fepli
Angebote

Abschlussbögen

Mit Abschlussbögen fragt fepli nach dem letzten Termin eines Angebots ab, wie es gelaufen ist: zuerst bei den Veranstalter:innen, danach im Team.

Ort: Saison > Bearbeiten > Zahlung & Abschluss > Bögen verwalten. Sichtbar für: Admins. Die Bögen gehören zur Instanz und lassen sich in jeder Saison wieder verwenden.

Bögen

Ort: Reiter Bögen.

Der Reiter Bögen mit drei Bögen, rechts das Aktionsmenü.

ElementInhalt
Neuer BogenÖffnet einen neuen Bogen für Veranstalter:innen.
Ohne Bögen„Noch keine Abschlussbögen“ mit den Schaltflächen Bogen für Veranstalter:innen und Bogen für das Team
Hinweis unter der Liste„Ein Bogen mit Antworten lässt sich nur noch ergänzen; eine Frage zu entfernen archiviert sie, damit alte Antworten lesbar bleiben.“
SpalteInhalt
BogenName; darunter Zahl der Fragen, „überspringbar“ oder „Pflicht“, „mit Anwesenheit“, „archiviert“
Füllt ausVeranstalter:innen („Schritt 1 · beim Abschließen“) oder Team („Schritt 2 · danach“). Archivierter Bogen ohne Saison: „nicht verwendet“
Verwendet inSaisons, die den Bogen stellen, höchstens 3, dann „+ {Anzahl} weitere“; dazu „alle Angebote“, „mit Online-Anmeldung“ oder „ohne Online-Anmeldung“. Jede Saison führt auf ihre Seite Zahlung & Abschluss.
AntwortenZahl der Antworten; öffnet die Auswertung.
Aktion im Aktionsmenü (⋮)Wirkung
BearbeitenÖffnet den Bogen (Aufbau eines Bogens).
AuswertungÖffnet die Auswertung des Bogens.
Archivieren„Der Bogen „{Name}“ ist archiviert.“ Ein archivierter Bogen lässt sich in keiner Saison neu zuordnen. Eine bestehende Zuordnung bleibt.
Wiederherstellen„Der Bogen „{Name}“ ist wieder verfügbar.“
LöschenDialog „Bogen „{Name}“ löschen?“ (Löschen)

Löschen

FallDialog
Bogen ohne Antworten„Der Bogen wird entfernt. Nicht umkehrbar.“ Stellen Saisons den Bogen: „Die Saisons {Saisons} fragen danach beim Abschließen nichts mehr ab.“ Schaltfläche Bogen löschen
Bogen mit AntwortenLöschen ist nicht möglich: „Zu diesem Bogen gibt es schon Antworten. Archivieren Sie ihn stattdessen — so bleiben die Antworten in der Auswertung lesbar.“ Schaltfläche Archivieren

Aufbau eines Bogens

Ort: Neuer Bogen oder Aktionsmenü Bearbeiten. Am Fuß der Seite stehen Verwerfen und Speichern. Meldung nach dem Speichern: „Der Bogen „{Name}“ ist gespeichert.“

Ein überspringbarer Bogen für Veranstalter:innen, rechts die Vorschau.

