Beiträge mit Ermäßigungen und Kostenübernahmen abrechnen

Die Zusagen der Sommerferien 2027 sind festgeschrieben, und das Bürgerbüro von Musterstadt rechnet die Beiträge ab. Familie Beispiel bringt einen Bescheid über Bildung und Teilhabe (BuT) für Alex mit, und Mia hat den Musterstadt-Pass. Für Luka Muster gibt es eine Absprache über einen Härtefall. Am Ende sind beide Familien abgerechnet: Familie Beispiel bar am Schalter, Familie Muster über einen Zahlungslink. Sie brauchen etwa 40 Minuten.

Was Sie brauchen

• Für Schritt 1 und 2 ein Konto mit der Rolle Super-Admin, danach die Rolle Zahlungen einsehen und erstellen.
• Eine eingerichtete Online-Zahlung: Teilnahmebeiträge online mit pmPayment kassieren.
• In der Saison Sommerferien 2027 die festgeschriebenen Zusagen von Alex Beispiel für die Kanutour (15,00 €), Mia Beispiel für den Töpferkurs (12,50 €) und Luka Muster für die Kanutour. Alex und Mia gehören zum Konto von Jo Beispiel, Luka zum Konto von Charlie Muster.
• Den BuT-Bescheid des Landkreises Musterstadt über 15,00 € für die Kanutour von Alex.
• Den Musterstadt-Pass von Mia mit Nummer und Gültigkeit.

Schritt 1 – Die Ermäßigungen einrichten

Eine Ermäßigung senkt die Zahllast selbst, weil Musterstadt auf einen Teil des Beitrags verzichtet. Der Musterstadt-Pass gilt für jede Anmeldung eines Kindes mit Pass, deshalb soll er sich bei der Teilnehmer:in hinterlegen lassen. Über einen Härtefall entscheidet das Team im Einzelfall, deshalb bekommt er keinen festen Wert.

Die Liste zeigt jetzt „Musterstadt-Pass“ mit „−50 %“, „ab 2,00 €“, „bis 20,00 €“ und „bei Teilnehmer:innen“ und darunter „Härtefall“ mit „Betrag frei · Notiz Pflicht“.

Schritt 2 – Eine Vorlage für Bildung und Teilhabe anlegen

Übernimmt ein Leistungsträger den Beitrag, bleibt die Zahllast bestehen, denn das Geld kommt nur von jemand anderem. Das Team bucht es als Guthaben. Die Vorlage sorgt dafür, dass jede dieser Buchungen gleich heißt und im Kontoauszug das Kürzel „BuT“ trägt.

Die Vorlage „BuT-Guthaben“ steht jetzt mit „+ Guthaben“ und „Kürzel BuT“ in der Liste.

Schritt 3 – Den Musterstadt-Pass bei Mia hinterlegen

Mias Pass gilt die ganze Saison. Ist er bei Mia hinterlegt, ermäßigt er jede ihrer Anmeldungen, auch wenn die Familie online bezahlt. Das Datum unter „gültig bis“ sorgt dafür, dass die Ermäßigung mit dem Pass endet.

Die Meldung „Die Änderungen sind gespeichert.“ erscheint, und unter Ermäßigung steht „Musterstadt-Pass“ mit der Passnummer.

Schritt 4 – Das Guthaben für Alex buchen

Familie Beispiel hat noch nie gezahlt, deshalb steht sie noch nicht unter Debitor:innen. Über ihren Namen in der Liste der offenen Anmeldungen kommen Sie trotzdem auf ihre Seite. Auf den Zahlungslink für den Rest verzichten Sie, denn Jo Beispiel zahlt gleich am Schalter.

Der Kontoauszug zeigt jetzt „BuT“ und „Gutschrift · Kanutour · Alex“ mit +15,00 €, und Guthaben heute steht auf 15,00 €.

Schritt 5 – Die Barzahlung von Jo Beispiel erfassen

Jo Beispiel steht im Bürgerbüro. „Zahlung erfassen“ fasst alle offenen Beiträge der Familie zusammen, zieht Mias Ermäßigung ab und verrechnet das BuT-Guthaben. Übrig bleibt der Anteil, den die Familie selbst trägt.

Die Meldung „Beleg {Nummer} gebucht“ erscheint, darunter „6,25 € bar verbucht.“ Der Beleg nennt beide Angebote mit der regulären Gebühr und darunter „Ermäßigung · Musterstadt-Pass“.

Schritt 6 – Lukas Beitrag ermäßigen und per Zahlungslink anfordern

Für Luka hat das Team einen Beitrag von 5,00 € vereinbart. Die Vereinbarung gilt nur für diese eine Anmeldung, deshalb gewähren Sie die Ermäßigung beim Abrechnen. Charlie Muster zahlt online; der Beleg bleibt offen, bis das Geld eingeht.

Die Meldung „Beleg erstellt“ erscheint, darunter „Beleg über 5,00 €. Zahlungslink an charlie.muster@example.org gesendet.“ Unter Zahlungen > Belege steht der Beleg mit dem Status neu.

Was Sie erreicht haben

Beide Familien sind abgerechnet, und jeder Weg passt zu seinem Fall. Das BuT-Geld steht als Guthaben im Kontoauszug von Familie Beispiel, und der Musterstadt-Pass senkt Mias Beiträge die ganze Saison. Der Härtefall ist mit Notiz an Lukas Anmeldung vermerkt. Zahlt Charlie Muster nicht, erinnern Sie auf der Belegseite mit Erinnern.

Wenn Ihr Fall anders aussieht

• Wenn der Leistungsträger nur einen Teil übernimmt, fordern Sie in der Freien Buchung den Rest gleich per Zahlungslink an: Leistungen für Bildung und Teilhabe als Guthaben buchen.
• Wenn ein Pass nur für eine einzelne Anmeldung gelten soll, wählen Sie ihn beim Abrechnen als Grund: Ermäßigung beim Abrechnen gewähren.

Wie es weitergeht

• Zahlungserinnerung mit Zahlungslink senden
• Barzahlung erfassen
• Wie Zahllast, Beleg und Guthaben zusammenhängen