Teilnehmer:innen
Im Bereich Teilnehmer:innen verwaltet das Team die Personen, die an Angeboten teilnehmen, mit ihren Anmeldungen.
Sichtbar für: Rolle Teilnehmer:innen einsehen und erstellen; Super-Admins haben sie immer.
Liste
Ort: Teilnehmer:innen in der Seitenleiste.
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Saison-Umschalter | Eine, mehrere oder alle Saisons |
| Suche | Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Mobil- und Telefonnummer; global mit dem Präfix # |
| Schnellreiter | Alle, Warteliste, Zahlung offen, je mit Anzahl |
| „{Anzahl} mögliche Dubletten →“ | Erscheint neben dem Titel, solange es unentschiedene Paare gibt; führt zu Duplikate. |
| Spalten | Name (mit Kennzeichen Dublette? und Notizenzahl), Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Anmeldungen (Balken), bestätigt (Balken bezahlter Anmeldungen) |
| Name einer Zeile | Öffnet die Teilnehmer:in in einem Seitenfenster, mit dem Inhalt des Reiters Details. Öffnen im Aktionsmenü ⋮ öffnet die eigene Seite der Teilnehmer:in mit Reitern. |
| Neu erstellen | Öffnet ein Seitenfenster für eine neue Teilnehmer:in; das Konto wird dabei gesucht oder gleich mit angelegt. |
| Exportieren | Excel-Datei, im Hintergrund erstellt: ID, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Telefon, Mobilnummer, E-Mail-Adresse, Anzahl nimmt teil, auf Warteliste, neu, abgelehnt, bezahlt, unbezahlt und Summen. Teilnehmer:innen mit eingeschränkter Verarbeitung fehlen. |
Profil
Reiter Details, Bearbeiten, Anmeldungen (mit der Anzahl).
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Kopf | Name, darunter Alter, Geburtsdatum und „Konto {Name}“ oder Ohne verknüpftes Konto; Kennzeichen Dublette?, solange ein unentschiedenes Paar offen ist |
| Kennzahlen | Anmeldungen, Zugesagt, Warteliste, Zahlung |
| Anmeldungen (im Reiter Details) | Anmeldungen mit Status und Aktionsmenü ⋮; Anmeldung legt eine neue an. Aus dem Saison-Umschalter geöffnet: Reiter für diese Saison und Alle. |
| Aktivität | Statuswechsel, Kommentare und Notizen für das Team. Filter Alles, Notizen, Ereignisse |
| Zahlungsbelege | Belege der Teilnehmer:in; nur sichtbar, wenn welche vorliegen |
| Rechte Spalte | Konto mit E-Mail-Adresse (kopierbar) und Mobilnummer oder Ohne verknüpftes Konto; Geschwister; Ermäßigungen mit Passnummer und „gültig bis“; „Angelegt am {Datum}“. Ist „gültig bis“ vorbei: „Abgelaufen: Es gilt wieder die volle Gebühr.“ |
| Reiter Anmeldungen | Eigene Seite mit Filter Teilnahmestatus, Abrechenbar, Unbezahlt; Mehrfachauswahl abrechnen, Teilnahmestatus ändern; Neue Anmeldung |
Formular
| Abschnitt | Feld | Bedeutung | Auswirkung |
|---|---|---|---|
| Name und Konto | Vorname, Nachname | Name | Pflichtfelder |
| Konto | Teilnahmekonto | „Das zugeordnete Konto hat vollen Zugriff auf Daten und Anmeldungen dieser Person — einschließlich Auskunft und Löschung.“ Ohne Konto: Ohne verknüpftes Konto (z. B. nach einer Anmeldung ohne Konto). | |
| Geburtsdatum und Alter | Geburtsdatum | Grundlage des Alters | „Aus dem Geburtsdatum ergibt sich das Alter für altersbeschränkte Angebote.“ |
| Kontaktdaten | E-Mail-Adresse | eigene Adresse | „Wird für Benachrichtigungen verwendet.“ Ohne eigene Angaben gelten die Kontaktdaten des Kontos. Die Daten werden mit den Veranstalter:innen geteilt. |
| Mobilnummer | eigene Nummer | „Wird für SMS verwendet.“ | |
| Telefonnummer | eigene Nummer | – | |
| Anschrift | Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land | eigene Anschrift, optional | „Ohne eigene Anschrift gilt die des Kontos. Ob die Teilnehmer:in bei der Verlosung Vorrang hat, richtet sich nach der Anschrift im Konto; die eigene Anschrift zählt dafür nur ohne Konto.“ Eine Anschrift ohne Straße, PLZ und Ort wird nicht gespeichert. Bei der Teilnehmer:in speichern im Seitenfenster „Zahlung erfassen“ übernimmt die Rechnungsadresse in diese Felder (Zahlungen). |
| Ermäßigung | Schalter je Ermäßigung | eine Ermäßigung mit Auf Teilnehmer:innen anwendbar (Einstellungen) | „Gilt für jede Anmeldung der Teilnehmer:in, solange sie gültig ist. Von mehreren gilt die günstigste.“ Unter dem Schalter stehen Art, Wert und Grenzen. Der Abschnitt fehlt, solange es keine solche Ermäßigung gibt. |
