fepli Handbuch

Die Teilnahmeliste eines Angebots ist die Schaltzentrale für alle Anmeldungen: Status ändern, Familien kontaktieren, Listen exportieren, Teilnehmende übertragen und Anmeldungen manuell erfassen.

Die Teilnahmeliste öffnen

Öffnen Sie ein Angebot und wechseln Sie zum Tab Teilnahmeliste (oder nutzen Sie das Aktionsmenü in der Angebotsliste).

Wer sieht die Liste?

Admins: immer.
Veranstaltende: erst, wenn die Saison-Phase „Teilnahmelisten öffentlich“ läuft – und nur für eine begrenzte Zeit nach dem Angebotsende (instanzweit konfigurierbare Aufbewahrungsfrist). Verlangt die Saison zusätzlich eine Vertraulichkeitserklärung, müssen Veranstaltende diese einmalig unterschreiben, bevor sich die Liste öffnet.
Je nach Instanz-Konfiguration sehen Veranstaltende entweder alle Anmeldungen oder nur die bestätigten (plus früher bestätigte, wieder abgemeldete – damit frei gewordene Plätze nachvollziehbar bleiben).

Aufbau der Liste

Die Anmeldungen sind nach Status gruppiert:

Teilnehmerliste – bestätigte Anmeldungen,
Warteliste (kein Platz zugesagt),
Abgemeldet (Platz wieder frei) – sowie weitere Gruppen je nach vorhandenen Status.

Spalte	Inhalt
Name	Klick öffnet die Anmeldung mit allen Details
Alter	Berechnet zum ersten Angebotstermin
E-Mail / Mobil / Telefon	Kontaktdaten der Familie
Status	Farbiges Badge; bei „abgemeldet“ mit Datum, bei „nicht erfüllt“ mit dem Ausschlussgrund aus der Zulosung (nur für die Verwaltung sichtbar)
bestätigt	Zahlstatus: bezahlt / unbezahlt / keine Zahllast – nur für Admins und nur, wenn die Saison Teilnahmebeiträge einzieht
Einwilligungen	Status jeder erforderlichen Einwilligung mit Direktlink
Zusatzfragen	Antworten auf Ihre eigenen Formularfragen; Datei-Antworten öffnen sich in einer Vorschau

Status ändern

Einzeln

Das Aktionsmenü jeder Anmeldung bietet die Übergänge Zusagen, Auf Warteliste setzen, Abmelden, Keinen Platz erhalten, Ablehnen und Zurücksetzen (zurück auf „neu“). Was jeder Status bedeutet, erklärt Die Anmeldeverfahren.

Mehrere auf einmal

Markieren Sie mehrere Anmeldungen (Mehrfachauswahl) und wählen Sie Teilnahmestatus ändern. Im Dialog legen Sie fest:

Option	Wirkung
Status	Der neue Teilnahmestatus
Anmeldestatus festschreiben	Die Änderung gilt sofort; bei Zusagen entsteht die Zahllast. Ohne Häkchen landet die Änderung im Stapel und bleibt für Familien unsichtbar
Teilnehmer:in benachrichtigen	Verschickt die passende Status-E-Mail – nur möglich zusammen mit „festschreiben“ und nur bei benachrichtigungsfähigen Status

Im Board

Für die visuelle Arbeit mit Spalten und Drag & Drop nutzen Sie Plätze zuteilen – beschrieben unter Plätze zuteilen & Zulosung.

Nachrücken mitdenken

Wenn Sie jemanden abmelden, bietet das System an, automatisch von der Warteliste nachrücken zu lassen. Während einer Windhundphase passiert das ohnehin automatisch – inklusive E-Mail an die nachrückende Familie.

Die Anmeldungs-Detailansicht

Ein Klick auf einen Namen öffnet die Anmeldung:

Kacheln zeigen auf einen Blick: Beitrag (kostenlos / bezahlt / offen / keine Zahllast), Einwilligungen (vollständig / „x offen“), Zusatzfragen.
Der Aktivitätsverlauf protokolliert jede Statusänderung – inklusive Auslöser („Losverfahren“, ein Account oder „System“).
Einwilligungen können Sie hier als Admin setzen oder widerrufen. Das System warnt: Einwilligungen sollten die Sorgeberechtigten selbst erteilen – tun Sie es nur mit belegtem Auftrag (z. B. unterschriebenes Papierformular); Ihr Name wird als Unterzeichner protokolliert.
Zusatzfragen lassen sich nachtragen; hochgeladene Dateien können Sie ansehen, herunterladen, ersetzen oder löschen.
Anmeldelink kopieren erzeugt den persönlichen Link der Familie zu dieser Anmeldung – siehe Angebot teilen.

Neue Anmeldung manuell anlegen

Für Nachmeldungen, telefonische Anmeldungen oder Sonderfälle: Neue Anmeldung (Button in der Teilnahmeliste, in der Erstellen-Palette per Strg+Enter oder unter Teilnehmende).

