fepli
Anmeldungen

Teilnahmeliste

In der Teilnahmeliste sehen Veranstalter:innen und das Team alle Anmeldungen eines Angebots und ändern ihren Teilnahmestatus.

Zugriff

Ort: Angebot > Reiter Teilnahmeliste, oder Aktionsmenü Teilnahmeliste.

WerSieht die Liste, wenn …
Adminimmer
Veranstalter:indie Phase Teilnahmelisten öffentlich läuft. Der Zugriff endet mit der Phase. Steht sie auf Immer aktiv, endet er, wenn Zugriff nach Angebotsende abgelaufen ist, gerechnet ab dem letzten Termin; Standard: 6 Monate. Ohne diese Phase sieht sie keine Teilnahmeliste.
Person mit Nur Teilnahmelistedie Phase Teilnahmelisten öffentlich läuft, mit denselben Grenzen wie für Veranstalter:innen. Nur lesen.
EinschränkungInhalt
VertraulichkeitserklärungVerlangt die Saison ein Einverständnis der Veranstalter:innen, sieht jede Person, die es noch nicht gezeichnet hat, zuerst Zugriff nur mit Unterschrift, auch Admins (Zugriff nur mit Unterschrift). Das gilt auch für die Exporte und die E-Mails an Listen-Empfänger:innen.
Phase Teilnahmelisten öffentlich läuft nichtFür Veranstalter:innen ist der Reiter Teilnahmeliste grau, die Seite der Liste zeigt „Die Teilnahmelisten dieser Saison sind gerade nicht freigegeben: Es läuft keine Phase „Teilnahmelisten öffentlich“.“
Installation erlaubt Veranstalter:innen das Bearbeiten nichtVeranstalter:innen sehen nur zugeteilte Anmeldungen, auch nachdem sie als Teilgenommen oder Nicht erschienen markiert sind, und solche, die zugeteilt waren und wieder abgemeldet wurden. Erlaubt die Saison Plätze zuteilen, sehen sie zusätzlich neue Anmeldungen und die Warteliste, mit den Filtern Offen und Warteliste. Die Fußzeile nennt die Einschränkung (Aufbau). Standard: Sie sehen und bearbeiten alles.
Seite „Datennutzung“ im Konto einer FamilieInhalt
Veranstalter:innenNennt jede Veranstalter:in, deren Teilnahmeliste die Anmeldung der Teilnehmer:in gerade zeigt: Die Phase Teilnahmelisten öffentlich gibt ihr die Liste frei, und die Anmeldung gehört zu den Zeilen, die Veranstalter:innen sehen, auch als zurückgegebener Platz (Zugriff). Dazu „bis {Datum}“ für das Ende ihres Zugriffs.
Je Angebot„Angebot endet {Datum}“. Steht die Phase Teilnahmelisten öffentlich auf Immer aktiv: „Angebot endet {Datum} · danach noch {Anzahl} Monate“, mit der Frist Zugriff nach Angebotsende in ganzen Monaten, aufgerundet.
Hinweis am Ende„Veranstalter:innen erhalten Ihre Daten ausschließlich zur Organisation und Durchführung des gebuchten Angebots. Sie sehen die Teilnahmeliste, solange die Saison sie für Veranstalter:innen freigibt. Gibt die Saison die Listen ohne Enddatum frei, endet der Zugriff {Anzahl} Monate nach Angebotsende. E-Mails zur Teilnahmeliste enthalten keine Angaben zu Ihren Teilnehmer:innen, nur einen Link zur Liste. Möchten Sie eine Weitergabe vorzeitig beenden, wenden Sie sich an unser Datenschutz-Team.“ Wann Daten gelöscht werden, bestimmen die Fristen unter Datenschutz (Einstellungen).

Zugriff nur mit Unterschrift

Ort: Reiter Teilnahmeliste, solange die Vertraulichkeitserklärung der Saison nicht gezeichnet ist.

Den Titel und den Text der Erklärung legt die Saison fest.