| Passnummer, gültig bis | Nachweis, je nach Nachweis bei der Teilnehmer:in | Erscheinen, sobald der Schalter an ist. Nach dem Datum unter „gültig bis“ gilt wieder die volle Gebühr. Bezahlte Anmeldungen ändern sich nicht. |
| Postleitzahl | Herkunft |
|---|---|
| Wohnort, z. B. in der Teilnahmeliste | Eigene Anschrift der Teilnehmer:in, sonst die Anschrift ihres Teilnahmekontos. Ohne Konto die Anschrift aus einer Anmeldung über das Online-Formular. |
| Bevorzugte Postleitzahlen (Einstellungen) | Anschrift des Teilnahmekontos, auch wenn die Teilnehmer:in eine eigene hat. Ohne Konto die eigene Anschrift, sonst die aus der Anmeldung. Ohne Postleitzahl zählt die Teilnehmer:in nicht als ortsansässig. |
Läuft eine Anmeldephase mit Zugangscode, erscheint im Formular der Website das Feld „Zugangscode für {Saison}“ (Einstellungen).
Duplikate
Ort: kein eigener Eintrag in der Seitenleiste. Erreichbar über „{Anzahl} mögliche Dubletten →“ neben dem Titel der Liste, über das Kennzeichen Dublette? einer Zeile oder aus dem Seitenfenster der Teilnehmer:in.
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Duplikat | Paar mit genau gleichem Vor- und Nachnamen; „A/B Datensatz öffnen“ öffnet den jeweiligen Datensatz. Darunter vergleicht eine Tabelle Geburtsdatum, E-Mail, Konto und Anmeldungen, markiert gleich, verschieden oder nicht vergleichbar. |
| Gruppen | Zu prüfen (neueste zuerst), Geduldet |
| Suche | Name, in beiden Gruppen |
| Aktionen | Nur für unbestätigte Paare; geduldete Paare erhalten Erneut prüfen. |
| Aktion | Wann | Wirkung |
|---|---|---|
| Ignorieren | „wenn es sich bei {Name 1} und {Name 2} in Wirklichkeit nicht um dieselbe Person handelt“ | Entfernt das Paar dauerhaft aus der Liste. Beide Datensätze bleiben unabhängig. |
| Dulden | „wenn es sich um dieselbe Person handelt, die bewusst unter verschiedenen Konten geführt wird“ | Beide Datensätze bleiben. Ihre Anmeldungen zählen zusammen, auch für das Anmeldelimit, und erscheinen im Admin-Panel gemeinsam. Lässt sich in der Oberfläche nicht rückgängig machen. |
| Zusammenführen | Dieselbe Person doppelt angelegt | Dialog {Name} zusammenführen: „Ein Datensatz bleibt. Anmeldungen, Notizen und Einwilligungen des anderen ziehen um, dann wird er gelöscht.“ Unter Welcher Datensatz bleibt? zeigt jede Option Konto oder Kein Konto, die Zahl der Anmeldungen, Geburtsdatum und E-Mail-Adresse, dazu „bleibt“ oder „wird aufgelöst“. Zum bleibenden Datensatz wandern außerdem Statuswechsel, Freunde-Codes, Zugangscodes, Widersprüche und die Einträge im Protokoll. Der andere Datensatz wird mit Geburtsdatum, Kontaktdaten und Konto-Zuordnung gelöscht. Das Protokoll vermerkt beim bleibenden Datensatz Datensätze zusammengeführt mit „aus Kennung {Kennung}…“ (Gruppe Statusänderungen). Nicht umkehrbar. |
| Fall beim Zusammenführen | Anzeige im selben Dialog |
|---|---|
| Beide Datensätze sind zum selben Angebot angemeldet | Rot: „Beide Datensätze sind zu {Angebote} angemeldet, und eine Person kann zu einem Angebot nur einmal angemeldet sein. Ist es dieselbe Person, wählen Sie „Dulden“.“ Zusammenführen fehlt; nur Schließen. |
| Die Verarbeitung eines der Datensätze ist eingeschränkt | Rot: „Die Verarbeitung von {Namen} ist eingeschränkt (Art. 18 DSGVO). Solange die Einschränkung gilt, bleibt der Datensatz, wie er ist. Heben Sie die Einschränkung unter Betroffenenrechte auf, wenn Sie zusammenführen möchten.“ Zusammenführen fehlt; nur Schließen. |
| Die Datensätze gehören zu verschiedenen Konten | Gelb, „Zwei verschiedene Konten“: „Das verbleibende Konto sieht danach auch Anmeldungen und Einwilligungen aus dem anderen.“ Kontrollkästchen „Beide Konten gehören derselben Familie.“, Pflicht vor Zusammenführen; fehlt es, erscheint „Bitte bestätigen Sie, dass beide Konten derselben Familie gehören.“ |
| Beide Datensätze im selben Konto oder einer ohne Konto | Kein zusätzlicher Hinweis; Zusammenführen wirkt sofort. |
Löschen
Aktion Löschen. Dialog „„{Name}“ löschen?“: „Die Personendaten werden gelöscht. Nicht umkehrbar.“ Darunter stehen Geburtsdatum und Konto. Es ist dieselbe Löschung wie auf der Website, in den Betroffenenrechten, über die API und im Löschlauf (Warum fepli manche Daten nicht löscht).