FeldBedeutungWerteStandardAuswirkung
Name des BogensEigenes Feld; die Titelzeile der Seite zeigt denselben Namen, solange er leer ist „Neuer Bogen“Text–Pflichtfeld: „Bitte geben Sie dem Bogen einen Namen.“ Erscheint im Bereich Angebot abschließen und in der Auswahl der Saison.
Wer füllt ausWer den Bogen ausfülltVeranstalter:innen, TeamVeranstalter:innenVeranstalter:innen: „Erscheint, wenn Veranstalter:innen „Abschließen“ wählen. Mit dem Absenden ist das Angebot abgeschlossen.“ Team: „Erscheint dem Team als „Nachbereiten“, sobald die Veranstalter:innen fertig sind — oder direkt beim Abschließen, wenn die Saison keinen Bogen für Veranstalter:innen hat.“ Mit Antworten: „Der Bogen hat schon Antworten; wer ihn ausfüllt, bleibt.“
ÜberspringbarOb der Bogen übersprungen werden darfan, ausausAn: „Der Dialog zeigt „Überspringen“; das Angebot wird trotzdem abgeschlossen.“ Aus: „Abschließen geht nur mit ausgefülltem Bogen.“
Grund beim Überspringen verlangenNur mit Überspringbaran, ausan„Steht dann in der Auswertung neben „übersprungen“.“
FragenListe der Fragen mit Zahl, je Frage Nach oben, Nach unten und Frage entfernen–„Noch keine Fragen. Fügen Sie die erste hinzu.“Der Bogen stellt die Fragen in dieser Reihenfolge.
Frage hinzufügenLegt eine Frage des gewählten Typs an (Fragetypen).–––
Vorschau„Vorschau · so erscheint der Bogen beim Abschließen“––Zeigt den Bogen mit Beispiel-Teilnehmer:innen.
Feld einer FrageBedeutungWerteStandardAuswirkung
FrageWortlaut, Platzhalter „z. B. Was hat gut funktioniert?“Text–Pflichtfeld: „Bitte formulieren Sie die Frage.“
HinweisErläuterung unter der FrageTextleeroptional
AntworttypFragetypFragetypenTyp beim AnlegenGibt es Antworten auf die Frage: „Zu dieser Frage gibt es Antworten; ihr Typ bleibt.“
AntwortenNur bei Auswahl und Mehrfachauswahl: „eine je Zeile“Text„Antwort 1“, „Antwort 2“Mindestens 2: „Eine Auswahl braucht mindestens zwei Antworten.“
PflichtfrageAntwort ist Pflichtan, ausausDie Frage trägt im Bogen einen Stern. Ohne Antwort: „Bitte beantworten Sie diese Frage.“ Gilt nicht für Anwesenheit.
Frage entfernenEntfernt die Frage.––Hat der Bogen Antworten und war die Frage gespeichert, heißt die Aktion Frage archivieren: Die Frage wird nicht mehr gestellt, ihre Antworten bleiben in der Auswertung mit dem Zusatz „archiviert“.
Hinweis bei AnwesenheitErläuterung im Bogen-Editor––„Listet die zugeteilten Teilnehmer:innen mit „da / nicht da“ (vorausgewählt „da“). „Nicht da“ setzt beim Abschließen „nicht erschienen“, „da“ „teilgenommen“. Wer spontan dabei war, lässt sich mit Name und Alter ergänzen und zählt als Teilnahme ohne Anmeldung. Nur für Angebote mit Online-Anmeldung.“

Fragetypen

Das Menü Frage hinzufügen, darüber die Frage Anwesenheit mit ihrem Hinweis.

TypBeschreibung in der OberflächeAntwort im BogenZusammenfassung in der Auswertung
Kurztext„eine Zeile“Eine TextzeileEinzelne Antworten, „Alle {Anzahl} Antworten“
Langtext„mehrere Sätze“Ein TextfeldEinzelne Antworten, „Alle {Anzahl} Antworten“
Bewertung„Skala 1–5“1 bis 5, „1 = gar nicht · 5 = sehr“Verteilung, „Ø {Wert} aus {Anzahl}“
Ja/Nein„zwei Antworten“Ja, NeinAnzahl Ja und Nein
Auswahl„eine aus mehreren“Eine der AntwortenAnzahl je Antwort
Mehrfachauswahl„mehrere möglich“Mehrere der AntwortenAnzahl je Antwort
Zahl„z. B. Besucherzahl“Eine Zahl„Summe {Summe} · Ø {Wert}“
Anwesenheit„zugeteilte Teilnehmer:innen abhaken“Teilnehmer:innen mit Platz, je da oder nicht da (Frage „Anwesenheit“)„{Anzahl} von {Anzahl} Teilnehmer:innen“, „{Anzahl} ohne Anmeldung“

Zuordnung in der Saison

Ort: Saison > Bearbeiten > Zahlung & Abschluss > Abschlussbögen (Saisons).

Der Abschnitt Abschlussbögen auf der Seite Zahlung & Abschluss einer Saison.