ElementInhalt
Zugriff nur mit Unterschrift„Bitte bestätigen Sie die folgende Erklärung, um die Teilnahmeliste zu öffnen.“
ErklärungTitel und Text der Vertraulichkeitserklärung der Saison; ohne Titel „Datenschutzverpflichtung“
Häkchen„Ich habe die Erklärung gelesen und verpflichte mich zur Einhaltung.“ Pflicht; ohne Häkchen erscheint „Erklärung nicht bestätigt“ – „Bitte setzen Sie das Häkchen, um die Erklärung zu zeichnen.“
Bestätigen und Teilnahmeliste öffnenZeichnet die Erklärung. Danach: „Sie haben die Erklärung gezeichnet und haben nun Zugriff auf die Teilnahmelisten dieser Saison.“ mit Teilnahmeliste öffnen und der Meldung „Erklärung bestätigt“
Hinweis„Einmalige Zeichnung · gilt für alle Ihre Angebote dieser Saison“

Aufbau

Die Teilnahmeliste der Kanutour mit zehn Zusagen und zwei Plätzen auf der Warteliste.

ElementInhalt
KopfTermin, Plätze mit „{Anzahl} warten“, Einwilligungen mit „{Anzahl} offen“ oder „keine offen“, rechts Status (Kopf eines Angebots). Einwilligungen zählt Anmeldungen mit nimmt teil, denen eine Einwilligung fehlt.
Reiter TeilnahmelisteNur bei Anmeldung über die Website oder wenn das Angebot Anmeldungen hat. Grau, solange die Phase Teilnahmelisten öffentlich Veranstalter:innen keinen Zugriff gibt (Zugriff).
SucheVor- und Nachname; Platzhalter „Teilnehmer:in suchen…“
FilterAlle, Zugeteilt (nimmt teil, teilgenommen, nicht erschienen), Warteliste, Offen (neu und ausstehende Bestätigungen), Nicht dabei (abgemeldet, abgelehnt, ohne Platz), jeweils mit Zahl. Die Zahlen folgen nicht der Suche. Ein Filter ohne Anmeldungen ist grau.
AnwesenheitslisteLädt die Anwesenheitsliste als PDF herunter. Der Pfeil daneben öffnet die weiteren Exporte (Exporte).
AnschreibenÖffnet eine Rundmail an alle mit Zusage. Für Admins und Mitglieder der Veranstalter-Profile des Angebots, nicht für Personen, denen nur dieses Angebot freigegeben ist. Fehlt bei schmaler Ansicht.
Teilnehmer:in hinzufügenÖffnet Neue Anmeldung. Für Admins; für Veranstalter:innen, solange die Installation es erlaubt (Standard).
Zur Listenansicht wechselnZeigt die Anmeldungen als Liste ohne Spalten und ohne Auswahl; dann Zur Tabellenansicht wechseln.
GruppenEine Gruppe je Status mit seinem Namen (Teilnahmestatus) und „{Anzahl} Teilnehmer:innen“; bei Nimmt teil dazu „· {Anzahl} Plätze frei“ oder „· ausgebucht“, bei Auf Warteliste „· in Reihenfolge des Nachrückens“. Reihenfolge: Nimmt teil, Auf Warteliste, die übrigen, Abgemeldet zuletzt. Die Zahl folgt nicht der Suche.
Fußzeile„{Anzahl} Anmeldungen · {von}–{bis} von {gesamt}“, 250 je Seite. Erlaubt die Installation Veranstalter:innen das Bearbeiten nicht: „Veranstalter:innen sehen nur zugeteilte, zurückgegebene und als „Teilgenommen“ oder „Nicht erschienen“ markierte Plätze.“ oder, wenn die Saison Plätze zuteilen erlaubt, „Veranstalter:innen sehen nur neue Anmeldungen, die Warteliste sowie zugeteilte, zurückgegebene und als „Teilgenommen“ oder „Nicht erschienen“ markierte Plätze.“

Spalten

Kontaktdaten stehen in der Anmeldung und in den Exporten, nicht in der Tabelle.

