Glossar

Das Glossar legt für jeden Begriff des Handbuchs den Namen fest, den die Oberfläche verwendet.

A

Absagen – Übergang eines veröffentlichten Angebots in den Status Abgesagt; informiert die Familien der Anmeldungen mit nimmt teil und lässt die Zahllast erlöschen. → Angebotsstatus

Abschließen – Übergang eines vergangenen, nicht abgesagten Angebots in den Status Abgeschlossen; dabei füllen die Veranstalter:innen den Abschlussbogen der Saison aus, falls sie einen hat. → Angebotsstatus

Abschlussbogen – Fragebogen zum Abschließen eines Angebots. Stufe 1 füllen die Veranstalter:innen beim Abschließen aus, Stufe 2 das Team danach zur Nachbereitung. Welcher Bogen gilt, legt die Saison fest. → Abschlussbögen

Admin – Kontoart für das Team. Welche Bereiche ein Admin nutzen darf, legen die Rollen fest. → Rollen und Rechte

Anmeldelink – Einmaliger Link zum Anmelden am Admin-Panel ohne Passwort. Der persönliche Link einer Anmeldung ist der Link zur Anmeldung. → Profil

Anmeldephase – Phase vom Typ Anmeldeverfahren; legt Zeitraum, Verfahren und Regeln der Online-Anmeldung fest. → Phasen

Anmeldeschluss – Feld Anmeldungen möglich bis am Angebot oder Anmeldeschluss der Saison; beendet die Anmeldung auf der Website. → Angebotsformular

Anwesenheitsliste – PDF der Teilnahmeliste mit leerer Spalte zum Abhaken vor Ort. → Teilnahmeliste

B

Beleg – Zahlungsdokument. Ein unbezahlter Beleg heißt als PDF Rechnung; seine Nummer erhält der Beleg mit der Zahlung. → Zahlungen

Bearbeitungsphase – Phase Bearbeitungsphase für Veranstalter:innen; nur in ihr legen Veranstalter:innen Angebote an, bearbeiten und löschen sie. → Phasen

Betroffenenrechte – Bereich für Anfragen nach der DSGVO, Akte, Löschläufe und Protokoll. → Betroffenenrechte

Bildung und Teilhabe (BuT) – Leistungen, mit denen ein Leistungsträger Kosten für Kinder und Jugendliche aus Familien mit geringem Einkommen übernimmt. In fepli werden sie als Guthaben gebucht, das die Zahllast deckt. → Leistungen für Bildung und Teilhabe als Guthaben buchen

Buchungsvorlage – Voreinstellung für die Freie Buchung, z. B. für BuT: Richtung, Kürzel, Buchungstext. → Einstellungen

D

Dauerangebot – Angebot ohne Termin.

Debitor:in – Zahlungskonto eines Teilnahmekontos mit Saldo, offenen Posten und Guthaben. → Zahlungen

Duplikat – Zwei Teilnehmer:innen mit genau gleichem Vor- und Nachnamen. → Teilnehmer:innen

E

Einreichen – Übergang von Entwurf zu Eingereicht: Das Angebot ist vollständig und geht zur Prüfung an das Team. → Angebotsstatus

Einverständnis der Veranstalter:innen – Vertraulichkeitserklärung einer Saison, die Veranstalter:innen einmal zeichnen, bevor sie Teilnahmelisten im Admin-Panel sehen. → Saisons

Einverständniserklärung, Einwilligung – Erklärung, die Familien bei der Anmeldung zu einem Angebot oder für eine Saison erteilen. Nach der ersten Unterschrift ist ihr Text gesperrt. → Einwilligungen

Entscheidungsgrund – Grund einer Entscheidung der automatischen Zuteilung, nur im Admin-Panel sichtbar. → Zuteilung

Ermäßigung – Eigener Rabatt der Organisation. Senkt die Zahllast und steht als eigene Zeile auf dem Beleg. Das Team gewährt sie beim Abrechnen je Position oder fest bei der Teilnehmer:in. → Einstellungen

Erstellen-Palette – Menü zum Anlegen, von jeder Seite aus erreichbar mit Strg+Enter oder ⌘+Enter. → Oberfläche

F

Familie – Im Handbuch Sammelwort für Teilnehmer:innen und die Inhaber:innen ihrer Teilnahmekonten.

