Aufbewahrungsfrist festlegen
Ohne eingetragene Frist merkt fepli Teilnehmer:innen 2 Jahre nach ihrer letzten Saison nur zur Löschung vor. Um eine andere Frist, eine Hinweis-Mail oder das automatische Löschen zu nutzen, tragen Sie eine Aufbewahrungsfrist ein.
Voraussetzungen
- Super-Admin.
- Die Frist ist mit Ihrer Datenschutzbeauftragten abgestimmt und in der Datenschutzerklärung beschrieben.
Schritte
- Wählen Sie Einstellungen > Datenschutz > Fristen & Verantwortliche.
- Geben Sie unter Frist nach der letzten Saison die Frist ein, z. B.
2und Jahre.
Achtung
Mit Automatisch löschen löscht fepli fällige Daten jede Nacht. Die Löschung lässt sich nicht rückgängig machen.
- Wählen Sie unter Nach Ablauf der Frist Zur Löschung vormerken oder Automatisch löschen.
- Wählen Sie unter Vor der Löschung informieren Hinweis-Mail senden oder Ohne Hinweis.
- Haben Sie Hinweis-Mail senden gewählt, geben Sie den Vorlauf des Hinweises ein.
- Müssen Sie Belege länger als 8 Jahre aufbewahren, z. B. nach dem Haushaltsrecht einer Kommune, geben Sie unter Belege aufbewahren die Zahl der Jahre ein.
- Um Kopien versendeter E-Mails und SMS nachts löschen zu lassen, geben Sie unter E-Mails und SMS aufbewahren eine Frist ein, z. B.
2und Jahre. - Um das Versandprotokoll nachts löschen zu lassen, geben Sie unter Versandprotokoll aufbewahren die Zahl der Jahre ein, z. B.
3. - Um Pseudonyme gelöschter Teilnehmer:innen zu entfernen, geben Sie unter Pseudonyme entfernen nach die Zahl der Jahre ein. Die Statistik älterer Saisons zählt danach keine einzelnen Teilnehmer:innen mehr.
- Geben Sie unter Verantwortliche Stelle die Angaben ein.
- Wählen Sie Speichern.
Ergebnis
Die Zeitleiste So läuft es mit den aktuellen Werten zeigt den Ablauf. Vorgemerkte Personen erscheinen unter Compliance > Aufbewahrung.
Wenn es nicht klappt
| Problem | Abhilfe |
|---|---|
| „Für „Hinweis vor Löschung“ ist noch kein Text hinterlegt“ erscheint. | Wählen Sie Text schreiben. Ohne Text verschickt fepli keine Hinweis-Mail. |
| Unter der Frist steht „Es gilt die Standardfrist von 2 Jahren. …“, und fepli verschickt keine Hinweis-Mail oder löscht nachts nicht. | Das Feld ist leer. Tragen Sie eine Frist ein, auch wenn es 2 Jahre sind, und wählen Sie Speichern. |
| Alte Nachrichten bleiben im Postausgang. | Unter E-Mails und SMS aufbewahren gilt die Standardfrist; mit ihr löscht fepli nur, wenn Sie einen Lauf starten: Fällige Daten löschen. Für das nächtliche Löschen tragen Sie eine Frist ein, auch wenn es 2 Jahre sind. |
| Alte Einträge bleiben im Versandprotokoll. | Unter Versandprotokoll aufbewahren gilt die Standardfrist; mit ihr löscht fepli nur, wenn Sie einen Lauf starten. Für das nächtliche Löschen tragen Sie eine Frist ein, auch wenn es 3 Jahre sind. Einträge zu laufenden Angeboten und Saisons und zu Nachrichten im Postausgang bleiben länger (Betroffenenrechte: Versandprotokoll). |