SpalteInhalt
Teilnehmer:inName; öffnet die Anmeldung. Darunter „geb. {Datum}“, wenn das Angebot Geburtsdatum erheben nutzt, und „PLZ {Postleitzahl}“
AlterAlter zum ersten Termin; bei Teilnehmer:innen, die beim Abschließen hinzugefügt wurden, das dort eingegebene Alter; „—“ ohne Geburtsdatum und Alter
EinwilligungenNur, wenn Angebot oder Saison Einwilligungen verlangen. Bewertet jede Erklärung wie der PDF-Export Einwilligungen. „Ausstehend“, solange über eine Erklärung nicht entschieden ist, z. B. weil sie nach der Anmeldung hinzugekommen ist oder widerrufen wurde; bei nimmt teil orange. Wurde die Anmeldung mit offenen Einwilligungen angelegt, steht daneben ein Symbol für Link an die Familie senden (Anmeldungen). „Abgelehnt · {Erklärungen}“, wenn eine abgelehnt oder ein Opt-in nie erteilt wurde. „Kein Widerspruch · {Erklärungen}“ bei früheren Opt-out-Erklärungen ohne Entscheidung; das ist keine Einwilligung (Einwilligungen). „Erteilt · {Datum}“ nur, wenn alle erteilt sind; das Datum ist das der letzten Unterschrift. „—“ ohne Erklärungen
bestätigtNur für Admins und nur, wenn die Saison Teilnahmebeiträge einzieht. Zahlstatus bezahlt, unbestätigt (in einem Stapel), unbezahlt oder keine Zahllast; führt zu Zahlung verwalten
Je ZusatzfrageDie Frage, nach 22 Zeichen gekürzt, als Kopf; die Antwort, bei Ja/Nein-Fragen „Ja“ oder „Nein“
Je DateifrageDatei anzeigen oder, solange keine Datei hochgeladen ist, Keine Datei. Beide öffnen die hochgeladene Datei.

Leere Liste

ElementInhalt
Noch keine Anmeldungen„Für dieses Angebot hat sich noch niemand angemeldet. Anmeldungen vor Ort oder am Telefon tragen Sie hier selbst ein.“ Bei Anmeldung über die Website mit eigenem Anmeldeschluss zusätzlich „Die Anmeldung über die Website läuft noch bis {Datum}.“
Erste Anmeldung hinzufügenÖffnet Neue Anmeldung. Nur mit Recht zum Hinzufügen
Link kopierenKopiert den öffentlichen Link des Angebots, sonst den privaten Link (Links und Sichtbarkeit). Bestätigung: „Link kopiert“
Hinweis„Teilnehmer:in noch nicht im System? Beim Hinzufügen gleich neu anlegen.“ Nur mit Recht zum Hinzufügen

Aktionen

Veranstalter:innen ohne die Rolle sehen im Aktionsmenü nur Link an die Familie senden, Teilnahmeliste und Plätze zuordnen.

ElementInhalt
AuswahlHäkchen je Zeile; das Häkchen im Tabellenkopf wählt alle aus. Nur, wenn mindestens eine der beiden Aktionen der Leiste erlaubt ist. In der Listenansicht fehlt die Auswahl.
Teilnahmestatus ändernÖffnet den Seitenfenster „Teilnahmestatus ändern“. Nur mit Recht zum Bearbeiten der Liste
In anderes AngebotÖffnet Teilnehmer:innen übertragen mit den ausgewählten Anmeldungen. Nur bei Anmeldung über die Website und mit Recht zum Übertragen
Auswahl löschenHebt die Auswahl auf.
Aktionsmenü (⋮)Öffnet das Menü der Zeile.
AnmeldungAnmeldung ansehen, Teilnahmestatus ändern und, wenn die Saison Teilnahmebeiträge einzieht, Zahlungen: nur mit der Rolle Teilnehmer:innen einsehen und erstellen. Link an die Familie senden (Anmeldungen): für alle mit Zugriff auf die Liste, nicht bei abgemeldet und ohne E-Mail-Adresse
AngebotTeilnahmeliste, Plätze zuordnen; für alle mit Zugriff auf die Liste

Seitenfenster „Teilnahmestatus ändern“

Ort: Teilnahmestatus ändern in der Leiste über der Auswahl oder im Aktionsmenü einer Zeile.

