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Im SaisonalltagAdmins

Neue Veranstalter:innen für eine Saison gewinnen

Für die Sommerferien 2027 sucht Musterstadt neue Vereine, die Angebote einreichen. Sie laden bekannte Vereine ein und lassen Bewerbungen ohne Einladung zu. Am Ende können die neuen Vereine Angebote einreichen, und im Admin-Panel öffnet sich jede Teilnahmeliste der Saison erst nach einer Vertraulichkeitserklärung. Sie arbeiten etwa 40 Minuten, verteilt über die Wochen, in denen die Vereine antworten.

Was Sie brauchen

  • Ein Konto mit der Kontoart Admin. Für Schritt 3 brauchen Sie die Rolle Super-Admin.
  • Die Saison „Sommerferien 2027“ mit laufender Bearbeitungsphase für Veranstalter:innen. Die Einladung nennt diese Saison, und nur in dieser Phase legen Vereine Angebote an.
  • Die E-Mail-Adressen der Vereine, die Sie einladen, z. B. jugend@example.org.
  • Den abgestimmten Text der Vertraulichkeitserklärung.
  • Für Schritt 7 das Angebot „Kanutour“ des Sportvereins Musterstadt.

Schritt 1 – Die Vertraulichkeitserklärung anfordern

Neue Vereine sehen in der Teilnahmeliste Namen und Kontaktdaten von Kindern. Mit dem Einverständnis der Veranstalter:innen öffnet sich im Admin-Panel jede Teilnahmeliste der Saison erst, wenn die Person die Erklärung einmal gezeichnet hat. Richten Sie die Erklärung ein, bevor jemand zeichnet: Danach ist der Text gesperrt, und nach jeder Änderung müssen alle neu zeichnen.

  1. Wählen Sie in der Seitenleiste unter Saisons Sommerferien 2027.
  2. Wechseln Sie zum Reiter Bearbeiten.
  3. Öffnen Sie links die Seite Veranstalter:innen.
  4. Aktivieren Sie Einverständnis der Veranstalter:innen anfordern.
  5. Geben Sie unter Titel der Erklärung Verpflichtung zur Vertraulichkeit ein.
  6. Geben Sie unter Text der Erklärung den abgestimmten Text ein.
  7. Wählen Sie Speichern.

Über die Seitenleiste zum Reiter Bearbeiten und zur Seite Veranstalter:innen.

Wer jetzt eine Teilnahmeliste der Sommerferien 2027 im Admin-Panel öffnet, sieht zuerst Zugriff nur mit Unterschrift, auch Sie als Admin. Die E-Mail mit dem Link auf die Teilnahmeliste erhalten die Listen-Empfänger:innen eines Angebots ebenfalls erst, wenn sie gezeichnet haben.

Schritt 2 – Bekannte Vereine einladen

Vereine, die Sie kennen, laden Sie per E-Mail ein. Eine Einladung braucht keine Prüfung durch das Team: Wer den persönlichen Link nutzt, legt Profil und Konto selbst an und kann sofort Angebote einreichen. Was die Vereine dabei tun, zeigt Ihren Verein in fepli einrichten.

  1. Wählen Sie Veranstalter:innen.
  2. Wählen Sie Einladungen und dann Veranstalter einladen.
  3. Geben Sie unter E-Mail-Adressen die Adressen der Vereine ein, z. B. jugend@example.org. Adressen, die schon zu einem Veranstalter-Profil gehören, überspringt fepli.
  4. Wählen Sie Weiter zur Nachricht.
  5. Prüfen Sie Betreff und Text. Der Platzhalter {{ inviteLink }} muss im Text bleiben, denn an seiner Stelle steht in jeder E-Mail der persönliche Link.
  6. Wählen Sie Vorschau ansehen und prüfen Sie die E-Mail.
  7. Wählen Sie „{Anzahl} Einladungen senden“ und in der Rückfrage Einladungen verschicken.

