Werkzeuge im Überblick
Das Menü Werkzeuge & Einstellungen bündelt alle administrativen Werkzeuge in vier Gruppen: Daten, Kommunikation, Datenschutz und System. (Admins / Super-Admins)
Das Menü im Überblick
| Gruppe | Eintrag | Zweck | Wer |
|---|---|---|---|
| Daten | Saisons | Ferienpass-Programme und Zeiträume verwalten | Admins |
| Export | Angebote als Word, PDF, Excel oder Kalenderdatei exportieren | Admins | |
| Dateien | Angebotsbilder, Logos, Dokumente | Admins | |
| Webstatistik | Besucher und Seitenaufrufe der öffentlichen Website | Admins (falls eingerichtet) | |
| Kommunikation | Benachrichtigungen | System-E-Mails an Eltern, Kinder und Veranstaltende | Admins |
| Rundmail | Massenmail versenden | Admins | |
| Postausgang | Vom System gesendete Nachrichten | Super-Admins | |
| Datenschutz | Einwilligungen | Erteilte Einverständniserklärungen einsehen | Super-Admins |
| Betroffenenrechte | Löschreife Daten entfernen | Super-Admins | |
| System | Systemkonfiguration | Allgemeine Einstellungen, Integrationen, Kategorien, Zugangscodes | Super-Admins |
Zwei Seiten sind nicht im Menü, aber wichtig: Zulosungen festschreiben (Tablett-Symbol in der Kopfzeile, siehe Plätze zuteilen) und E-Mail Zustellprobleme (über die Dashboard-Kachel bei Zustellfehlern).
Export: das Programmheft aus dem System
Der Export-Assistent (Werkzeuge → Export, auch je Saison verfügbar) erzeugt Gesamt-Exporte der Angebote in drei Schritten:
- Format wählen – garantiert verfügbar ist die Kalenderdatei (ICS) für Outlook, Google & Co.; je nach Instanz kommen PDF-Druckbögen (Programmheft-Layout), Word- und Excel-Formate dazu.
- Angebote eingrenzen – nach Saisons und Veranstaltenden (leer = alle).
- Sichtbarkeit – „Nur veröffentlichte Angebote“ blendet Entwürfe aus.
Eine Live-Vorschau zeigt einen Ausschnitt des Ergebnisses. Nach Export starten läuft der Export im Hintergrund (bis zu zwei Minuten); den Download-Link erhalten Sie per E-Mail.
Welche Formate habe ich?
Die Formatliste hängt von Ihrer Instanz ab – Druck-Layouts werden individuell für Ihren Ferienpass eingerichtet. Fehlt ein gewünschtes Format, wenden Sie sich an support@fepli.de.
Einwilligungen einsehen (Super-Admins)
Werkzeuge → Einwilligungen listet jede abgegebene Erklärung: Wer (Konto, Kind oder Veranstalter:in) hat welche Einwilligung mit welchem Status (Unterzeichnet / Abgelehnt / Widerrufen) und Geltungsbereich (allgemein, Saison, Angebot) gezeichnet.
Je Eintrag können Sie Details ansehen, die Einwilligung widerrufen, das unterschriebene Dokument als PDF herunterladen oder den Eintrag löschen. Wo Einwilligungen definiert werden: pro Angebot im Abschnitt Einverständniserklärung, pro Saison in der Saison-Konfiguration.
Betroffenenrechte: Daten löschen (Super-Admins)
Setzt das Recht auf Löschung um: Die Seite listet alle löschreifen Kinder samt der Eltern-Accounts, die mitgelöscht werden – ein Klick auf Daten löschen bestätigt. Details und Fristen: Teilnehmende verwalten.
Systemkonfiguration (Super-Admins)
Werkzeuge → Systemkonfiguration versammelt die instanzweiten Einstellungen, feldweise direkt bearbeitbar:
Allgemein & Impressum
Seitentitel, Absender- und Antwortadresse der System-E-Mails; Angaben zur verantwortlichen Stelle (werden Familien auf der Seite „Datennutzung“ angezeigt).
Systemeinstellungen
Die wichtigsten Stellschrauben:
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Freunde-Anmeldung | Freunde-Codes an/aus |
| Bevorzugte Postleitzahlen | Zulosung bevorzugt Kinder aus diesen PLZ-Gebieten |
| Postanschrift erforderlich | Familien müssen vor der Anmeldung eine Rechnungsadresse hinterlegen |
| Alterstoleranz | Spielraum bei der Altersprüfung |
| Abmeldefrist (Gnadenfrist) / Keine Abmeldung nach Frist / nach Anmeldeschluss | Abmelde-Regeln |
| Erinnerung vor Veranstaltung / Erinnerungen versenden | Zeitpunkt und Aktivierung der Erinnerungs-Mail |
| Datenlöschung nach | Frist für die automatische Datenlöschung |
| Veranstalter-Datenzugriff nach Angebotsende | Wie lange Veranstaltende Teilnahmelisten noch sehen |
| Belegnummer Präfix | z. B. Jahreszahl vor der laufenden Belegnummer |
Integrationen
Kacheln mit Status „konfiguriert / nicht konfiguriert“ für den Zahlungsdienstleister (pmPayment), die KI-Bilderzeugung für Angebotsfotos und den SMS-Versand (Brevo).
Angebotskategorien
Kategorien wie „Sport“ oder „Kreativ“ anlegen und bearbeiten – sie stehen dann im Angebotsformular und als Filter der öffentlichen Angebotsliste zur Verfügung (sofern Ihre Instanz Kategorien nutzt).
Zugangscodes
Zugangscode-Strategien steuern, wer sich in einer Anmeldephase anmelden darf – z. B. für einen exklusiven Frühbucher-Zeitraum für Einheimische:
- Strategie anlegen (sprechender Name, z. B. „Osterferienpass“).
- Die eigentlichen Codes pflegen und eine Benutzungsgrenze festlegen (wie oft ein Code eingelöst werden darf; 0 = unbegrenzt).
- Die Strategie in der gewünschten Anmeldephase unter „Anmeldung nur mit Zugangscode“ auswählen.
Familien hinterlegen ihren Code im Profil – erst dann können sie anmelden.
Zugangscode ≠ Freunde-Code
Zugangscodes beschränken, wer überhaupt anmelden darf. Freunde-Codes sorgen dafür, dass Kinder gemeinsam zugelost werden. Das sind zwei getrennte Funktionen.
Webstatistik
Bindet das Statistik-Dashboard (Plausible) der öffentlichen Website ein: Besucherzahlen, Seitenaufrufe, Herkunft – sofern für Ihre Instanz eingerichtet. Auswertungen zu Anmeldungen und Angeboten finden Sie dagegen in den Saison-Statistiken.