StufeMit Online-AnmeldungOhne AnmeldungWer füllt aus
1 · Veranstalter:innen, „beim Abschließen“ein Bogen für Veranstalter:innen oder „— kein Bogen —“ein Bogen für Veranstalter:innen oder „— kein Bogen —“Veranstalter:innen; das Team im Auftrag
2 · Team, „danach, zur Nachbereitung“ein Bogen für das Team oder „— kein Bogen —“ein Bogen für das Team oder „— kein Bogen —“Team
RegelInhalt
Welche AngeboteMit Online-Anmeldung: Angebote mit Anmeldung über die Website. Ohne Anmeldung: alle übrigen Angebote der Saison.
GeltungDie Zuordnung gilt für jedes Angebot der Saison, das noch nicht abgeschlossen ist.
Ohne Bogen in Stufe 1„Ohne Bogen in Stufe 1 schließt „Abschließen“ sofort ab.“ Die Erinnerung Veranstaltung hat stattgefunden entfällt. Der Bogen des Teams ist dann gleich nach dem letzten Termin fällig.
Zum Abschließen erinnernWen fepli an offene Bögen erinnert (Saisons, Erinnerungen)
Wechsel des BogensAngebote, für die der vorige Bogen beantwortet wurde, fehlen in der Auswertung des neuen Bogens.

Bereich „Angebot abschließen“

Ort: Angebot > Weitere Aktionen (⋮) > Abschließen, oder Status-Menü > Abschließen. Der Bereich öffnet sich in einem breiten Seitenfenster. Der Link in den E-Mails Veranstaltung hat stattgefunden, Abschlussbogen des Teams offen und Angebot abgeschlossen öffnet denselben Bereich als eigene Seite.

Der Bereich für Veranstalter:innen bei einem überspringbaren Bogen.

ElementInhalt
Überschrift„Angebot abschließen“; beim Bogen des Teams nach dem Abschluss „Nachbereitung“; wenn nichts mehr offen ist, „Abschlussbögen“
AngebotRechte Spalte: Termin, Veranstalter:in, bei Online-Anmeldung Zugeteilt oder nach dem Abschluss Teilgenommen, Status; für das Team zusätzlich „Nachbereitung offen“
Antworten der Veranstalter:innenStehen beim Bogen des Teams in der rechten Spalte.
LageWerAnzeigeSchaltflächen
Bogen in Stufe 1 offenVeranstalter:innenName und Fragen des Bogens. Hinweis „Nach dem Absenden ist das Angebot abgeschlossen.“; hat die Saison einen Bogen für das Team, zusätzlich „Das Team kann danach eine eigene Nachbereitung ergänzen — deren Antworten sehen Sie nicht.“Abbrechen, Abschließen; bei überspringbarem Bogen Überspringen
Bogen in Stufe 1 offenTeam„Die Veranstalter:innen haben noch keine Rückmeldung gegeben. Erst danach ist das Angebot abgeschlossen.“Erinnern, Selbst ausfüllen, Später
Bogen im AuftragTeam, nach Selbst ausfüllenDer Bogen der Veranstalter:innen mit „Im Auftrag der Veranstalter:innen ausgefüllt“Abbrechen, Abschließen
Kein Bogen in Stufe 1Veranstalter:innen; Team, wenn die Saison auch keinen Bogen für das Team hat„Die Saison fragt beim Abschließen nichts ab. Das Angebot wird als abgeschlossen markiert.“Abbrechen, Abschließen
Kein Bogen in Stufe 1, Bogen in Stufe 2TeamDer Bogen des Teams; das Absenden schließt das Angebot ab.Abbrechen, Abschließen
Angebot abgeschlossen, Stufe 2 offenTeamDer Bogen des TeamsAbbrechen, Nachbereitung abschließen; bei überspringbarem Bogen Überspringen
Noch nicht abschließbar oder abgesagtalle„Ein Angebot lässt sich erst abschließen, wenn es veröffentlicht war und sein letzter Termin vorbei ist. Ein abgesagtes Angebot wird nicht abgeschlossen.“Schließen
ErledigtalleDie Antworten zum Lesen. Veranstalter:innen sehen nur ihre eigenen. Ohne Antworten: „Das Angebot ist abgeschlossen. Dazu gibt es keine Antworten.“Schließen

Frage „Anwesenheit“

Die Frage gibt es nur bei Angeboten mit Anmeldung über die Website. Bei den übrigen Angeboten entfällt sie.

