Ein Angebot durchführen und abschließen
Die Kanutour des Sportvereins Musterstadt beginnt nächste Woche, und die Plätze sind zugeteilt. Sie bereiten die Listen für den Tag vor und prüfen die Einwilligungen der Familien. Nach dem letzten Termin schließen Sie die Kanutour mit dem Abschlussbogen der Saison ab. Am Rechner brauchen Sie etwa 30 Minuten, verteilt auf die Woche vor der Tour und den Tag danach.
Was Sie brauchen
- Ein Konto als Mitglied des Sportvereins Musterstadt, z. B. aus Ihren Verein in fepli einrichten.
- Die veröffentlichte Kanutour in der Saison „Sommerferien 2027“ mit Anmeldung über die Website und zugeteilten Plätzen.
- Zugriff auf die Teilnahmeliste. Veranstalter:innen haben ihn, solange die Phase Teilnahmelisten öffentlich läuft.
- Einen Drucker.
Schritt 1 – Die Vertraulichkeitserklärung zeichnen
Die Teilnahmeliste enthält Namen, Alter und Kontaktdaten von Teilnehmer:innen und ihren Familien. Deshalb verlangt Musterstadt, dass jede Person vor dem ersten Blick in die Liste zusichert, diese Daten vertraulich zu behandeln. Die Zeichnung gilt für Sie persönlich und für alle Ihre Angebote der Saison.
- Wählen Sie Angebote und dann die Kanutour. Die Detailansicht öffnet sich als Seitenfenster.
- Wählen Sie Teilnahmeliste. Die Seite zeigt Zugriff nur mit Unterschrift und darunter die Erklärung der Saison.
- Lesen Sie die Erklärung.
- Aktivieren Sie Ich habe die Erklärung gelesen und verpflichte mich zur Einhaltung.
- Wählen Sie Bestätigen und Teilnahmeliste öffnen.
- Wählen Sie Teilnahmeliste öffnen.
Unten die Seite vor der Unterschrift, rechts unten danach. Titel und Text der Erklärung legt das Team in der Saison fest; der Titel hier ist ein Beispiel.
Sie sehen jetzt die Teilnahmeliste der Kanutour. Bei den anderen Angeboten des Vereins in dieser Saison erscheint die Erklärung für Sie nicht mehr.
Schritt 2 – Die Teilnahmeliste lesen
Die Liste gruppiert die Anmeldungen nach ihrem Teilnahmestatus. Einen Platz auf der Kanutour haben nur die Teilnehmer:innen in der Gruppe Nimmt teil. Wer in der Gruppe Auf Warteliste steht, hat keinen Platz, solange er nicht zugeteilt wird.
- Lesen Sie im Kopf unter Plätze ab, wie viele Plätze zugeteilt sind.
- Wählen Sie über der Tabelle den Filter Zugeteilt.
- Wählen Sie den Namen einer Teilnehmer:in. Die Anmeldung zeigt die Kontaktdaten der Familie.
- Schließen Sie die Anmeldung.
- Wählen Sie den Filter Nicht dabei. Wer in den Gruppen Abgelehnt, Ohne Platz oder Abgemeldet steht, fährt nicht mit.
Weitere Spalten, Zeilen und Filter sind ausgeblendet.
Sie wissen jetzt, wer mitfährt, und die Tabelle zeigt zu jeder Teilnehmer:in Alter, Einwilligungen und die Antworten auf die Zusatzfragen.
Schritt 3 – Die Einwilligungen prüfen
Was die Betreuer:innen am Wasser dürfen, z. B. fotografieren, hängt von den Einwilligungen der Familien ab. Die Spalte Einwilligungen zeigt „Erteilt“ nur, wenn eine Familie allen Erklärungen zugestimmt hat, und nennt bei „Abgelehnt“ die abgelehnten Erklärungen. Für die Betreuer:innen zeigt die PDF-Datei Einwilligungen jede Erklärung einzeln.
Referenz · EinwilligungenWas die Spalte „Einwilligungen“ zeigt- Lesen Sie im Kopf unter Einwilligungen ab, wie viele offen sind.
- Wählen Sie neben Anwesenheitsliste den Pfeil Weitere Exporte und dann Einwilligungen.
- Lesen Sie in der PDF-Datei für jede Teilnehmer:in den Stand jeder Erklärung. Nur „Akzeptiert“ ist eine Einwilligung; behandeln Sie jeden anderen Stand wie eine Ablehnung.
- Wenn in der Spalte Einwilligungen bei einer Teilnehmer:in „Ausstehend“ steht, wählen Sie daneben das Symbol Link an die Familie senden.
- Wählen Sie im Dialog Link senden. Der Dialog zeigt Link gesendet, und die Familie erhält per E-Mail den Link zur Anmeldung, über den sie die Einwilligung nachholt.
Die Teilnahmeliste mit dem Menü Weitere Exporte, darunter der Dialog Link an die Familie senden.
Die PDF-Datei zeigt jetzt für jede Teilnehmer:in mit Platz oder auf der Warteliste den Stand jeder Erklärung.
