Zahlungen verwalten

Teilnahmegebühren einziehen, Belege erstellen, Stornos buchen und den Überblick über offene Posten behalten – so funktioniert der Zahlungsbereich. (Zahlungs-Admins)

Grundlagen: So funktioniert das Zahlungssystem

• Der Menüpunkt Zahlungen erscheint nur für Accounts mit der Rolle „Zahlungen einsehen und erstellen“ und nur, wenn das Zahlungssystem Ihrer Instanz aktiviert ist. Pro Saison steuert der Schalter „Teilnahmebeiträge einziehen“, ob überhaupt abgerechnet wird – ist er aus, gibt es in dieser Saison keinerlei bezahlt/unbezahlt-Status.
• Zahllast: Mit der festgeschriebenen Zusage zu einem kostenpflichtigen Angebot entsteht an der Anmeldung der zu zahlende Betrag. Bei Abmeldung innerhalb der Karenzzeit, Ablehnung oder Angebots-Absage erlischt sie automatisch.
• Beleg: Das zentrale Dokument. Jede Abrechnung – online oder bar – erzeugt einen Beleg mit fortlaufender Belegnummer und Positionen. Es gibt keine Rechnungen und kein Mahnwesen; das Dokument heißt immer Beleg.
• Online-Zahlung: Familien zahlen über einen Zahlungslink (Zahlungsdienstleister pmPayment/GovConnect – je nach Anbieter mit PayPal, Kreditkarte, giropay u. a.). Die Konfiguration liegt in der Systemkonfiguration unter Integrationen.
• Debitor: Das „Konto“ eines Eltern-Accounts mit allen Buchungen und einem möglichen Guthaben, das bei der nächsten Abrechnung verrechnet wird.

Die vier Ansichten des Zahlungsbereichs

Alle Listen haben Saison-Umschalter, Suche und Filter (Bezahlstatus, Benutzer:in, Zeitraum, „Mit Guthaben“, „Mit ausstehendem Betrag“). Die globale Suche findet Belege mit dem Präfix €.

Beleg-Status

Ein „storniert“-Status existiert nicht: Ein Storno ist ein eigener Beleg mit negativer Summe, verknüpft mit dem Original – die Belegseite zeigt die komplette Storno-Kette.

Betrag abrechnen (Beleg erstellen)

Für Barzahlungen und manuelle Abrechnungen:

1. Markieren Sie Anmeldungen (auf der Debitor-Seite, in den Anmeldungen eines Kindes oder unter Ausstehende Zahlungen) und wählen Sie abrechnen.
2. Im Dialog: Positionen prüfen – Beträge sind einzeln anpassbar, Positionen entfernbar.
3. Guthaben buchen: Vorhandenes Debitoren-Guthaben wird als Abzugsposition verrechnet.
4. Rechnungsadresse und E-Mail-Adresse prüfen.
5. Kennzeichen bezahlt setzen (z. B. Bargeld erhalten) und optional Benachrichtigung: Die Familie erhält die E-Mail „Beleg erstellt“ mit dem Beleg-PDF.

Der Beleg lässt sich jederzeit als PDF herunterladen. Solange ein Beleg „neu“ ist, kann die Familie ihn online bezahlen.

Storno und Erstattung

Öffnen Sie den Beleg und wählen Sie Stornieren:

• Positionen wählen: ganzer Beleg oder einzelne Positionen.
• Teilstorno: wahlweise prozentual oder als Betrag (z. B. 50 % Stornogebühr einbehalten).
• Wohin mit dem Geld?
  • Auf Guthabenkonto übertragen – der Betrag wird beim nächsten Beleg automatisch angerechnet (empfohlen, wenn die Familie weiter teilnimmt), oder
  • Betrag auszahlen – als Buchung vermerkt; die tatsächliche Überweisung erledigen Sie außerhalb des Systems. Eine automatische Rückzahlung an das Zahlungsmittel gibt es nicht.
• Optional: Anmeldung wieder als unbezahlt markieren und/oder das Kind zusätzlich abmelden (dann rückt die Warteliste nach).

Für bar bezahlte Belege gibt es zusätzlich Nachträglich anpassen: Das System storniert den Originalbeleg komplett und erstellt einen korrigierten neuen – sauber für die Kasse dokumentiert.

Abgesagtes Angebot: Erstattung und Storno

Wird ein Angebot abgesagt, erlischt die Zahllast automatisch. Bereits bezahlte Anmeldungen erscheinen dann unter Überzahlte Anmeldungen → Erstattung fällig. Arbeiten Sie die Liste ab: Beleg öffnen → Stornieren → Guthaben oder Auszahlung wählen – und informieren Sie die Familien (die Absage-Mail ging bereits automatisch raus).

Offene Beiträge einsammeln

1. Ausstehende Zahlungen zeigt alle offenen Posten.
2. Für die Erinnerung nutzen Sie die Rundmail an Teilnehmende mit dem Filter „nur unbezahlte“ – und aktivieren dort „Zahlungsaufforderung generieren“: Das System erstellt pro Familie automatisch einen Beleg über alle offenen Posten (inklusive Guthaben-Verrechnung) und fügt den persönlichen Bezahl-Link in die E-Mail ein.
3. Bar- und Überweisungseingänge erfassen Sie über abrechnen mit Kennzeichen „bezahlt“.

Debitoren, Guthaben und freie Buchungen

Die Debitor-Seite eines Eltern-Accounts zeigt alle abrechenbaren Anmeldungen, Buchungen und das aktuelle Guthaben. Über Manuelle Buchung erstellen buchen Sie frei: Ein positiver Betrag erhöht das Guthaben (z. B. Kulanz-Gutschrift), ein negativer reduziert es – jeweils mit Pflicht-Buchungstext für die Nachvollziehbarkeit.

Kassenbericht und Export

• Kassenbericht (PDF): Alle bezahlten Belege des gewählten Zeitraums, gruppiert nach Zahlungsart (Bargeld, PayPal, Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, Überweisung …) – ideal für die Übergabe an die Buchhaltung. Aktive Filter (Zeitraum, Suche) werden im Bericht dokumentiert.
• Excel-Export: Die Belegliste mit Buchungsdatum, Rechnungsanschrift, E-Mail, Belegnummer, Status, Summe und Benutzer.