Links die Liste der Teilnehmer:innen, rechts das Formular nach Person hinzufügen, die spontan dabei war.

ElementInhalt
ListeTeilnehmer:innen im Status nimmt teil, nach Namen sortiert, mit Alter; je da oder nicht da, vorausgewählt da
Zähler„{Anzahl} da · {Anzahl} zugeteilt“, dazu „{Anzahl} ohne Anmeldung“
alle daSetzt alle Teilnehmer:innen auf da.
Niemand mit Platz„Niemand hatte einen Platz.“
Person hinzufügen, die spontan dabei warFelder Name („Vor- und Nachname“) und Alter („z. B. 9“), Schaltflächen Hinzufügen und Abbrechen. „Zählt als Teilnahme ohne Anmeldung. Kontaktdaten sind nicht nötig; das Team kann die Person später einem Teilnahmekonto zuordnen.“ Die Person erscheint mit „spontan“ und „ohne Anmeldung“ und lässt sich bis zum Absenden wieder entfernen.

Überspringen

Hinten der Bereich mit Überspringen, vorn derselbe Bereich danach.

ElementInhalt
ÜberspringenNur bei überspringbarem Bogen. Ersetzt die Fragen durch „Das Angebot wird ohne Rückmeldung abgeschlossen.“ oder beim Bogen des Teams „Die Nachbereitung wird ohne Antworten abgeschlossen.“
Warum überspringen?Grund, Platzhalter „z. B. Rückmeldung telefonisch erhalten“. Ist Grund beim Überspringen verlangen an, ist das Feld Pflicht: „Bitte nennen Sie einen Grund.“ Sonst trägt es „optional“.
SchaltflächenOhne Rückmeldung abschließen oder Nachbereitung überspringen; Doch ausfüllen zeigt die Fragen wieder.

Nach dem Absenden

WasWirkung
AngebotStatus Abgeschlossen, sobald der Bogen der Stufe 1 abgesendet oder übersprungen ist. Ohne Bogen in Stufe 1 genügt Abschließen.
daTeilnahmestatus teilgenommen
nicht daTeilnahmestatus nicht erschienen
Spontan dabeiNeue Teilnehmer:in ohne Teilnahmekonto und ohne Kontaktdaten, mit einer Anmeldung im Status teilgenommen
BenachrichtigungBeim Abschließen erhält das Team Angebot abgeschlossen mit den Antworten (Benachrichtigungen)
Antworten und Anwesenheitlassen sich nicht mehr ändern
Wer sendet abMeldung
Veranstalter:innen„Angebot abgeschlossen“ – „Danke! Sie müssen nichts weiter tun.“
Team, Angebot damit abgeschlossen„Angebot abgeschlossen“ – „Die Antworten stehen in der Auswertung.“
Team im Auftrag, Stufe 2 folgt„Die Rückmeldung ist gespeichert und das Angebot abgeschlossen. Jetzt folgt die Nachbereitung.“
Team ohne Bogen in Stufe 1, Stufe 2 folgt„Das Angebot ist abgeschlossen. Jetzt folgt die Nachbereitung.“
Team, Stufe 2„Nachbereitung abgeschlossen“ – „Beide Bögen sind da. Die Antworten stehen in der Auswertung.“
Eintrag unter Weitere Aktionen (⋮) eines abgeschlossenen AngebotsSichtbar für
NachbereitenTeam, wenn die Saison für das Angebot einen Bogen für das Team hat
Rückmeldung ansehenVeranstalter:innen; Team, wenn die Saison für das Angebot nur einen Bogen für Veranstalter:innen hat

Auswertung

Ort: Abschlussbögen > Reiter Auswertung, Aktionsmenü Auswertung eines Bogens, oder Abschlussbögen auswerten in den Details einer vergangenen Saison.

Der Kopf der Auswertung eines Bogens für Veranstalter:innen.

