Herbstferien nach Eingang vergeben

Musterstadt bietet in den Herbstferien 2027 ein kleines Programm mit rund 25 Angeboten, und die Plätze reichen meist für alle. Sie übernehmen die Angebote des letzten Herbstes und vergeben die Plätze von Anfang an nach Eingang. Eine kurze Warteliste fängt Absagen auf und rückt automatisch nach. Die Arbeit im Admin-Panel dauert etwa eine Stunde, verteilt auf die Monate August bis Oktober 2027.

Was Sie brauchen

• Ein Konto mit der Kontoart Admin und der Rolle Teilnehmer:innen einsehen und erstellen.
• Die Saison Herbstferien 2026 mit den Angeboten des letzten Herbstes.
• Den Zeitraum der Herbstferien: 11.10.2027 bis 23.10.2027.

Schritt 1 – Die Saison mit ihrem Zeitplan anlegen

In übernommenen Angeboten tragen Veranstalter:innen vor allem neue Termine ein, dafür reichen drei Wochen Bearbeitungsphase. Das Programm erscheint eine Woche vor dem Start der Anmeldung, damit Familien in Ruhe auswählen können. Diese Saison braucht keine Losphase und keine Zuteilung, weil das Windhundverfahren über jede Anmeldung sofort entscheidet.

Die Zeitleiste Zeitlicher Ablauf zeigt jetzt die Zeilen Bearbeitungsphase und Angebote sichtbar, darunter „Veranstaltungszeitraum 11.10.–23.10.“.

Schritt 2 – Die Anmeldung nach Eingang einrichten

Wenn fast jedes Angebot genug Plätze hat, entscheidet der Zeitpunkt der Anmeldung selten über einen Platz, und die Vergabe nach Eingang ist fair genug. Das Windhundverfahren gibt Familien dann sofort eine Zusage, und das Team muss nichts zuteilen. Damit beliebte Angebote nicht in den ersten Minuten an wenige Familien gehen, beginnt die Anmeldung nach Feierabend, und jede Teilnehmer:in meldet sich höchstens dreimal am Tag an.

Die Karte zeigt jetzt Maximale Anmeldungen pro Tag und Warteliste Überbuchung; die Einstellungen des Losverfahrens sind ausgeblendet. Wer am selben Tag eine vierte Anmeldung versucht, sieht die Meldung „Sie können {Name} nicht anmelden, da maximal 3 Anmeldungen pro Tag möglich sind.“

Schritt 3 – Die Warteliste begrenzen

Ist ein Angebot voll, kommen weitere Anmeldungen auf die Warteliste. Musterstadt begrenzt sie auf fünf Personen je Angebot: Das fängt einzelne Absagen auf, und wer danach kommt, wählt gleich ein anderes Angebot, ohne auf einen unwahrscheinlichen Platz zu warten. Die Anmeldephase läuft bis zum letzten Ferientag, damit Familien auch in den Ferien noch freie Plätze buchen können.

In der Zeitleiste steht jetzt die Zeile Anmeldeverfahren mit dem Balken „Windhundverfahren“. Ist ein Angebot voll und stehen fünf Personen auf seiner Warteliste, zeigt seine Angebotsseite „Das Angebot ist überbucht.“ und bietet keine Anmeldung mehr an.

Schritt 4 – Die Angebote des letzten Herbstes übernehmen

Die meisten Angebote wiederholen sich jedes Jahr, deshalb übernehmen Sie alle auf einmal. Die Kopien sind Entwürfe ohne Termine und ohne Anmeldeschluss, so geht nichts ungeprüft online. Terminvarianten übernimmt fepli nicht.

Die Meldung „{Anzahl} Angebote wurden nach „Herbstferien 2027“ übernommen. Sie sind noch nicht veröffentlicht.“ erscheint, und die Liste zeigt die Kopien im Status Entwurf. Bis zum 05.09.2027 tragen die Veranstalter:innen die neuen Termine ein und reichen ihre Angebote ein. Wie Sie die Angebote bis zum 12.09.2027 prüfen und veröffentlichen, beschreiben Eingereichte Angebote prüfen und freigeben und Mehrere Angebote auf einmal veröffentlichen.

Schritt 5 – Eine Abmeldung annehmen und nachrücken lassen (Oktober 2027)

Die Kanutour ist voll, auf ihrer Warteliste stehen drei Teilnehmer:innen, und die Familie von Alex Beispiel sagt am Telefon ab. Während der Windhundphase rückt dann die erste Person der Warteliste nach, mit sofortiger Zusage und der E-Mail „Ihr Kind ist auf die Teilnehmerliste gerückt“. Die Abmeldung läuft deshalb über die Teilnahmeliste, denn Änderungen in der Zuteilen-Ansicht lösen kein Nachrücken aus.

Alex Beispiel steht nicht mehr unter Zugeteilt, dafür die Person, die oben auf der Warteliste stand. fepli lässt die Warteliste im Hintergrund nachrücken, deshalb erscheint sie erst nach dem Neuladen unter Zugeteilt. Bei einem Angebot mit Beitrag hat ihre Anmeldung jetzt eine Zahllast.

Was Sie erreicht haben

Die Herbstferien 2027 laufen mit den Angeboten des Vorjahres und einer Anmeldung nach Eingang, die am 20.09.2027 um 18:00 Uhr beginnt. Die Warteliste ist auf fünf Personen je Angebot begrenzt und rückt bei Abmeldungen automatisch nach, bis der erste Termin eines Angebots beginnt.

Wenn Ihr Fall anders aussieht

• Wenn deutlich mehr Anmeldungen als Plätze zu erwarten sind, verlosen Sie die Plätze: Sommerferien mit Losverfahren planen.
• Wenn Sie ohne Warteliste arbeiten, geben Sie unter Warteliste Überbuchung 0 ein. Ein frei gewordener Platz geht dann an die nächste Anmeldung: Phasen.
• Wenn eine Veranstalter:in zusätzliche Plätze anbietet: Plätze eines Angebots erhöhen.
• Wenn trotz eines freien Platzes niemand nachrückt: Klären, warum niemand von der Warteliste nachrückt.

Wie es weitergeht

• Teilnehmer:in von einem Angebot abmelden
• Regeln der Anmeldung auf der Website
• Wie Losverfahren und Windhundverfahren Plätze vergeben