Antworten per E-Mail

Mit der App Antworten per E-Mail landet eine Antwort auf eine Nachricht aus einer Unterhaltung mit ihren Anhängen am Vorgang.

Ort: Einstellungen > App-Store > Karte Antworten per E-Mail von Brevo GmbH. Sichtbar für: Super-Admins.

Gruppe: Kommunikation > Antworten per E-Mail, ein Anbieter. Anbieter: Brevo, Server in der EU (Frankreich).

Katalog, Zustände und Aufbau einer App beschreibt App-Store.

Was die App tut

Im Abschnitt Was es tut
„Gibt der Mail „Nachricht aus einer Unterhaltung“ eine eigene Antwortadresse.“
„Legt eine Antwort darauf als Nachricht am Vorgang ab: bei der Anmeldung, dem Angebot oder dem Konto.“
„Entfernt den zitierten Verlauf und übernimmt Anhänge.“

Im Abschnitt Wie Sie es nutzen
„Nichts zu bedienen: Antwortet jemand auf die E-Mail einer Unterhaltung, steht die Antwort am Vorgang unter „Aktivität & Kommentare“.“
„Dort antworten Sie wie auf jeden Kommentar.“

Karte im Katalog: „Antwortet jemand auf eine Nachricht, landet die Antwort mit Anhängen am Vorgang und nicht in einem Postfach.“

Verhalten

Merkmal	Inhalt
Zugang	Keine Zugangsdaten
Empfangsdomain in Installationen mit Mandanten	Pflichtfeld, ein Hostname, z. B. `reply.example.org`. Hilfetext: „Antworten gehen an eine Adresse dieser Domain. Eine eigene Subdomain, die sonst nichts tut und deren MX-Einträge auf Brevo zeigen.“ Der Mandant trägt sie beim Einschalten ein und ändert sie mit Speichern.
Empfangsdomain in Installationen ohne Mandanten	Die App zeigt die Domain der Installation, ohne Eingabefeld.
Gültige Domain	Eine Domain, die ein Mandant für seine Website, sein Admin-Panel, seine API oder seinen E-Mail-Versand nutzt, wird abgelehnt. Eine Domain, an der ein anderer Mandant Antworten empfängt, auch: „Die Domain "{Domain}" gehört bereits zu einem Mandanten.“
Schalter	Derselbe wie Antworten im System empfangen unter Allgemein > E-Mail-Versand (E-Mail-Versand)
Eingeschaltet	Die Mail „Nachricht aus einer Unterhaltung“ trägt eine eigene Antwortadresse. Eine Antwort darauf erscheint als Nachricht am Vorgang: bei der Anmeldung, dem Angebot oder dem Konto. Der zitierte Verlauf entfällt, Anhänge werden übernommen.
Ausgeschaltet	„Antworten gehen derzeit an Ihre Antwortadresse.“
Nicht verfügbar	„Die Installation ist dafür noch nicht eingerichtet.“ Die App lässt sich dann nicht einschalten. Die App steht bereit, sobald der Betrieb der Installation den Empfang von Antworten eingerichtet hat. Installationen ohne Mandanten brauchen dazu eine Domain für Antworten.

Einrichtung prüfen

Ort: In der App, unter Einrichtung prüfen. Hilfetext: „Geprüft wird, was gespeichert ist.“ Jetzt prüfen zeigt das Ergebnis im Seitenfenster, Erneut prüfen wiederholt die Prüfung. Die Prüfung ändert nichts. Den Webhook bei Brevo legt der Betrieb der Installation an.

Zeile	Meldung bei Erfolg	Meldung bei Fehler
Empfangsdomain	Die Domain, z. B. `reply.example.org`	„Noch keine Empfangsdomain gespeichert. Geprüft wird sie, sobald die App mit ihr eingeschaltet ist.“ Die beiden anderen Zeilen entfallen dann.
MX-Einträge im DNS	„Zeigen auf Brevo: {Server}.“ Erwartet sind `inbound1.sendinblue.com` und `inbound2.sendinblue.com`.	„Für {Domain} gibt es keine MX-Einträge. Erwartet: {Server}. Eine Änderung im DNS braucht bis zu einigen Stunden.“ Zeigt ein Eintrag auf einen anderen Server: „Zeigen auf {Server}. Erwartet: nur {Server}.“
Webhook bei Brevo	„Für {Domain} registriert.“ Der Webhook muss auf einen Host des Mandanten zeigen.	„Bei Brevo ist für diesen Mandanten kein Webhook registriert. Der Betreiber der Installation legt ihn an: {Befehl}“ Ist er für eine andere Domain registriert: „Für {Domain} registriert, nicht für {Domain}. Der Betreiber der Installation erneuert ihn: {Befehl}“ Antwortet Brevo nicht: „Brevo hat nicht geantwortet. Bitte später erneut prüfen.“

In fepli

Die App zeigt sich unter Aktivität & Kommentare des Vorgangs: bei der Anmeldung, dem Angebot oder dem Konto. Die Antwort steht unter der Nachricht, auf die sie antwortet.

Aktivität & KommentareAllesNotizenEreignisse

Interne Notiz … mit @ jemanden benachrichtigen

Sieht nur das TeamNotiz speichern

Robin Beispiel

BenachrichtigtKim Beispiel

Kim BeispielVeranstalter:in

Treffpunkt.pdf184 KB

Eine Antwort per E-Mail mit Anhang unter der Nachricht des Teams.

Element	Inhalt
Benachrichtigt	Wem fepli die Nachricht des Teams per E-Mail geschickt hat. Der Haken zeigt den Stand der Zustellung, der doppelte Haken eine geöffnete E-Mail. Beides kennt fepli nur mit der App Versand nachverfolgen; sonst bleibt der Haken blass: Versendet.
Absender:in	Name der Person, die geantwortet hat. Gehört die Adresse zu einem Konto, steht dahinter Veranstalter:in oder Konto.
Briefumschlag	„Antwort per E-Mail“ mit der Adresse der Absender:in, sichtbar beim Zeigen auf das Symbol. Nachrichten aus fepli tragen eine Sprechblase: „In der App verfasst“.
Text	Die Antwort ohne den zitierten Verlauf. Ungelesen ist sie farbig hinterlegt und trägt einen Punkt. Hat die E-Mail nur einen Anhang, steht hier „(Dateianhang)“.
Anhang	Dateiname und Größe. Ein Klick lädt die Datei herunter.

Datenschutz

Zeile	Inhalt
Wohin	EU
Was	Eingehende E-Mails an die Antwortadresse, mit Anhängen
Datenkategorie	E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Nachricht, Anhänge
Betroffenenkategorie	Teilnahmekonten, Veranstalter:innen, Team
Rechtsgrundlage	Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Dazu	Inhalt
Empfänger	Brevo nimmt die Antwort über das Konto der Installation an und gibt sie an fepli weiter.