Wie Zahllast, Beleg und Guthaben zusammenhängen
Im Zahlungsbereich hängen drei Begriffe zusammen. Die Zahllast gehört zur Anmeldung, der Beleg zur Zahlung und das Guthaben zum Konto. Wer den Zusammenhang kennt, versteht offene Posten, Erstattungen und Stornos.
Was eine Anmeldung schuldet
Die Zahllast ist die Forderung an einer einzelnen Anmeldung. Sie entsteht erst, wenn der Platz feststeht: mit der festgeschriebenen Zusage zu einem Angebot mit Beitrag. Eine vorläufige Zusage im Stapel schuldet noch nichts, denn sie kann sich bis zum Festschreiben ändern.
Gibt eine Familie den Platz rechtzeitig auf, erlischt die Zahllast. Rechtzeitig heißt innerhalb von 30 Minuten nach der Zusage oder vor der Frist Kostenfrei bis vor Beginn.
Die Zahllast erlischt auch, wenn das Team ablehnt, auf die Warteliste setzt oder das Angebot absagt. Wird ein abgesagtes Angebot wiederhergestellt, lebt sie wieder auf. So bildet die Zahllast immer ab, was eine Familie gerade schuldet. Niemand muss von Hand nachrechnen.
Für Sonderfälle lässt sich die Zahllast von Hand entfernen, etwa für einen Freiplatz. Wurde eine Zusage ohne Festschreiben gesetzt, lässt sich die Zahllast von Hand ergänzen.
Was ein Beleg dokumentiert
Ein Beleg dokumentiert einen Zahlungsvorgang, bar am Schalter oder online. Er fasst eine oder mehrere Zahllasten eines Kontos zusammen.
Ein Beleg entsteht auch vor der Zahlung, etwa mit einem Zahlungslink. Dann hat er den Status neu, heißt als PDF „Rechnung“ und hat noch keine Nummer. Die fortlaufende Belegnummer vergibt fepli erst nach der Zahlung. So zählt die Nummernfolge nur echte Einnahmen.
Der Zahlungslink eines neuen Belegs gilt 30 Tage. Danach wechselt der Beleg in den Status abgebrochen, und sein Link startet keine Zahlung mehr. So geht kein Geld für einen Beleg ein, den fepli nicht mehr verbuchen kann.
Die Zahllast bleibt dabei offen, und das Team kann erneut eine Zahlungserinnerung senden. Hat die Familie schon eine Online-Zahlung begonnen, bleibt der Beleg offen, bis pmPayment sie bestätigt oder ablehnt.
Ein bezahlter Beleg wird nicht mehr verändert. Buchhaltung und Aufbewahrungspflicht verlangen, dass ein ausgestellter Beleg so bleibt, wie er war.
Ein Storno ist deshalb ein eigener Beleg mit negativer Summe, der auf den ursprünglichen Beleg verweist. Auch wer einen Barbeleg anpasst, storniert den alten und stellt einen neuen aus. So bleibt die Kette jederzeit nachvollziehbar.
Was nach einem Storno mit dem Geld geschieht
Wird ein Beleg storniert, braucht das Geld ein Ziel. Dafür gibt es zwei Wege.
Betrag auszahlen bucht das Geld aus der Kasse. fepli zahlt nicht automatisch an das Zahlungsmittel zurück. Die Überweisung erledigt das Team deshalb außerhalb von fepli.
Auf Guthabenkonto übertragen lässt das Geld auf dem Konto der Familie stehen. fepli verrechnet es beim nächsten Beleg.
Die Wahl hängt von der Familie ab. Nimmt sie weiter teil, spart das Guthaben eine Überweisung hin und zurück. Für eine Familie, die nicht mehr teilnimmt, passt die Auszahlung.
Die Debitor:in bündelt alles für ein Konto: offene Posten aus Zahllasten, Zahlungen, Stornos, Gutschriften und das Guthaben. Am Saldo sieht das Team, wie das Konto steht: Die Familie schuldet Geld, bekommt Geld zurück oder ist ausgeglichen.
Wenn Geld und Forderung auseinanderfallen
Sagt das Team ein Angebot ab, erlischt die Zahllast sofort. Das Geld der Familien, die schon bezahlt haben, ist aber bereits eingegangen. fepli zeigt diese Fälle als Erstattung fällig, damit keine Erstattung vergessen wird. Dasselbe gilt, wenn jemand doppelt oder zu viel gezahlt hat.
Warum eine Ermäßigung kein Guthaben ist
Übernimmt ein Leistungsträger den Beitrag, etwa über Bildung und Teilhabe (BuT), schuldet die Familie ihn weiter. Bezahlt wird er von jemand anderem. Das Team bucht deshalb ein Guthaben, das die Zahllast deckt. So bleibt die Einnahme sichtbar, und die Abrechnung mit dem Leistungsträger passt zum Kontoauszug.
Eine eigene Ermäßigung, etwa für einen Pass für Familien mit geringem Einkommen, verzichtet auf einen Teil des Beitrags. Dafür fließt kein Geld. Ein Guthaben würde eine Einnahme zeigen, die es nie gab, und den vollen Beitrag in den Büchern lassen. Deshalb senkt eine Ermäßigung die Zahllast selbst und steht als eigene Zeile auf dem Beleg.
Eine Ermäßigung hängt an einer einzelnen Anmeldung oder an der Teilnehmer:in. Die Ermäßigung einer Anmeldung setzt das Team beim Abrechnen, und sie geht vor. Die Ermäßigung einer Teilnehmer:in gilt für jede ihrer Anmeldungen, solange ihr Nachweis gültig ist, auch wenn die Familie online bezahlt.
Eine bezahlte Anmeldung behält den Betrag ihres Belegs. Eine Ermäßigung, die erst später hinzukommt, macht aus alten Belegen deshalb keine Erstattung.