Angebot und Teilnehmer:in suchen – ein neues Kind lässt sich direkt anlegen.
Status wählen. Das System zeigt eine Vorschau, was das aktive Anmeldeverfahren entscheiden würde; mit Status neu verhindern Sie eine sofortige Zusage durch das Windhundverfahren.
Festschreiben und Benachrichtigen wählen (wie oben).
Einwilligungen: entweder direkt als „Erteilt“ erfassen (wenn z. B. ein unterschriebenes Formular vorliegt) oder „Offen lassen“ – dann unterschreibt die Familie später selbst über ihren Anmeldelink.
Zusatzfragen: direkt beantworten oder „Vom Teilnehmer beantworten lassen“.
Optional abweichende Kontaktdaten für die Benachrichtigung angeben – an sie geht der Bestätigungslink.

Bleibt etwas offen (Einwilligung, Pflichtfrage), gilt die Anmeldung als „wartet auf Bestätigung“: Die Familie erhält die E-Mail „Bitte schließen Sie Ihre Anmeldung ab“ mit ihrem Link; der Platz ist bis dahin reserviert. Mit „Anlegen & Link senden“ verschicken Sie den Link direkt beim Speichern.

Anmeldeschluss gilt nicht für das Team

„Anmeldungen möglich bis“ begrenzt nur die Selbstanmeldung durch Eltern. Manuelle Anmeldungen durch das Team sind zeitlich unbegrenzt möglich. Bei Altersverstößen warnt das System („Alter nicht zulässig!“) – Sie können bewusst „Trotzdem anmelden“.

Teilnehmende übertragen

Um Kinder von einem Angebot in ein anderes zu verschieben (z. B. bei Terminänderung oder Kursaufteilung): Teilnehmende übertragen (Kopfzeile der Teilnahmeliste oder Aktionsmenü des Angebots).

Ziel-Angebot suchen; die Richtung lässt sich umkehren (vom Ziel ins aktuelle Angebot holen).
Teilnehmende auswählen – wer im Ziel schon angemeldet ist, wird als „Bereits im Ziel“ markiert.
Neuen Teilnahmestatus wählen, optional Informieren (E-Mail an die Familien; erfordert Festschreiben).
Übertragen – anschließend führen Links direkt zum Postausgang und zur Ziel-Teilnahmeliste.

Exportieren und Drucken

Das Export-Menü der Teilnahmeliste bietet:

Export	Einsatzzweck
Teilnahmeliste (PDF)	Vollständige Liste mit allen Angaben – für die Veranstaltenden
Anwesenheitsliste (PDF)	Schlanke Liste mit Unterschriften-Spalte zum Abhaken vor Ort
Teilnahmeliste (Excel)	Für die Weiterverarbeitung – enthält alle Felder inklusive Zusatzfragen
Teilnahmeliste (Word)	Nur, wenn Ihre Instanz eine Word-Vorlage hinterlegt hat
Einwilligungen (PDF)	Übersicht der Einwilligungs-Status; optional mit Unterschriftsbögen je Familie

Dieselben Listen verschickt das System automatisch an die im Angebot ausgewählten Empfänger („Teilnahmeliste vor der Veranstaltung zusenden“) – zum Anmeldeschluss bzw. 24 Stunden vor Beginn. Ändern sich danach noch Anmeldungen, fasst die tägliche Mail „Änderungen an der Teilnehmerliste“ die Zu- und Abgänge zusammen.

Familien anschreiben

Zugesagte anschreiben (Kopfzeile) öffnet die Rundmail, vorgefiltert auf die bestätigten Anmeldungen dieses Angebots.
Über das Aktionsmenü des Angebots erreichen Sie die Rundmail mit freier Statusauswahl (z. B. nur Warteliste).
Für individuelle Anliegen nutzen Sie den Kommentar-Thread der Anmeldung: Die Familie erhält die Nachricht per E-Mail (auf Wunsch mit Anmeldedetails und ihrem Anmeldelink) und kann direkt per E-Mail antworten – die Antwort erscheint im Verlauf.

Nach der Veranstaltung: Anwesenheit erfassen

Ein Vor-Ort-Check-in gibt es nicht – gedacht ist der Ablauf so:

Vor der Veranstaltung die Anwesenheitsliste (PDF) drucken und vor Ort abhaken.
Danach die Status teilgenommen bzw. nicht erschienen setzen (einzeln oder per Massenaktion).

Diese Angaben fließen in die Saison-Statistiken ein (z. B. in den Status-Funnel „Anmeldungen → Zugelassen → Teilgenommen“).

Abrechnung aus der Teilnahmeliste

Bei Saisons mit Teilnahmebeiträgen zeigt die Liste den Zahlstatus. Direkt aus dem Aktionsmenü einer Anmeldung heraus können Sie:

Betrag abrechnen – einen Beleg erstellen (z. B. bei Barzahlung),
Zahlungen ansehen,
Zahllast entfernen / hinzufügen – etwa für Freiplätze oder nachträglich kostenpflichtige Teilnahmen.

Details unter Zahlungen verwalten.