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Im SaisonalltagAdmins

Passbilder nachträglich bei den Familien einholen

Für die Kinderstadt der Sommerferien 2027 bekommt jedes Kind einen Ausweis mit Passbild. Die Anmeldung läuft schon, und das Angebot fragt bisher kein Foto ab. Am Ende liegt zu jedem Kind mit Platz ein Foto in fepli, und Sie laden die Fotos für die Ausweise herunter. Sie brauchen etwa 30 Minuten, verteilt auf die Anmeldephase und die Tage nach der Zuteilung.

Was Sie brauchen

  • Ein Konto mit der Kontoart Admin.
  • Das Angebot Kinderstadt der Saison „Sommerferien 2027“ mit 60 Plätzen und der Anmeldeart Anmeldung über die Website. Es ist veröffentlicht; ändern können es deshalb nur noch Admins.
  • Die Saison vergibt die Plätze per Losverfahren, wie in Sommerferien mit Losverfahren planen.
  • Einen Stichtag, bis zu dem die Fotos vorliegen müssen, hier der 09.07.2027.

Schritt 1 – Das Passbild im Anmeldeformular abfragen

Eine Zusatzfrage vom Typ Datei gilt ab dem Speichern für alle Anmeldungen, auch für die bisherigen; deren Familien beantworten sie später über den Link zu ihrer Anmeldung. Lassen Sie die Frage freiwillig. Wer sich abends am Smartphone anmeldet und kein passendes Foto zur Hand hat, bricht bei einer Pflichtangabe sonst die Anmeldung ab.

  1. Öffnen Sie das Angebot Kinderstadt.
  2. Wechseln Sie zum Reiter Bearbeiten.
  3. Öffnen Sie die Seite Anmeldeformular.
  4. Wählen Sie unter Zusatzfragen Frage hinzufügen.
  5. Geben Sie in das Feld der neuen Frage Passbild Ihres Kindes ein.
  6. Wählen Sie Datei.
  7. Deaktivieren Sie unter Erlaubte Dateien PDF.
  8. Wählen Sie Speichern.

Die Vorschau zeigt die Frage ohne Sternchen und darunter „Foto aufnehmen oder Datei wählen“ mit „Bilder, max. 10 MB“. Familien, die sich ab jetzt anmelden, laden das Foto im Anmeldeformular hoch; am Smartphone nehmen sie es mit Foto aufnehmen direkt auf.

Schritt 2 – Nach der Zuteilung prüfen, wer schon ein Foto hat

Einen Ausweis braucht nur, wer einen Platz hat. Warten Sie deshalb die Zuteilung ab, bevor Sie Familien anschreiben; so erhalten Sie keine Fotos von Kindern, die nicht teilnehmen. Viele Familien haben das Foto dann schon bei der Anmeldung hochgeladen.

  1. Wechseln Sie im Angebot Kinderstadt zum Reiter Teilnahmeliste.
  2. Wählen Sie den Filter Zugeteilt.

Die Spalte „Passbild Ihres Kindes“ zeigt bei jedem Kind Datei anzeigen oder Keine Datei.

Schritt 3 – Die Familien mit Platz anschreiben

Die Rundmail aus der Teilnahmeliste erreicht alle Familien mit Zusage auf einmal. Weil Anmeldedetails anhängen aktiviert ist, enthält jede E-Mail die Anmeldung der Familie mit dem Link Anmeldung verwalten, über den sie das Foto ohne Konto hochlädt. Die Rundmail unterscheidet nicht, wer schon ein Foto hochgeladen hat; schreiben Sie deshalb in den Text, dass nur Familien ohne Foto etwas tun müssen.

