Die Beiträge der Angebote als Excel-Tabelle exportieren

Der Ferienpass Elmsbrück will vor dem Start der Anmeldung wissen, was seine Angebote bei voller Belegung an Beiträgen einbringen. Sie legen dafür einmal eine Exportvorlage an, die Titel, Plätze und Beitrag jedes Angebots in eine Excel-Tabelle schreibt und die Summe ausrechnet. Dafür brauchen Sie etwa 20 Minuten.

Was Sie brauchen

Ein Konto mit der Kontoart Admin und der Rolle Super-Admin.
Die Saison „Sommerferien 2027“ mit Angeboten, darunter die Kanutour.
Excel oder ein anderes Programm, das Dateien im Format XLSX öffnet.

Schritt 1 – Eine Vorlage für die Tabelle anlegen

Eine Exportvorlage legt fest, welche Spalten die Tabelle hat. Sie legen sie einmal an und nutzen sie für jede Saison. Für eine Tabelle wählen Sie die Art XLSX.

Wählen Sie Einstellungen > Exporte.
Wählen Sie Neue Vorlage und dann XLSX.

Der Editor zeigt die Vorlage Neue XLSX-Vorlage mit den Spalten Titel, Veranstalter:innen und Termin.

Referenz · ExportvorlagenEditor

Schritt 2 – Name und Dateiname festlegen

Der Name erscheint später im Export der Saison, deshalb nennt er den Zweck der Tabelle. Der Dateiname ist der Anfang des Namens der fertigen Datei.

Geben Sie bei Name Beiträge bei voller Belegung ein.
Geben Sie bei Dateiname des Exports beitraege ein.

Neben dem Namen im Kopf steht Nicht gespeichert, bis Sie in Schritt 5 speichern.

Schritt 3 – Die Spalten für Plätze und Beitrag ergänzen

Plätze und Beitrag stammen aus dem Angebot, deshalb sind beide Spalten Angebotsfelder. Neue Spalten stehen hinter der gewählten Spalte. Sie wählen deshalb zuerst die letzte Spalte.

Wählen Sie den Spaltenkopf C.
Wählen Sie Spalte und dann Angebotsfeld.
Wählen Sie bei Angebotsfeld den Wert max. Teilnehmer:innen.
Geben Sie bei Überschrift Plätze ein.
Wählen Sie Spalte und dann Angebotsfeld.
Wählen Sie bei Angebotsfeld den Wert Beitrag.
Geben Sie bei Überschrift Beitrag ein.

Die Tabelle hat jetzt die Spalten D mit Plätze und E mit Beitrag. Der Beitrag steht im Format Euro.

Schritt 4 – Die Beiträge bei voller Belegung berechnen

Eine Berechnung wird in der Excel-Datei zu einer echten Formel und rechnet weiter, wenn jemand dort Werte ändert. Die Formel nennt die Spalten bei ihrer Überschrift. Sie können Spalten später umsortieren, ohne die Formel zu ändern.

Wählen Sie Spalte und dann Berechnung.
Geben Sie bei Überschrift Beiträge bei voller Belegung ein.
Prüfen Sie, dass Formel gewählt ist.
Geben Sie bei Formel [Plätze] * [Beitrag] ein.
Wählen Sie bei Ergebniszeile den Wert Summe.

Unter In Excel steht die Formel mit den Buchstaben der Spalten D und E. In der Tabelle zeigt Spalte F für jedes Angebot den Betrag, darunter steht eine Zeile mit der Summe.

Referenz · ExportvorlagenSpalte

Schritt 5 – Die Vorlage anbieten und speichern

Eine neue Vorlage ist ein Entwurf. Erst mit Im Export anbieten erscheint sie im Export einer Saison.

Aktivieren Sie Im Export anbieten.
Wählen Sie Speichern.

Die Seite meldet „„Beiträge bei voller Belegung“ ist gespeichert und steht im Export bereit.“

Schritt 6 – Die Tabelle exportieren

Die Vorlage gehört nicht zu einer Saison, deshalb exportieren Sie sie im Reiter Export der Saison, die Sie auswerten. Die Vorschau zeigt die Tabelle mit den echten Angeboten, bevor die Datei entsteht.

Öffnen Sie die Saison „Sommerferien 2027“ und wechseln Sie zum Reiter Export.
Wählen Sie unter Format im Abschnitt Eigene Vorlagen den Eintrag Beiträge bei voller Belegung.
Prüfen Sie in der Vorschau die Überschriften und die Zeile der Kanutour.
Wählen Sie Export erstellen.
Öffnen Sie in der Kopfzeile die Glocke und wechseln Sie zum Reiter Exporte.
Wählen Sie beim fertigen Export die Schaltfläche mit dem Dateityp.
Öffnen Sie die heruntergeladene Datei in Excel.

Das Tabellenblatt Angebote hat sechs Spalten und eine Zeile je Angebot. Bei der Kanutour steht in der letzten Spalte das Ergebnis aus Plätzen mal Beitrag, unter allen Angeboten die Summe.

Was Sie erreicht haben

Elmsbrück hat eine Tabelle, die sich für jede Saison mit einem Export neu erstellt. Die Beträge in der Datei sind Formeln. Ändern Sie dort einen Platz oder einen Beitrag, passt Excel die Summe an.

Wenn Ihr Fall anders aussieht

Wenn ein Angebot mehrere Termine hat und jeder Termin eine eigene Zeile bekommen soll, wählen Sie im Editor bei Eine Zeile je den Wert Termin.
Wenn die Tabelle Antworten aus einem Fragebogen enthalten soll, etwa die Kosten einer Kostenaufstellung, wählen Sie bei Spalte den Eintrag Fragebogen-Antwort oder Kostenaufstellung: Exportvorlagen.
Wenn Sie ein Programmheft statt einer Tabelle brauchen, legen Sie eine Vorlage der Art HTML → PDF oder DOCX an: Exportvorlagen.