Festschreiben – Macht Statusänderungen gültig: Die Zahllast entsteht, E-Mails werden verschickt, und der Stapel wird geleert. → Hintergrund

Freie Buchung – Gutschrift oder Belastung auf dem Konto einer Debitor:in ohne Beleg, z. B. das Guthaben für BuT. → Zahlungen

Freigeben – Übergang von Eingereicht zu Freigegeben nach der Prüfung durch das Team.

Freunde-Anmeldung – Teilnehmer:innen, die denselben Freunde-Code halten; die Zuteilen-Ansicht zeigt sie als einen Kasten. Auch der Name der Einstellung, die Freunde-Codes erlaubt. → Zuteilung und Festschreiben

Freunde-Code – Code, mit dem sich bis zu vier Teilnehmer:innen für dasselbe Angebot zusammenschließen; die Verlosung gibt ihnen nur gemeinsam Plätze. Nicht zu verwechseln mit dem Zugangscode. → Anmelderegeln

G

Gruppen-Link – Link auf die Angebotsliste der Website, gefiltert auf alle Varianten eines Angebots. → Links und Sichtbarkeit

Guthaben – Betrag auf dem Konto einer Debitor:in, z. B. nach einem Storno oder aus einer Freien Buchung für BuT; wird beim nächsten Beleg verrechnet.

I

Instanz – Die Installation von fepli für eine Organisation, z. B. eine Kommune, einen Verein oder eine Bibliothek, mit eigener Adresse.

K

Kein Widerspruch – Stand einer früheren Opt-out-Erklärung bei allen, die bis zur Umstellung auf Ja/Nein wählen nicht widersprochen und seitdem nicht entschieden haben. Keine Einwilligung. → Einwilligungen

Konto – Zugang einer Person. Die Kontoart legt fest, ob es ein Teilnahmekonto, eine Veranstalter:in oder ein Admin ist. → Konten

Korrekturabzug – Vorschau eines Angebots für Website und Druck mit Korrekturlauf. → Angebote

Korrekturlauf – Prüfungen im Korrekturabzug, z. B. Kein Termin eingetragen.

L

Link zur Anmeldung – Persönlicher Link einer einzelnen Anmeldung, mit dem die Familie sie ansehen, ergänzen und abmelden kann. Gilt 14 Tage. Wer die Teilnahmeliste sieht, sendet ihn mit Link an die Familie senden. → Anmeldungen

Listen-Empfänger:in – Konto, das die E-Mails zur Teilnahmeliste eines Angebots erhält, etwa kurz vor dem ersten Termin einen Link auf die Liste. Die E-Mails werden nur verschickt, solange das Konto die Liste öffnen darf. → Angebotsformular

M

Merkliste – Liste von Angeboten, die eine Familie auf der Website für sich vorgemerkt hat. → Betroffenenrechte

Mitglied – Konto mit vollem Zugriff auf ein Veranstalter-Profil: Stammdaten, Team und alle Angebote. → Rollen und Rechte

N

Nachrücken – Eine Person der Warteliste erhält einen frei gewordenen Platz. Automatisch in einer Windhundphase und nach der letzten Anmeldephase, sobald alles entschieden und festgeschrieben ist; nie während einer Losphase, der Zuteilung, vor einer kommenden Anmeldephase oder bei abgesagten Angeboten. Abschaltbar je Saison mit Warteliste rückt automatisch nach. → Anmelderegeln

P

Passkey – Anmeldung per Fingerabdruck, Gesicht oder Geräte-PIN, ohne Passwort; von fepli empfohlen. → Profil, Warum fepli Passkeys empfiehlt

Phase – Zeitraum einer Saison, der ein Verhalten steuert. → Phasen

Privater Link – Signierter Link, der ein Angebot unabhängig von Status, Phase und Sichtbarkeit zeigt. Anmelden lässt sich darüber nur zu veröffentlichten Angeboten. Privaten Link erneuern macht den bisherigen Link ungültig. → Links und Sichtbarkeit