Unter Einladungen steht jetzt jede Adresse mit eingeladen und „Profil entsteht bei Registrierung“; ihr Link gilt so viele Tage, wie Was passiert angekündigt hat.

Schritt 3 – Registrierung ohne Einladung zulassen

Vereine, die Sie nicht kennen, erreicht keine Einladung. Mit der Registrierung ohne Einladung bewerben sie sich selbst unter https://beispiel.fepli.eu/admin/registrierung, und die Anmeldeseite verlinkt dorthin. Einen Zugang erhalten sie erst, wenn das Team die Bewerbung freischaltet.

  1. Wählen Sie in der Seitenleiste unter System Einstellungen.
  2. Wechseln Sie zu Anmeldung > Veranstalter:innen.
  3. Aktivieren Sie Registrierung ohne Einladung.
  4. Wählen Sie Speichern.

Unter dem Schalter steht jetzt „Keine Bewerbung wartet auf Freischaltung.“, und die Anmeldeseite zeigt oben „Noch kein Zugang?“ mit dem Link Registrieren.

Schritt 4 – Eine Bewerbung freischalten

Jede Bewerbung legt ein Veranstalter-Profil mit gesperrtem Konto an und löst die Benachrichtigung Veranstalter:in registriert aus. Schalten Sie nur Vereine frei, die in Musterstadt Angebote durchführen wollen, denn sie sehen später Teilnahmelisten. Mit dem Entsperren erhält die Ansprechperson den Anmeldelink, den ihr die Seite „Registrierung eingegangen“ angekündigt hat.

Achtung

Schalten Sie eine Bewerbung innerhalb von 4 Tagen frei. Danach löscht fepli das gesperrte Konto.

  1. Wählen Sie Konten.
  2. Wählen Sie neben der Suche Veranstalter:innen und rechts die Ansicht Liste.
  3. Wählen Sie in der Zeile, in der hinter dem Namen gesperrt steht, das Aktionsmenü ⋮ und dann Bearbeiten.
  4. Prüfen Sie im Reiter Details die Angaben zur Person und unter Zugeordnete Veranstalter:innen den Verein.
  5. Wechseln Sie zum Reiter Zugang. Unter Konto entsperren steht „Eine Registrierung ohne Einladung, noch nicht freigeschaltet. Entsperren schaltet sie frei und schickt einen Anmeldelink an {E-Mail}, {Anzahl} Tage gültig.“
  6. Wählen Sie Entsperren.

Die Meldung „{E-Mail} hat einen Anmeldelink per E-Mail bekommen.“ erscheint; mit dem Link meldet sich die Ansprechperson an und kann danach einen Passkey einrichten.

Schritt 5 – Das Profil des Kanuclubs anlegen

Der Kanuclub Musterstadt möchte mitmachen, hat aber keine Zeit, sich zu registrieren. Legen Sie sein Veranstalter-Profil an und laden Sie danach die Ansprechperson in dieses Profil ein. Eine Einladung über Einladen würde ein zweites Profil anlegen, sobald die Ansprechperson den Link nutzt.

  1. Wählen Sie Veranstalter:innen.
  2. Wählen Sie Neu anlegen.
  3. Geben Sie unter Name Kanuclub Musterstadt ein.
  4. Geben Sie unter Kontakt E-Mail-Adresse und Telefon des Vereins ein.
  5. Geben Sie unter Anschrift die Adresse des Vereins ein.
  6. Wählen Sie Anlegen.

Sie sehen jetzt das Profil des Kanuclubs Musterstadt mit den Reitern Details, Stammdaten und Team. Beschreibung und Logo ergänzen Sie dort unter Stammdaten.

Schritt 6 – Die Ansprechperson ins Profil einladen

Sam Beispiel pflegt die Angebote des Kanuclubs. Mit Konto einladen wird Sam Mitglied genau dieses Profils und kann Stammdaten, Team und alle Angebote bearbeiten, auch künftige. Sam hat noch kein Konto und erhält deshalb einen Registrierungslink; eine persönliche Notiz oben in der E-Mail erklärt Sam, worum es geht.