Referenz · RundmailNachricht
  1. Wählen Sie in der Teilnahmeliste Anschreiben. Die Rundmail öffnet sich mit der Kinderstadt und dem Teilnahmestatus nimmt teil.
  2. Geben Sie als E-Mail-Betreff Passbild für die Kinderstadt ein.
  3. Geben Sie als E-Mail-Text ein: Für den Ausweis in der Kinderstadt brauchen wir ein Passbild Ihres Kindes. Falls Sie es nicht schon bei der Anmeldung hochgeladen haben, wählen Sie unten „Anmeldung verwalten“ und laden Sie es bis zum 09.07.2027 hoch. Am Smartphone können Sie das Foto dort direkt aufnehmen.
  4. Wählen Sie Weiter zur Prüfung.
  5. Prüfen Sie die E-Mail und wählen Sie „An {Anzahl} Empfänger:innen senden“, dann in der Rückfrage Endgültig versenden.

Versand nachverfolgen zeigt, wie die E-Mails zugestellt werden. Über Anmeldung verwalten öffnet eine Familie ihre Anmeldung, lädt unter „Einwilligungen & Angaben“ das Foto hoch und wählt Angaben speichern. Der Link gilt 14 Tage.

Schritt 4 – Bei einzelnen Familien nachfassen

Nach dem Stichtag zeigt die Teilnahmeliste, welche Fotos noch fehlen. Senden Sie diesen Familien den Link zu ihrer Anmeldung einzeln. Die E-Mail hat einen festen Text; den Stichtag nennen Sie bei Bedarf am Telefon.

  1. Wählen Sie in der Zeile eines Kindes mit Keine Datei das Zeilenmenü ⋮ und dann Link an die Familie senden.
  2. Wählen Sie im Dialog Link senden.

Der Dialog zeigt Link gesendet. Die Familie erhält die E-Mail „Ihr Link zur Anmeldung“ mit der Schaltfläche Anmeldung öffnen; der Link gilt wieder 14 Tage.

Schritt 5 – Die Fotos für die Ausweise herunterladen

fepli speichert jedes Foto bei seiner Anmeldung, und Sie laden es für den Ausweis einzeln herunter. Sieht ein Foto nicht aus wie ein Passbild, ersetzt die Familie es selbst über den Link zu ihrer Anmeldung.

  1. Wählen Sie in der Zeile von Alex Beispiel Datei anzeigen.
  2. Wählen Sie Herunterladen.

Das Seitenfenster zeigt das Foto mit „Datei zur Anmeldung von Alex Beispiel bei Kinderstadt“, und Ihr Browser lädt die Datei herunter.

Was Sie erreicht haben

Die Kinderstadt fragt das Passbild jetzt bei jeder Anmeldung ab, und zu den Kindern mit Platz liegen die Fotos in fepli. Familien ohne Foto bei der Anmeldung haben es über den Link zu ihrer Anmeldung nachgereicht, ohne sich neu anzumelden.

Wenn Ihr Fall anders aussieht

  • Wenn Sie statt eines Fotos eine andere Angabe nachträglich brauchen, z. B. die T-Shirt-Größe, wählen Sie in Schritt 1 Text. Familien ergänzen die Antwort über denselben Link.
  • Wenn Sie die Familien schon vor der Zuteilung anschreiben, wählen Sie in der Rundmail unter Teilnahmestatus zusätzlich neu. Sie erhalten dann auch Fotos von Kindern, die keinen Platz bekommen.
  • Wenn eine Familie das Foto auf anderem Weg schickt, z. B. per E-Mail, laden Sie es selbst hoch: Keine Datei öffnet das Seitenfenster mit Datei hinzufügen.
  • Wenn Sie den Familien zugesagt haben, die Fotos nach der Kinderstadt zu löschen, löschen Sie jedes Foto im selben Seitenfenster mit Datei löschen.
  • Wenn Veranstalter:innen die Ausweise erstellen, öffnen sie die Fotos in ihrer Teilnahmeliste, sobald die Phase Teilnahmelisten öffentlich läuft: Teilnahmeliste.

Wie es weitergeht

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