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Einrichten und einbindenAdmins

Teilnahmebeiträge online mit pmPayment kassieren

Musterstadt hat einen Vertrag mit pmPayment und kassiert die Teilnahmebeiträge ab den Sommerferien 2027 online. Wer nicht online bezahlen kann, zahlt bar im Bürgerbüro. Sie verbinden fepli mit pmPayment, stellen die Zahlungen ein und begleiten die Saison vom Zulassungsbescheid bis zur letzten Barzahlung. Die Einrichtung dauert etwa 30 Minuten; Erinnerung und Barzahlungen verteilen sich auf die Wochen nach dem Festschreiben.

Was Sie brauchen

  • Ein Konto mit der Rolle Super-Admin. Nur Super-Admins sehen die Einstellungen. Für den Bereich Zahlungen genügt später die Rolle Zahlungen einsehen und erstellen.
  • Die Zugangsdaten aus dem pmPayment-Vertrag: den Amtlichen Gemeindeschlüssel, den Salt und das Verfahren.
  • Die Saison Sommerferien 2027 mit einer Anmeldephase im Losverfahren. Die Angebote tragen einen Teilnahmebeitrag. Sommerferien mit Losverfahren planen zeigt, wie Sie die Saison anlegen.

Schritt 1 – pmPayment verbinden

Mit den Zugangsdaten leitet fepli Familien zum Bezahlen an pmPayment weiter, und pmPayment meldet jede Zahlung an fepli zurück. Der Dienst schaltet zugleich den Bereich Zahlungen frei. Die Zugangsdaten speichert Ihre Instanz verschlüsselt.

  1. Wählen Sie Einstellungen.
  2. Wechseln Sie zu Integrationen > Dienste.
  3. Wählen Sie in der Zeile pmPayment Einrichten.
  4. Wenn der Dialog „Von der Installation vorgegeben“ zeigt, stellt die Installation die Zugangsdaten bereit. Wählen Sie dann Schließen und fahren Sie mit Schritt 2 fort.
  5. Geben Sie unter AGS den Amtlichen Gemeindeschlüssel ein.
  6. Geben Sie unter Salt den Hash Key und unter Verfahren das Verfahren aus Ihrem Vertrag ein.
  7. Wählen Sie Speichern.

Die Zeile pmPayment zeigt jetzt Konfiguriert, und in der Seitenleiste steht Zahlungen. Den Salt zeigt fepli nicht wieder an: Unter Zugangsdaten steht im Feld Salt nur eine Reihe Punkte. Bleibt das Feld leer, behält fepli den gespeicherten Wert.

Schritt 2 – Belegnummern und Bezahlweg festlegen

Solange pmPayment eingerichtet ist, bleibt Zahlungen aktiv eingeschaltet. Das Präfix kennzeichnet die Belege des Jahres: Mit FP2027- heißen sie FP2027-1, FP2027-2 und so weiter, und ein neues Präfix beginnt wieder bei 1. Musterstadt lässt Angebote zur Zahlung wählbar aus, damit jede Familie alle offenen Beiträge in einer Zahlung begleicht; ist die Einstellung eingeschaltet, wählen Familien einzelne Angebote aus und bezahlen den Rest später.

  1. Wechseln Sie in den Einstellungen zu Zahlungen.
  2. Geben Sie unter Präfix der Belegnummer FP2027- ein.
  3. Prüfen Sie, dass Angebote zur Zahlung wählbar deaktiviert ist.
  4. Wählen Sie Speichern.

Die Meldung „Einstellungen gespeichert.“ erscheint. Bei Zahlungen aktiv steht „Aktiviert“ mit dem Schloss „durch pmPayment“.

Schritt 3 – Beiträge für die Saison einziehen

Nur eine Saison mit Teilnahmebeiträge einziehen führt einen Zahlstatus, und nur ihre Anmeldungen erscheinen in den Zahlungsansichten. Bei neuen Saisons ist die Einstellung eingeschaltet. Prüfen Sie sie trotzdem, bevor die ersten Zusagen entstehen.

  1. Wählen Sie in der Seitenleiste unter Saisons die Saison Sommerferien 2027.
  2. Wechseln Sie zum Reiter Bearbeiten.
  3. Öffnen Sie links die Seite Zahlung & Abschluss.
  4. Wenn Teilnahmebeiträge einziehen im Abschnitt Zahlungen deaktiviert ist, aktivieren Sie es und wählen Sie Speichern.

Teilnahmebeiträge einziehen ist aktiviert, und im Reiter Details der Saison steht unter Teilnahmebeiträge jetzt An.

Schritt 4 – Im Zulassungsbescheid auf das Bezahlen hinweisen

Im Losverfahren schulden Familien erst mit dem Zulassungsbescheid etwas, und der vorgegebene Text des Bescheids nennt keine Beiträge. Ein zusätzlicher Absatz teilt den Familien mit, wo sie bezahlen. Musterstadt nennt darin gleich das Bürgerbüro für alle, die bar zahlen.