Schritt 4 – Die Listen für den Tag drucken
Am Treffpunkt haken Sie auf der Anwesenheitsliste ab, wer kommt; sie enthält auch die Telefonnummern der Familien. Die Teilnahmeliste als PDF zeigt zusätzlich Einwilligungen und Antworten auf die Zusatzfragen. Wer im Angebot unter Listen-Empfänger:innen eingetragen ist, erhält kurz vor dem ersten Termin außerdem eine E-Mail mit einem Link zur Teilnahmeliste.
- Wählen Sie Anwesenheitsliste. Die PDF-Datei wird heruntergeladen.
- Drucken Sie die Anwesenheitsliste.
- Wählen Sie den Pfeil Weitere Exporte und dann Teilnahmeliste im Format PDF.
- Drucken Sie die Teilnahmeliste und geben Sie sie den Betreuer:innen der Kanutour.
Sie haben jetzt zwei Ausdrucke mit Name, Alter, Telefon- und Mobilnummer jeder Teilnehmer:in. Teilnehmer:innen auf der Warteliste stehen jeweils auf eigenen Seiten unter der Überschrift „Warteliste“.
Schritt 5 – Am Tag der Kanutour die Anwesenheit festhalten
Musterstadt fragt im Abschlussbogen der Saison ab, wer da war. Was Sie am Treffpunkt abhaken, tragen Sie nach der Tour dort ein.
- Haken Sie auf der Anwesenheitsliste jede Teilnehmer:in ab, die zum Treffpunkt kommt.
- Notieren Sie Name und Alter jeder Person, die ohne Anmeldung mitfährt.
Auf der Anwesenheitsliste steht jetzt bei jeder Teilnehmer:in, die dabei war, ein Haken.
Schritt 6 – Die Kanutour abschließen
Mit dem Abschluss meldet der Verein dem Team, dass die Kanutour stattgefunden hat, und beantwortet den Abschlussbogen. fepli übernimmt dabei die Anwesenheit in die Teilnahmeliste. Wenn die Saison die Veranstalter:innen ans Abschließen erinnert, erhalten alle Mitglieder des Vereins nach dem letzten Termin die E-Mail „Veranstaltung hat stattgefunden“.
- Wählen Sie Angebote und in der Zeile der Kanutour Abschließen. Der Bereich Angebot abschließen öffnet sich mit dem Abschlussbogen.
- Wählen Sie im Bogen bei jeder Teilnehmer:in ohne Haken auf Ihrer Anwesenheitsliste nicht da. Vorausgewählt ist da.
- Um eine Person ohne Anmeldung einzutragen, wählen Sie Person hinzufügen, die spontan dabei war.
- Geben Sie Name und Alter ein und wählen Sie Hinzufügen.
- Beantworten Sie die übrigen Fragen des Bogens. Pflichtfragen tragen einen Stern.
Achtung
Nach dem Abschließen lassen sich Antworten und Anwesenheit nicht mehr ändern, und die Kanutour lässt sich nicht mehr absagen.
- Wählen Sie Abschließen.
Die Fragen des Bogens legt die Saison fest; Überschrift und Fragen hier sind ein Beispiel.
Der Bereich zeigt jetzt „Angebot abgeschlossen“ und „Danke! Sie müssen nichts weiter tun.“ Die Kanutour steht im Status Abgeschlossen, und das Team erhält Ihre Antworten.
Schritt 7 – Das Ergebnis in der Teilnahmeliste ansehen
- Wechseln Sie zum Reiter Teilnahmeliste.
Die Teilnehmer:innen mit Platz stehen jetzt in den Gruppen Teilgenommen und Nicht erschienen. Personen ohne Anmeldung stehen unter Teilgenommen. Ihre Antworten finden Sie unter Weitere Aktionen (⋮) > Rückmeldung ansehen.
Was Sie erreicht haben
Sie haben die Kanutour mit geprüften Einwilligungen und gedruckten Listen vorbereitet und nach dem letzten Termin abgeschlossen. Die Teilnahmeliste hält fest, wer teilgenommen hat, und das Team hat Ihre Rückmeldung.
Wenn Ihr Fall anders aussieht
- Wenn die Saison keinen Abschlussbogen für Veranstalter:innen hat, zeigt der Bereich „Die Saison fragt beim Abschließen nichts ab.“ Wählen Sie dann nur Abschließen. Die Teilnahmeliste bleibt unverändert.
- Wenn sich Treffpunkt oder Uhrzeit kurzfristig ändern, schreiben Sie alle Familien mit Platz an: Teilnehmer:innen eines Angebots anschreiben.
- Wenn der Reiter Teilnahmeliste fehlt: Klären, warum eine Veranstalter:in die Teilnahmeliste nicht sieht.
- Wenn über Ihrer Teilnahmeliste der Filter Warteliste fehlt, enthalten die PDF-Dateien keine Warteliste: Teilnahmeliste: Exporte.
- Wenn die Kanutour ausfallen muss: Angebot absagen.