Sommerferien mit Losverfahren planen

Musterstadt erwartet für die Sommerferien 2027 deutlich mehr Anmeldungen als Plätze. Sie planen deshalb eine Saison mit Losverfahren, von der Bearbeitungsphase bis zur Vergabe der Restplätze. Am Ende hat jede Familie ihren Zulassungsbescheid, und freie Plätze werden nach Eingang vergeben. Die Arbeit im Admin-Panel dauert etwa drei Stunden, verteilt auf die Monate Februar bis Juni 2027.

Was Sie brauchen

• Ein Konto mit der Kontoart Admin.
• Veranstalter-Profile für die Organisationen, die anbieten, z. B. Sportverein Musterstadt.
• Den Zeitraum der Sommerferien: 19.07.2027 bis 31.08.2027.

Schritt 1 – Die Saison anlegen

Legen Sie die Saison im Februar an, einige Wochen vor der Bearbeitungsphase. So steht der Zeitplan fest, bevor Sie ihn den Veranstalter:innen ankündigen.

Die Saison ist angelegt, und die Seite Bearbeiten mit der Seite Phasen öffnet sich. Unter Zeitlicher Ablauf steht „Noch keine Phasen angelegt“.

Schritt 2 – Bearbeitung und Veröffentlichung planen

Veranstalter:innen tragen ihre Angebote sechs Wochen lang ein, danach prüft und veröffentlicht das Team drei Wochen lang. Am 03.05.2027 erscheint das ganze Programm auf einmal, eine Woche vor der Anmeldung, damit Familien in Ruhe auswählen können. Die Phase Angebote veröffentlichen läuft bis zum letzten Ferientag, denn mit ihrem Ende verschwinden die Angebote von der Website.

Die Zeitleiste zeigt jetzt die Zeilen Bearbeitungsphase und Angebote sichtbar, darunter „Veranstaltungszeitraum 19.07.–31.08.“. Die Veranstalter:innen erfahren den Zeitplan nicht von selbst; kündigen Sie ihn an, wie in Rundmail versenden beschrieben. Wie das Team die eingereichten Angebote bis zum 02.05.2027 freigibt und veröffentlicht, beschreiben Eingereichte Angebote prüfen und freigeben und Mehrere Angebote auf einmal veröffentlichen.

Schritt 3 – Die Losphase anlegen

Bei knappen Plätzen gingen im Windhundverfahren die beliebten Angebote an die Familien, die zum Start sofort buchen. Im Losverfahren zählt der Zeitpunkt innerhalb der Phase nicht, und zwei Wochen geben auch Familien im Urlaub Zeit für ihre Wünsche. Jede Teilnehmer:in gibt bis zu fünf Wünsche ab, und die Verlosung berücksichtigt deren Reihenfolge.

In der Zeile Anmeldeverfahren der Zeitleiste steht jetzt der Balken „Losverfahren“. Wie die Verlosung die Wünsche gewichtet, erklärt Wie Losverfahren und Windhundverfahren Plätze vergeben.

Schritt 4 – Zuteilung und Restplätze einplanen

Für die Zuteilung sind zwei Wochen eingeplant, um zu verlosen und das Ergebnis zu prüfen; so lange warten die Familien und können sich nicht selbst abmelden. Die restlichen Plätze vergibt danach eine Windhundphase bis zum letzten Ferientag; Plätze, die vorher frei werden, gehen erst mit ihrem Beginn an die Warteliste. Mit der Losphase darf sie sich nicht überschneiden, sonst ließe sich nicht entscheiden, welches Verfahren für eine Anmeldung gilt.

Die Zeile Anmeldeverfahren zeigt jetzt die Balken „Losverfahren“ und „Windhundverfahren“, und der Balken in der Zeile Platzvergabe liegt dazwischen. Warum Zuteilung und Windhundphase aufeinander warten, erklärt Wie Phasen eine Saison steuern.

Schritt 5 – Die Plätze verlosen (ab 24.05.2027)

Mit …auf die Warteliste kommen alle, die in der Verlosung unterliegen, auf die Warteliste. Wie lang sie werden darf, legt Warteliste Überbuchung der Windhundphase fest. Ist das Feld leer, ist sie unbegrenzt. Wird in der Windhundphase ein Platz frei, rückt die nächste Person von der Warteliste nach, und neue Anmeldungen überholen die Wartenden nicht.

Die Plätze sind jetzt verteilt, aber nicht festgeschrieben: Familien sehen weiter „Warten auf Zuteilung“, und in der Kopfzeile erscheint das Stapel-Symbol mit einem Zähler.

Schritt 6 – Über ein Angebot unter der Mindestzahl entscheiden

Die Verlosung überspringt Angebote, die ihre Mindestzahl nicht erreichen, und lässt deren Anmeldungen auf neu. Beim Töpferkurs ist das der Fall, und seine Veranstalter:in führt ihn trotzdem durch. Fällt ein Angebot aus, sagen Sie es ab, wie in Angebot absagen beschrieben.

Die vier Karten stehen jetzt unter Zugeteilt, und die Spalte meldet „6 Plätze frei · 2 fehlen zur Mindestzahl“. Die Zusagen liegen im selben Stapel wie die Ergebnisse der Verlosung, und Familien erfahren noch nichts.

Schritt 7 – Die Entscheidungen festschreiben (bis 06.06.2027)

Erst das Festschreiben macht die Entscheidungen gültig: Jede Familie erhält einen Zulassungsbescheid mit allen Zu- und Absagen, und für bestätigte Plätze mit Beitrag entsteht die Zahllast. Das Festschreiben beendet auch die Zuteilung; die Windhundphase beginnt trotzdem erst am 07.06.2027. Warum fepli Entscheiden und Verkünden trennt, erklärt Warum Entscheidungen erst festgeschrieben werden.

Die Rundmail verschickt die Zu- und Absagen als Zulassungsbescheid, und der Versand steht danach im Postausgang. Bis zum Start der Windhundphase kündigen die Angebotsseiten die Restplatzvergabe an: „Ab {Datum} um {Uhrzeit} Uhr können Sie sich anmelden.“

Was Sie erreicht haben

Die Sommerferien 2027 folgen einem festen Zeitplan von der Bearbeitungsphase bis zum letzten Ferientag. Die Plätze sind verlost und festgeschrieben, jede Familie hat ihren Zulassungsbescheid, und ab dem 07.06.2027 vergibt die Windhundphase die Restplätze. Frei werdende Plätze gehen dabei zuerst an die Warteliste.

Wenn Ihr Fall anders aussieht

• Wenn die Plätze meist für alle reichen, vergeben Sie sie von Anfang an nach Eingang: Herbstferien nach Eingang vergeben.
• Wenn Sie das Programm des Vorjahres wiederverwenden, übernehmen Sie es vor der Bearbeitungsphase: Alle Angebote einer früheren Saison übernehmen.
• Wenn Veranstalter:innen mehr Zeit brauchen: Bearbeitungsphase verlängern.
• Wenn Entscheidungen zu einzelnen Angeboten noch zurückgestellt werden sollen: Anmeldungen in einen eigenen Stapel verschieben.
• Wenn das Team frei werdende Plätze selbst vergeben will, deaktivieren Sie auf der Seite Phasen Warteliste rückt automatisch nach: Saisons: Nachrücken.

Wie es weitergeht

• Offene Anmeldungen einer Saison von Hand entscheiden
• Plätze im Losverfahren automatisch zuteilen
• Anmeldungen festschreiben