datenschutz-Werkzeugen und Impersonation.
T
Teilnahmeliste Alle Anmeldungen eines Angebots, nach Status gruppiert – mit Aktionen, Exporten und Kommunikation. → Teilnahmeliste & Anmeldungen
Teilnahmestatus Zustand einer Anmeldung: neu, bestätigt, Warteliste, nicht erfüllt, abgelehnt, abgemeldet, teilgenommen, nicht erschienen u. a. → Statusübersicht
Terminvariante Weitere Durchführung desselben Angebots mit eigenem Termin, eigenen Plätzen und eigener Teilnahmeliste. → Angebote verwalten
Token (Platzhalter) Variable in E-Mail-Vorlagen, z. B. {{ offer.name }} – wird beim Versand durch echte Daten ersetzt.
V
Veranstaltende (Host) Organisationen, die Angebote durchführen – mit Profil, verknüpften Accounts und eigener Sicht im Admin-Panel. → Veranstaltende
W
Warteliste Verbindliche Anmeldungen ohne Platz. Größe steuert „Warteliste Überbuchung“ der Anmeldephase (0 = aus); Reihenfolge per Drag & Drop änderbar.
Windhundverfahren Anmeldeverfahren „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“: sofortige Zusage, Warteliste, automatisches Nachrücken. → Anmeldeverfahren
Z
Zahllast Der zu zahlende Betrag an einer Anmeldung – entsteht mit der festgeschriebenen Zusage, erlischt bei Absage/fristgerechter Abmeldung; manuell setz- und entfernbar.
Zugangscode Beschränkt eine Anmeldephase auf Personen mit gültigem Code (z. B. Frühbucher-Fenster). → Werkzeuge
Zulassungsbescheid Die Sammel-E-Mail nach dem Festschreiben der Zulosung: alle Zu- und Absagen einer Familie, plus Kalenderdatei der bestätigten Termine.
Zulosung Die automatische Platzvergabe im Losverfahren. → Plätze zuteilen