Pseudonymisieren – Beim Löschen eines Kontos oder einer Teilnehmer:in bleiben deren Anmeldungen unter einem Pseudonym erhalten, mit Angebot, Status, Beitrag und Alter, für Plätze, Statistik und Belege. Namen und Kontaktdaten entfallen; eine bezahlte Anmeldung lässt sich über ihren unveränderten Beleg weiter der zahlenden Person zuordnen. Das geschieht bei jedem Löschen; eine eigene Aktion dafür gibt es nicht. Das Pseudonym entfernt fepli nur, wenn unter Pseudonyme entfernen nach eine Frist eingetragen ist. → Hintergrund

R

Rundmail – E-Mail an viele Teilnehmer:innen oder Veranstalter:innen auf einmal. → Rundmail

S

Saison – Ein Programm mit eigenen Angeboten, Phasen und Einstellungen, z. B. die Sommerferien eines Ferienpasses oder ein Kurshalbjahr. → Saisons

Seitenfenster – Bereich, der sich rechts über einer Seite oder Liste öffnet: ein Eintrag aus einer Zeile einer Liste, ein Formular zum Anlegen oder eine andere Aufgabe. → Oberfläche

Seitenleiste – Navigation am linken Rand des Admin-Panels, mit den Bereichen, die Kontoart und Rollen erlauben. → Oberfläche

Stammdaten – Profil einer Organisation; für Veranstalter:innen auch der Menüpunkt dafür. → Veranstalter:innen

Stapel – Sammlung nicht festgeschriebener Statusänderungen, ohne E-Mails und ohne Zahllast. → Zuteilung

Super-Admin – Admin mit allen Rollen und Zugriff auf Einstellungen, Postausgang und Datenschutz. → Rollen und Rechte

T

Team – Die Admins einer Instanz.

Teilnahmekonto – Kontoart für Personen, die sich oder andere auf der Website anmelden, z. B. Eltern.

Teilnahmeliste – Alle Anmeldungen eines Angebots, nach Status gruppiert. → Teilnahmeliste

Teilnahmestatus – Zustand einer Anmeldung, z. B. nimmt teil oder auf Warteliste. → Teilnahmestatus

Teilnehmer:in – Person, die an Angeboten teilnimmt, meist ein Kind. → Teilnehmer:innen

V

Variante – Dasselbe Angebot zu einer anderen Zeit, mit eigenen Terminen, Plätzen und eigener Teilnahmeliste. Im Aktionsmenü heißt der Eintrag Terminvarianten. → Angebote

Veranstalter:in – Organisation, die Angebote durchführt, und die Kontoart ihrer Personen. Ihr Datensatz heißt Veranstalter-Profil. → Veranstalter:innen

Veröffentlichen – Übergang von Freigegeben zu Veröffentlicht. Die Anzeige auf der Website hängt auch von Phase und Sichtbarkeit ab. → Links und Sichtbarkeit

Versandprotokoll – Aufzeichnung, wer wann welche Nachricht erhalten hat, ohne deren Text. Vor dem nächtlichen Versand von Erinnerungen und Listen prüft fepli darin, was schon verschickt wurde. → Betroffenenrechte

W

Warteliste – Anmeldungen im Teilnahmestatus auf Warteliste, die nachrücken können. Wie groß sie werden darf, legt Warteliste Überbuchung der Anmeldephase fest. → Phasen

Widerruf – Rücknahme einer erteilten Einwilligung für die Zukunft. Endgültig: Wer erneut einwilligt, erteilt eine neue Einwilligung. Jeder Widerruf steht im Protokoll der Betroffenenrechte. → Einwilligungen

Windhundverfahren – Anmeldeverfahren, bei dem die Reihenfolge der Anmeldungen entscheidet. → Hintergrund

Z

Zahllast – Betrag, den eine Anmeldung schuldet. Entsteht mit der festgeschriebenen Zusage zu einem Angebot mit Gebühr. → Zahlungen

Zugangscode – Code, ohne den eine Anmeldephase keine Anmeldung zulässt. Nicht zu verwechseln mit dem Freunde-Code. → Einstellungen

Zulassungsbescheid – Rundmail nach dem Festschreiben mit allen Zu- und Absagen einer Familie. → Zuteilung

Zulosung – Das Festschreiben der Ergebnisse der Platzvergabe; im Admin-Panel z. B. im Verlauf einer Anmeldung: „Zulosung festgeschrieben“.

Zuteilung – Vergabe der Plätze, automatisch per Verlosung (Automatische Zuteilung) oder von Hand. → Zuteilung