  1. Wechseln Sie zum Reiter Team.
  2. Wählen Sie Konto einladen.
  3. Geben Sie unter E-Mail-Adressen sam.beispiel@example.org ein. Unter den Adressen steht dann, wie viele Tage der Registrierungslink gilt.
  4. Geben Sie unter Persönliche Notiz Wie am Telefon besprochen: Hier ist Ihr Zugang für den Kanuclub Musterstadt. ein.
  5. Wählen Sie Zugriff geben & einladen.

Die Liste Veranstalter:innen meldet jetzt „1 Einladung verschickt für „Kanuclub Musterstadt“.“, und beim Kanuclub steht sam.beispiel@example.org mit eingeladen.

Schritt 7 – Sam Zugriff auf die Kanutour des Sportvereins geben

Sam leitet außerdem die Kanutour des Sportvereins Musterstadt und soll dort weder Stammdaten noch andere Angebote sehen. Deshalb erhält Sam nur Zugriff auf die Kanutour. Soll Sam alle Angebote des Sportvereins bearbeiten, wählen Sie im selben Reiter Mitgliedschaft zuordnen: Konten.

  1. Sobald Sam die Einladung angenommen hat, wählen Sie Konten.
  2. Geben Sie im Suchfeld Sam ein und wählen Sie in der Zeile Sam Beispiel das Aktionsmenü ⋮ und dann Bearbeiten.
  3. Wechseln Sie zum Reiter Veranstalter:innen.
  4. Wählen Sie Angebote freigeben.
  5. Wählen Sie unter Veranstalter:in Sportverein Musterstadt und dann Weiter.
  6. Aktivieren Sie Kanutour.
  7. Wählen Sie Freigaben speichern.

Die Tabelle Zugeordnete Veranstalter:innen zeigt jetzt den Kanuclub Musterstadt mit Mitglied und den Sportverein Musterstadt mit „1 Angebot“.

Was Sie erreicht haben

Neue Vereine kommen jetzt auf zwei Wegen in die Sommerferien 2027: über Ihre Einladung und über eine Bewerbung, die Sie freischalten. Den Kanuclub haben Sie selbst eingerichtet, und Sam Beispiel arbeitet für ihn und an der Kanutour des Sportvereins. Im Admin-Panel öffnet sich jede Teilnahmeliste der Saison erst nach der Vertraulichkeitserklärung, und erst danach erhalten Listen-Empfänger:innen E-Mails zur Liste.

Wenn Ihr Fall anders aussieht

  • Wenn in einer Saison nur ausgewählte Vereine anbieten sollen, wählen Sie in der Saison unter Veranstalter:innen bei Wer anbieten darf Nur ausgewählte. Neue Vereine müssen Sie dann dort ergänzen, sonst können sie in der Saison keine Angebote anlegen: Saisons.
  • Wenn eine frühere Saison schon eine Vertraulichkeitserklärung hat, übernehmen Sie Titel und Text mit Aus anderer Saison übernehmen. Unterschriften übernimmt fepli nicht: Saisons.
  • Wenn ein Verein eine Person nur für ein einzelnes Angebot braucht, lädt er sie am Angebot selbst ein: Person zu einem einzelnen Angebot einladen.
  • Wenn die Ansprechperson einer freigeschalteten Bewerbung den Anmeldelink verfallen lässt, fordert sie auf der Anmeldeseite mit Anmeldelink per E-Mail einen neuen an. Dieser gilt 10 Minuten.
  • Wenn der Link einer Einladung bald abläuft, öffnen Sie Einladungen und wählen bei ihr Erneut senden. Ist er schon abgelaufen, steht die Einladung dort noch 30 Tage gelb markiert; danach laden Sie die Adresse neu ein: Neue Veranstalter:innen einladen.

Wie es weitergeht

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