ElementInhalt
AngebotTitel und Nummer, Veranstalter:innen und Termin
Ausgewählte Teilnehmer:innenName und Status jeder Anmeldung. Nach der Wahl eines neuen Status zeigt die Spalte den Status, den die Anmeldung erhält.
Neuer StatusZusagen, Absagen oder Abmelden; Pflicht, anfangs leer („Status wählen…“). Zusagen setzt nimmt teil. Absagen setzt abgelehnt: „Das Team oder die Veranstalter:in sagt ab. Status „abgelehnt“, eine Zahllast entfällt.“ Abmelden setzt abgemeldet: „Die Teilnehmer:in meldet sich ab. Status „abgemeldet“, nach der kostenfreien Frist bleibt eine Zahllast bestehen.“ Absagen und Abmelden lassen niemanden von der Warteliste nachrücken.
Anmeldestatus festschreiben„Eine Zahllast (falls vorhanden) entsteht sofort.“ Standard: an. Ist die Option aus, landet die Änderung in einem Stapel.
Teilnehmer:in benachrichtigen„Erfordert eine E-Mail-Adresse.“ Standard: an. Nur bei Zusagen und Absagen und mit Festschreiben: bei Zusagen die Benachrichtigung Nachrücken bestätigt („Ihr Kind ist auf die Teilnehmerliste gerückt“), eine SMS nur, wenn ein SMS-Text hinterlegt ist und das Angebot in den nächsten 30 Stunden beginnt; bei Absagen Anmeldung abgesagt („Anmeldung storniert“), ohne SMS. Sonst: „Für diesen Teilnahmestatus gibt es keine Benachrichtigung.“
SpeichernÜbernimmt den Status für alle ausgewählten Anmeldungen. Meldung „Änderungen gespeichert“ mit „Den Teilnehmer:innen wurde zugesagt.“, „Den Teilnehmer:innen wurde abgesagt.“ oder „Die Teilnehmer:innen wurden abgemeldet.“; nach einer Benachrichtigung zusätzlich „Teilnehmer:innen benachrichtigt“ mit Nachrichten anzeigen, bei einer Anmeldung „Teilnehmer:in benachrichtigt“ mit Nachricht anzeigen
FallInhalt
E-Mail-Adresse fehlt„Keine E-Mail-Adresse hinterlegt.“, bei aktiver Benachrichtigung mit den Namen. Eine Mobilnummer allein reicht nicht.
AbmeldenDie Meldung ergänzt „Die Familie erhält keine E-Mail.“ oder „Die Familien erhalten keine E-Mail.“ Mit der Rolle Teilnehmer:innen einsehen und erstellen folgt der Hinweis, das Konto in der Aktivität der Teilnehmer:in mit @ zu erwähnen, um der Familie zu schreiben.
Aus dem Stapel geöffnetDie Einstellungen fehlen; die Änderung bleibt im Stapel.

Exporte

Die Exporte einer Instanz mit Word-Vorlage, für ein Angebot mit Einwilligungen.

ExportInhalt
Anwesenheitsliste (PDF)Name und Alter, dazu in Rot, was die Familie der Teilnehmer:in zu Allergien, Medikamenten oder Unverträglichkeiten mitgeteilt hat; Kontakt, Mobilnummer und Telefon; ein Kästchen je Termin, bei mehr als 5 Terminen eine Spalte „anwesend“; bei höchstens 2 Kästchen zusätzlich eine Spalte Notiz. Die Warteliste steht auf einer eigenen Seite, in der Reihenfolge des Nachrückens statt alphabetisch, mit einem Kästchen Nachgerückt an der Stelle der Termine.
Teilnahmeliste (PDF)Name und Alter, dazu das Geburtsdatum, wo es gezeigt werden darf, und Kontakt; je Einwilligung eine nummerierte Spalte, je Zusatzfrage eine mit Buchstaben bezeichnete Spalte; eine Spalte Wichtige Infos in Rot; am Ende die Legende der Nummern und Buchstaben. Legende der Einwilligungen: „ja“, „nein“, „kein Widerspruch, keine Einwilligung“, „noch offen“
Teilnahmeliste (XLSX)Alle Felder, inklusive Zusatzfragen; je Erklärung „Ja“ nur für eine erteilte Einwilligung, sonst „Nein“ oder „Kein Widerspruch“. Sortiert nach Status: zuerst nimmt teil, dann teilgenommen, nicht erschienen und die Warteliste; vor jedem weiteren Status eine Zeile mit seinem Namen in Großbuchstaben, z. B. „TEILGENOMMEN“, und die Nummerierung beginnt neu
Teilnahmeliste (DOCX)Liste nach Word-Vorlage; nur, wenn die Instanz eine Word-Vorlage hat
Einwilligungen (PDF)Nur, wenn Angebot oder Saison Einwilligungen verlangen. Stand jeder Erklärung je Teilnehmer:in: „Akzeptiert“, „Abgelehnt“, „Widerrufen“, „Nicht erteilt“ (Opt-in ohne Entscheidung) oder „Fehlt“, bei früheren Opt-out-Erklärungen auch „Widersprochen“ oder „Kein Widerspruch“; mit Datum und, wo vermerkt, „Unterzeichnet: {Name}“; bei Teilnehmer:innen ohne Konto auch die im Auftrag erfassten Einwilligungen
Einwilligungen mit Unterschriftenbögen (PDF)Nur, wenn Angebot oder Saison Einwilligungen verlangen. Stand aller Einwilligungen, mit einem Bogen je vorliegender Unterschrift. Jeder Bogen zeigt die Belehrung in der Fassung, die bei der Entscheidung galt; bei älteren Einträgen die aktuelle Fassung mit „Aktuelle Fassung der Hinweise; die Fassung bei Abgabe der Erklärung ist nicht gespeichert.“
RegelInhalt
VertraulichkeitserklärungVerlangt die Saison ein Einverständnis der Veranstalter:innen und hat die Person es noch nicht gezeichnet, öffnet jeder Export stattdessen die Teilnahmeliste mit Zugriff nur mit Unterschrift.
Zugeteilte PlätzeAlle Exporte enthalten die Anmeldungen mit nimmt teil, teilgenommen und nicht erschienen, auch nach dem Abschließen. Die PDF-Exporte Anwesenheitsliste und Teilnahmeliste nennen ihre Zahl im Kopf jeder Seite unter „zugeteilt“.
WartelisteDie Exporte enthalten die Warteliste nur, wo die Liste sie der Person zeigt: Admins; Veranstalter:innen, wenn die Installation ihnen das Bearbeiten erlaubt (Standard) oder die Saison Plätze zuteilen erlaubt. Sonst enthalten sie keine Warteliste.
SortierungEinstellungen > Allgemein > Sortierung der Teilnahmelisten, für die PDF-Exporte