ElementInhalt
AuswahlBogen und Saison; zur Wahl stehen nur Saisons, die den Bogen stellen. Ist nichts gewählt, zeigt die Auswertung den ersten Bogen und die neueste Saison, die ihn stellt. Stellt keine Saison den Bogen: „Keine Saison stellt diesen Bogen. Zuordnen lässt er sich in der Saison unter „Bearbeiten › Zahlung & Abschluss“.“
AnsichtZusammenfassung oder Einzelantworten
Als CSV exportierenCSV-Datei mit einer Zeile je Angebot: Angebot, Veranstalter:innen, Status, Ausgefüllt von, Ausgefüllt am, Grund fürs Überspringen und je Frage die Antwort
Ausgefüllt„{Anzahl} von {Anzahl}“
OffenAngebote, deren Bogen fällig und nicht beantwortet ist; bei Bögen für Veranstalter:innen mit erinnern (Erinnerungen)
ÜbersprungenAnzahl; bei nicht überspringbarem Bogen „Bogen nicht überspringbar“
AnwesenheitNur mit der Frage Anwesenheit: „{Anzahl} von {Anzahl} Teilnehmer:innen“ und „{Anzahl} ohne Anmeldung“
Nichts fällig„In dieser Saison ist noch kein Angebot fällig.“
BogenFällig, wenn …
für Veranstalter:innendas Angebot veröffentlicht, nicht abgesagt und nicht abgeschlossen ist und sein letzter Termin vorbei ist. Ein letzter Termin ohne Ende gilt als nicht vorbei.
für das Teamdas Angebot abgeschlossen ist. Hat die Saison für das Angebot keinen Bogen in Stufe 1: sobald das Angebot veröffentlicht und nicht abgesagt ist und sein letzter Termin vorbei ist.

Hinten die Zusammenfassung, vorn die Einzelantworten.

AnsichtInhalt
ZusammenfassungJe Frage Typ, Zahl der Antworten und Zusammenfassung (Fragetypen). Archivierte Fragen tragen „archiviert“.
EinzelantwortenEine Zeile je Angebot. Angebot: Name, öffnet den Bereich Angebot abschließen; darunter die Veranstalter:innen. Ausgefüllt: Name der ausfüllenden Person mit „im Auftrag“, „übersprungen · {Grund}“ oder „offen“. Anwesend, wenn der Bogen die Frage Anwesenheit hat. Dazu die erste Frage der Typen Bewertung, Ja/Nein und Auswahl. Hat die Saison auch einen Bogen für das Team, zeigt ein Bogen für Veranstalter:innen die Spalte Team: „erledigt“, „offen“, „wartet“ oder „übersprungen“.

Erinnerungen

WegAuslöserEmpfänger:innen
Automatisch, Veranstalter:innenTäglicher Lauf, wenn Zum Abschließen erinnern der Saison die Veranstalter:innen einschließt: Der Bogen für Veranstalter:innen ist fällig (Auswertung), der letzte Termin liegt höchstens 30 Tage zurück, und die Saison ist nicht archiviert. Einmal je Angebot. Benachrichtigung Veranstaltung hat stattgefunden mit Link auf den Bereich Angebot abschließen.Alle Konten der Veranstalter-Profile des Angebots
Automatisch, TeamTäglicher Lauf, wenn Zum Abschließen erinnern der Saison das Team einschließt: Der Bogen für das Team ist fällig, die Veranstalter:innen haben ihren Bogen vor höchstens 30 Tagen ausgefüllt oder übersprungen, und die Saison ist nicht archiviert. Ohne Bogen für Veranstalter:innen zählen die 30 Tage ab dem letzten Termin. Einmal je Angebot. Benachrichtigung Abschlussbogen des Teams offen mit Link auf den Bereich Angebot abschließen.Empfängeradresse der Benachrichtigung
erinnern in der AuswertungNur bei Bögen für Veranstalter:innen; unabhängig von Zum Abschließen erinnern und vom Datum des letzten Termins. Dialog „{Anzahl} Angebote erinnern“: „Die Veranstalter:innen bekommen die Aufforderung, „{Bogen}“ für {Saison} auszufüllen, noch einmal per E-Mail.“ Schaltfläche „{Anzahl} Erinnerungen senden“. Meldung: „{Anzahl} Erinnerungen verschickt.“Veranstalter:innen aller offenen Angebote
Erinnern im Bereich Angebot abschließenNur für das Team, solange die Veranstalter:innen den Bogen nicht beantwortet haben. Meldung: „Die Veranstalter:innen sind per E-Mail erinnert.“Veranstalter:innen des Angebots
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