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Einrichten und einbindenAdmins

Familien am Vortag per SMS erinnern

Viele Familien in Musterstadt lesen ihre E-Mails erst spät. Deshalb sollen sie am Tag vor einem Angebot zusätzlich eine SMS erhalten. Sie ergänzen die Benachrichtigung Erinnerung vor Veranstaltung um einen SMS-Text und lassen fepli 24 Stunden vor Beginn erinnern. Die Einrichtung dauert etwa 20 Minuten; ob alles funktioniert, sehen Sie am Tag vor der Kanutour.

Was Sie brauchen

  • Ein Super-Admin-Konto. Einstellungen und Postausgang sind nur für Super-Admins sichtbar.
  • Einen API-Key aus dem Brevo-Konto der Kommune. Das Konto muss SMS versenden können.
  • Die veröffentlichte Kanutour mit bestätigten Anmeldungen. Ihr erster Termin liegt wenige Tage in der Zukunft.

Schritt 1 – Sehen, wen eine SMS erreicht

fepli schickt die SMS an die Mobilnummer der Teilnehmer:in. Hat sie keine eigene, verwendet fepli die Mobilnummer ihres Teilnahmekontos. Bei der Registrierung verlangt die Website eine Mobil- oder eine Festnetznummer, deshalb fehlt die Mobilnummer bei manchen Familien.

  1. Wählen Sie Angebote.
  2. Öffnen Sie das Angebot Kanutour.
  3. Wechseln Sie zum Reiter Teilnahmeliste.
  4. Wählen Sie Anwesenheitsliste.
  5. Öffnen Sie die heruntergeladene PDF-Datei.

Die Anwesenheitsliste zeigt bei jeder Teilnehmer:in hinter „M:“ die Mobilnummer, an die fepli die SMS schickt; wo sie fehlt, erhält die Familie nur die E-Mail.

Schritt 2 – Brevo anbinden

Jede SMS kostet Geld, und Brevo rechnet sie über das Konto ab, aus dem der API-Key stammt. Mit dem Schlüssel aus dem Brevo-Konto der Kommune trägt Musterstadt diese Kosten, und der Absender Musterstadt zeigt den Familien, wer schreibt. Zeigt der Dialog „Von der Installation vorgegeben“, hat das Konto der Installation Vorrang: Die SMS werden dann so verschickt, wie die Installation es eingerichtet hat, und Sie geben nichts ein.

  1. Wählen Sie Einstellungen > Integrationen > Dienste.
  2. Wählen Sie bei Brevo SMS Einrichten.
  3. Geben Sie unter API-Key den Schlüssel aus dem Brevo-Konto ein.
  4. Geben Sie unter Absender Musterstadt ein.
  5. Wählen Sie Speichern.

Die Zeile Brevo SMS zeigt jetzt Konfiguriert, und die SMS von Musterstadt laufen ab jetzt über das Brevo-Konto der Kommune.

Schritt 3 – Den SMS-Text schreiben

Eine SMS fasst 160 Zeichen, deshalb verweist der Text auf die Erinnerungs-E-Mail, die Beginn und Treffpunkt jedes Angebots nennt. Werden zwei Anmeldungen einer Familie zugleich fällig, erhält sie eine gemeinsame Erinnerung. Ein Platzhalter wie {{ offer.name }} nennt darin nur das erste Angebot, darum nennt der Text keines.

  1. Wählen Sie Kommunikation > Benachrichtigungen.
  2. Wählen Sie links in der Gruppe Teilnahme Erinnerung vor Veranstaltung.
  3. Geben Sie unter Textnachricht ein: Ferienpass Musterstadt: Erinnerung an Ihre Anmeldung für morgen. Alles Weitere steht in unserer E-Mail. Wer verhindert ist, meldet sich bitte ab.
  4. Wählen Sie Speichern.

Neben Erinnerung vor Veranstaltung steht jetzt ein grüner Punkt, denn die Standardfassung mit E-Mail-Text und SMS-Text ist gespeichert.

Schritt 4 – Die Erinnerung einschalten

Ist kein Vorlauf eingetragen, erinnert fepli 36 Stunden vor Beginn, bei einem Angebot um 10:00 Uhr also am Abend zwei Tage vorher. Ein Vorlauf von 24 Stunden passt zum Wort „morgen“ im SMS-Text. fepli erinnert an jede Anmeldung nur einmal, deshalb schalten Sie die Erinnerung erst nach dem SMS-Text ein.

Hinweis

Die Einstellung gilt sofort. Beim nächsten stündlichen Lauf verschickt fepli Erinnerungen zu allen Anmeldungen mit nimmt teil, deren Angebot in den nächsten 24 Stunden beginnt.

  1. Wählen Sie Einstellungen > Anmeldung > Teilnehmer:innen.
  2. Aktivieren Sie im Abschnitt Erinnerungen Erinnerungen versenden.
  3. Geben Sie unter Vorlauf 24 ein und wählen Sie Stunden.
  4. Wählen Sie Speichern.

Im Abschnitt Erinnerungen ist Erinnerungen versenden jetzt aktiviert, mit einem Vorlauf von 24 Stunden.

Schritt 5 – Den Versand am Vortag prüfen

fepli prüft einmal pro Stunde, welche veröffentlichten Angebote innerhalb des Vorlaufs beginnen, und verschickt Erinnerungen zu ihren Anmeldungen mit nimmt teil. Beginnt die Kanutour am Samstag um 10:00 Uhr, werden die Erinnerungen am Freitag ab 10:00 Uhr verschickt. Der Postausgang zeigt die E-Mails; SMS führt fepli nirgends auf, ihre Zustellung sehen Sie nur beim SMS-Anbieter.

  1. Wählen Sie am Freitag ab 11:00 Uhr Kommunikation > Postausgang.
  2. Wählen Sie Einzelmails und dann Erinnerung.
  3. Geben Sie in die Suche den Namen einer Kontaktperson aus der Anwesenheitsliste ein.
  4. Wählen Sie die Erinnerung an diese Person.

Die Erinnerung zeigt den E-Mail-Text und darunter die Kanutour mit Beginn und Treffpunkt.

Was Sie erreicht haben

Musterstadt erinnert Familien jetzt 24 Stunden vor Beginn eines Angebots per E-Mail und, wo eine Mobilnummer hinterlegt ist, zusätzlich per SMS. Die SMS ist kurz und verweist auf die E-Mail mit allen Angaben.

Wenn Ihr Fall anders aussieht

  • Wenn Familien auch von einer kurzfristigen Absage per SMS erfahren sollen, geben Sie bei Angebot abgesagt ebenfalls eine Textnachricht ein. fepli schickt diese SMS nur, wenn das Angebot in den nächsten 30 Stunden beginnt; dasselbe gilt für Angebot wiederhergestellt und Nachrücken bestätigt. Die Schritte zeigt Text einer Benachrichtigung ändern.
  • Wenn eine Saison eine eigene Fassung der Erinnerung hat, gilt deren Text, und Sie geben die Textnachricht dort ein: Benachrichtigung für eine Saison anpassen.
  • Wenn eine Teilnehmer:in weder selbst noch über ein Teilnahmekonto eine E-Mail-Adresse hat, erhält ihre Familie keine Erinnerung, auch keine SMS: Eine Familie ohne Internet anmelden.

Wie es weitergeht

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