| Element | Wirkung |
|---|---|
| Hinweis zu bevorstehenden Angeboten | „Eine Anmeldung gilt einem Angebot, das noch bevorsteht. Sie wird storniert, der Platz geht an die Warteliste.“ Betrifft Anmeldungen für Angebote, die noch nicht begonnen haben und nicht abgesagt sind; sie erhalten den Status abgemeldet. Die Familie erhält dazu keine E-Mail. Ihre Zahllast bleibt oder entfällt wie bei einer Abmeldung durch die Familie. |
| Hinweis zu bezahlten Anmeldungen | Sind stornierte Anmeldungen schon bezahlt und entfällt ihr Beitrag: „Eine davon ist bezahlt, und ihr Beitrag entfällt.“ oder „{Anzahl} davon sind bezahlt, und ihre Beiträge entfallen.“, dazu „Das Geld wird nicht automatisch erstattet. Nach der Löschung steht die Anmeldung unter „Zahlungen › Erstattung fällig“ – erstatten Sie dort gesondert. Die Familie erreichen Sie dann nur noch über die Adresse auf dem Beleg.“ Darunter je Anmeldung „{Teilnehmer:in}: {Angebot}, {Datum} – {Betrag} bezahlt“ mit Belegnummer. |
| Hinweis zu offenen Beiträgen | Bleibt nach der Löschung ein Beitrag unbezahlt: „Ein Beitrag ist noch offen.“ oder „{Anzahl} Beiträge sind noch offen.“, dazu „Nach der Löschung lässt er sich nicht mehr abrechnen, denn die Anmeldung gehört dann zu keinem Konto mehr. Rechnen Sie ihn vorher ab oder entfernen Sie die Zahllast.“ Darunter je Anmeldung „{Teilnehmer:in}: {Angebot}, {Datum}“. Offen sind unbezahlte Anmeldungen mit Zahllast, außer bei bevorstehenden Angeboten, deren Zahllast mit der Stornierung entfällt. Die Löschung ist trotzdem möglich. |
| Hinweis zu Anmeldungen | „Die {Anzahl} Anmeldungen bleiben pseudonymisiert erhalten — ohne Namen, für Plätze, Statistik und Belege. Belege bleiben, wie sie sind.“ Antworten, Dateien, Kommentare und die Anschrift einer Anmeldung ohne Konto entfallen; der Statusverlauf bleibt. |
| Teilnehmer:in löschen | Löscht die Teilnehmer:in mit Kontaktdaten, Anschrift, Einwilligungen, Kommentaren und den E-Mails an ihre eigene Adresse. Schreibt einen Eintrag ins Protokoll mit „Löschen in der Verwaltung“. Waren stornierte Anmeldungen bezahlt und entfällt ihr Beitrag, erscheint danach die Meldung „Eine bezahlte Anmeldung wurde storniert“ mit „Das Geld wurde nicht erstattet. Die Anmeldung steht unter „Erstattung fällig“.“ und dem Link Erstattung fällig; sie bleibt, bis Sie sie schließen. |
| Verarbeitung eingeschränkt | Erscheint statt Teilnehmer:in löschen, wenn die Verarbeitung für die Person oder jemanden auf demselben Konto eingeschränkt ist: „Für diese Person oder jemanden auf demselben Konto ist die Verarbeitung eingeschränkt (Art. 18 DSGVO) — oft, weil die Person ihre Daten behalten will. Gelöscht wird dann nur auf ihr eigenes Verlangen, unter Betroffenenrechte.“ Nur Schließen. |
Löschen nach Fristen und auf Anfrage: Betroffenenrechte.