Automatischer Versand

BenachrichtigungZeitpunktEmpfänger:innenInhalt
Teilnahmeliste verfügbarnach dem Anmeldeschluss, sobald eine Listen-Empfänger:in die Bedingungen erfüllt, solange der erste Termin bevorsteht. Stündlich geprüft, einmal je Angebot. Nur bei veröffentlichten, nicht abgesagten Angeboten mit eigenem Anmeldeschluss (Anmeldungen möglich bis).Listen-Empfänger:innen des Angebots, die die Bedingungen erfüllenSchaltfläche Teilnahmeliste öffnen mit dem Link auf die Liste im Admin-Panel. Keine Namen.
Teilnahmeliste vor der Veranstaltungzum Anmeldeschluss, frühestens 24 Stunden vor Beginn; es gilt der spätere Zeitpunkt. Einmal je Angebot. Erfüllt dann niemand die Bedingungen, wird sie verschickt, sobald jemand sie erfüllt, längstens bis zum Ende des letzten Termins.Listen-Empfänger:innen des Angebots, die die Bedingungen erfüllenSchaltfläche Teilnahmeliste öffnen mit dem Link auf die Liste im Admin-Panel. Keine Anhänge.
Änderungen an der Teilnahmelistetäglich, nach dem ersten Versand, nur bei Änderungendieselben wie bei Teilnahmeliste vor der VeranstaltungAnzahl der Zusagen, Absagen und Plätze auf der Warteliste, z. B. „2 Zusagen, 1 Absage, 1 auf der Warteliste“, und Teilnahmeliste öffnen. Keine Namen.

Die Listen-Empfänger:innen legt das Angebotsformular fest. Teilnahmeliste vor der Veranstaltung und Änderungen an der Teilnahmeliste werden nur für veröffentlichte, nicht abgesagte Angebote mit Online-Anmeldung verschickt.

BedingungInhalt
PhaseVeranstalter:innen sehen die Liste gerade (Zugriff): Die Phase Teilnahmelisten öffentlich läuft; steht sie auf Immer aktiv, ist Zugriff nach Angebotsende nicht abgelaufen. Das gilt auch für Admins unter den Listen-Empfänger:innen.
ZugriffDas Konto darf die Teilnahmeliste öffnen: als Mitglied eines Veranstalter-Profils des Angebots, über Zugriff eingeladen oder als Admin.
KontoDas Konto ist nicht gesperrt und hat eine E-Mail-Adresse.
VertraulichkeitserklärungVerlangt die Saison ein Einverständnis der Veranstalter:innen, hat das Konto es gezeichnet.
Adressen ohne Kontoerhalten keine E-Mails
Zeitpunkt der Prüfungbeim Versand jeder E-Mail. Beim Öffnen des Links prüft das Admin-Panel den Zugriff erneut.
Zurück← TeilnahmestatusWeiterAnmeldung ansehen →