  1. Wählen Sie Kommunikation > Benachrichtigungen.
  2. Wählen Sie links Zulassungsbescheide.
  3. Wechseln Sie zum Reiter Standard und dann zum Reiter Bearbeiten.
  4. Geben Sie unter Text am Ende einen Absatz ein, z. B. Die Teilnahmebeiträge bezahlen Sie online in Ihrem Konto auf der Ferienpass-Website oder bar im Bürgerbüro.
  5. Wählen Sie Speichern.

Die Meldung „Die Benachrichtigung wurde gespeichert.“ erscheint. Der Hinweis steht jetzt in jedem Zulassungsbescheid, solange die Saison keine eigene Fassung der Benachrichtigung hat.

Schritt 5 – Nach dem Festschreiben die offenen Beiträge verfolgen

Im Losverfahren entsteht die Zahllast mit dem Festschreiben, weil sich jede Zusage bis dahin noch ändern kann. Im Windhundverfahren entstünde sie schon mit der Zusage bei der Anmeldung. Für Musterstadt heißt das: Familien bezahlen, sobald ihr Zulassungsbescheid da ist.

  1. Schreiben Sie die Anmeldungen fest und benachrichtigen Sie die Familien. Die Schritte stehen in Anmeldungen festschreiben.
  2. Wählen Sie in der Seitenleiste Zahlungen.
  3. Wählen Sie oben die Saison Sommerferien 2027.
  4. Wählen Sie oben Offen.

Die Liste zeigt jede Anmeldung mit offener Gebühr, und Offen oben nennt die Summe. Familien sehen auf der Website „Zahlung ausstehend“ und bezahlen über Teilnahmegebühren bezahlen: Sie prüfen Rechnungsadresse und Betrag und wählen die Zahlungsart bei pmPayment. Nach der Zahlung erhalten sie die E-Mail Beleg erstellt mit dem Beleg als PDF, und die Anmeldung verschwindet aus Offen.

Schritt 6 – Familien an offene Beiträge erinnern

Nach zwei Wochen erinnert Musterstadt alle Familien, die noch nicht bezahlt haben. Jedes Konto erhält eine E-Mail mit seinem Betrag und einem persönlichen Zahlungslink, der 30 Tage gilt. Konten ohne E-Mail-Adresse bleiben außen vor; ihnen gibt das Team eine gedruckte Rechnung.

  1. Wählen Sie Zahlungen und dann oben Offen.
  2. Wählen Sie alle Anmeldungen aus und dann Zahlungslink senden.
  3. Prüfen Sie im Dialog, welche Konten außen vor bleiben, und wählen Sie Entwurf öffnen.
  4. Geben Sie am Ende der Nachricht Sie können auch bar im Bürgerbüro bezahlen. ein.
  5. Wählen Sie Vorschau ansehen und prüfen Sie die E-Mail.

Achtung

Der Versand lässt sich nicht rückgängig machen. Jedes Konto erhält zugleich einen Beleg über die ausgewählten Anmeldungen.

  1. Wählen Sie „{Anzahl} Zahlungserinnerungen senden“ und dann Endgültig versenden.

Jedes Konto hat eine E-Mail mit der Schaltfläche „Jetzt bezahlen“ erhalten. Unter Belege stehen die neuen Belege im Zustand Neu mit dem Hinweis „Zahlungslink läuft in {Anzahl} Tagen ab“.

Schritt 7 – Barzahlung im Bürgerbüro buchen

Wer nicht online bezahlen kann, bringt den Betrag ins Bürgerbüro. Das Team bucht ihn in fepli und gibt der Familie einen Beleg mit. So stehen Bar- und Online-Zahlungen im selben Kassenbericht.

  1. Wählen Sie Zahlungen und dann Zahlung erfassen.
  2. Geben Sie den Namen der Teilnehmer:in ein, z. B. Alex Beispiel, und wählen Sie den Eintrag.
  3. Prüfen Sie unter Wer zahlt das Konto und unter Rechnungsadresse die Anschrift.
  4. Wählen Sie unter Wofür die Posten, die die Familie bezahlt.
  5. Um das Rückgeld zu sehen, geben Sie unter Erhalten den erhaltenen Betrag ein.
  6. Wählen Sie „{Betrag} buchen & Beleg drucken“.

Der Beleg ist bezahlt, trägt eine Nummer wie FP2027-12 und öffnet sich zum Drucken. Die Anmeldung verschwindet aus Offen.

Was Sie erreicht haben

fepli ist mit pmPayment verbunden, und in den Sommerferien 2027 rechnet Musterstadt Teilnahmebeiträge ab. Familien bezahlen nach dem Zulassungsbescheid online oder bar im Bürgerbüro. Auf beiden Wegen entstehen Belege aus derselben Nummernfolge.

Wenn Ihr Fall anders aussieht

Wie es weitergeht

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