Warum Entscheidungen erst festgeschrieben werden
In fepli erfährt eine Familie nicht sofort von einer Entscheidung im Admin-Panel. Dazwischen liegt ein eigener Schritt: das Festschreiben. Wer ihn versteht, korrigiert in Ruhe und vergisst nicht, Ergebnisse zu verschicken.
Entscheiden und Verkünden sind zwei Schritte
Die automatische Zuteilung verteilt in wenigen Minuten Hunderte Plätze. Danach prüft das Team das Ergebnis und korrigiert es. Es schiebt einzelne Teilnehmer:innen um, sagt ein Angebot unter der Mindestzahl ab oder lässt eine Familie zusammen.
Würde jede dieser Änderungen sofort eine E-Mail auslösen, erhielte eine Familie mehrere Nachrichten zu einem Ergebnis. Das Beispiel zeigt beides an einer Familie mit zwei Kindern.
Deshalb sind Entscheidungen zunächst vorläufig und landen in einem Stapel. Im Admin-Panel ist der neue Status sichtbar, die Familie sieht weiter „Warten auf Zuteilung“. Es geht keine E-Mail hinaus, und es entsteht keine Zahllast.
Erst das Festschreiben macht die Entscheidungen gültig. Dann entsteht für Plätze mit Gebühr die Zahllast. Auf Wunsch erhält jede Familie eine einzige E-Mail mit den Ergebnissen aller ihrer Teilnehmer:innen. Eine gebündelte Nachricht ist für Familien verständlicher als viele einzelne.
Wann etwas im Stapel landet
In den Stapel geht alles, was nicht ausdrücklich festgeschrieben wird:
- die Ergebnisse der automatischen Zuteilung
- Änderungen in der Zuteilen-Ansicht im Modus Erst sammeln
- Änderungen, bei denen Anmeldestatus festschreiben deaktiviert ist
- Wirkung
- Änderung landet im Stapel
- Für
- Nachbearbeitung einer Verlosung, viele Korrekturen
- Wirkung
- Änderung gilt sofort, mit E-Mail
- Für
- einzelne Nachmeldungen, wenn die Familie gleich Bescheid wissen soll
Achtung
Während der Nachbearbeitung einer Verlosung verschickt Sofort benachrichtigen jede Zwischenentscheidung als E-Mail.
Was das Festschreiben noch auslöst
Festgeschrieben wird auf der Seite Anmeldungen festschreiben. Der Schritt wirkt über die E-Mails hinaus auf die Phasen der Saison.
| Festgeschrieben | Nicht festgeschrieben | |
|---|---|---|
| Familie | sieht das Ergebnis, auf Wunsch per E-Mail | sieht „Warten auf Zuteilung“ |
| Zahllast | entsteht für Plätze mit Gebühr | fehlt |
| Zuteilungsphase | endet; eine folgende Windhundphase kann beginnen | läuft bis zum geplanten Ende |
| Warteliste | rückt automatisch nach, wenn keine Anmeldephase mehr bevorsteht | Restplatzvergabe startet erst zum geplanten Ende der Zuteilung |
Rückfragen deuten
Im Alltag zeigen sich fehlende Festschreibungen als Rückfragen.
Ein Stapel wird immer ganz festgeschrieben
Soll ein Teil warten, gehört er vorher in einen eigenen Stapel. Das gilt etwa für ein Angebot, über das noch nicht entschieden ist. So lassen sich die übrigen Entscheidungen verschicken, ohne die offenen mitzunehmen.
Solange Entscheidungen zu einem Angebot im Stapel liegen, rückt seine Warteliste nicht automatisch nach. Die Platzvergabe für das Angebot gilt dann als nicht abgeschlossen, und ein automatisches Nachrücken würde ihr vorgreifen.