Einstellungen
Unter Einstellungen legen Super-Admins das Verhalten der ganzen Instanz fest.
Ort: Einstellungen (System). Sichtbar für: Super-Admins.
| Regel | Inhalt |
|---|---|
| Kennzeichen Konfiguration | Die Installation gibt den Wert fest vor; das Feld ist gesperrt. |
| Speichern | Jede Seite mit Formular hat eine eigene Speicherleiste. Änderungen gelten sofort. |
Allgemein
Identität & Darstellung
| Feld | Bedeutung | Werte | Standard | Auswirkung |
|---|---|---|---|---|
| Seitentitel | „Suffix im Browser-Tab des Admin-Panels.“ | Text, höchstens 255 Zeichen, Pflichtfeld | Name des Mandanten, ohne Mandanten fepli | Steht im Kopf des Admin-Panels und auf der Anmeldeseite, wenn es kein Logo gibt und das fepli-Logo ausgeblendet ist. Steht außerdem im Kopf der PDF-Exporte von Einwilligungen und in der Fußzeile des Kassenberichts. |
| Logo | Logo der Instanz | JPG, PNG oder GIF, höchstens 1 MB; Datei wählen, Hochladen, Ersetzen, Entfernen | – | Im Kopf des Admin-Panels, auf der Anmeldeseite, auf Belegen und in Systemmails. Nur diese 3 Formate erscheinen in jedem Postfach, denn das Logo steht auch in den E-Mails. Der Website-Header verwendet eine Datei der Installation. Hochladen und Entfernen gelten sofort: „Logo gespeichert.“, „Logo entfernt.“ |
| Bild der Anmeldeseite | Hintergrundbild neben dem Anmeldeformular | optional; JPG, PNG oder WebP im Querformat, mindestens 1600 px breit, höchstens 5 MB; Datei wählen, Hochladen, Ersetzen, Entfernen | kein Bild | „Ohne Bild steht die Anmeldung allein in der Mitte.“ Gilt nur für die Anmeldeseite. Hochladen und Entfernen gelten sofort: „Bild gespeichert.“, „Bild entfernt.“ |
| fepli-Logo ausblenden | fepli-Logo neben dem eigenen Logo | an, aus | aus | „Im Kopf des Admin-Panels und auf der Anmeldeseite. Das Logo steht dann allein; ohne Logo steht dort der Seitentitel.“ |
| Primärfarbe | Markenfarbe | Hex-Wert | leer | „Die Abstufungen 50–900 werden daraus zur Laufzeit berechnet.“ Leer: Das Admin-Panel zeigt das Rot von fepli, #e62e23. |
| Sprache des Admin-Panels | Sprache | Deutsch, English | Deutsch | Gilt für das Admin-Panel und für Ausgaben an Familien und Veranstalter:innen. |
| Datumsformat | Darstellung von Daten | 31.07.2026, 2026-07-31, 07/31/2026 | 31.07.2026 | – |
| Zeitzone | Zeitzone der Instanz | Europe/Berlin, Europe/Zurich, Europe/Vienna, UTC | Europe/Berlin | – |
| Sortierung der Teilnahmelisten | Reihenfolge | Nachname, Vorname | Nachname | „Wirkt heute nur auf den PDF-Export. Der XLSX-Export sortiert unabhängig davon.“ |
„Wie die E-Mails aussehen: Logo und Fußzeile, mit einer Vorschau. Gilt für alle E-Mails dieses Mandanten — Bescheide, Belege, Anmeldelinks und Rundmails. Aufbau, Schrift und Farben sind fest, damit jede E-Mail in jedem Postfach lesbar bleibt.“ Wovon die E-Mails versendet werden, legt E-Mail-Versand fest.
| Feld | Bedeutung | Werte | Standard | Auswirkung |
|---|---|---|---|---|
| Logo | Logo in jeder E-Mail links oben | dasselbe Logo wie unter Allgemein; JPG, PNG oder GIF | – | Ohne Logo steht dort der Name des Ferienpasses. |
| Fußzeile | Markdown-Text unter jeder E-Mail | Fett, kursiv und Links; Zeilenumbrüche bleiben erhalten; höchstens 400 Zeichen, mit Zähler | leer | „Absender und Anschrift, ein ©, ein Link zum Impressum.“ Warum jemand die E-Mail bekommt, setzt fepli selbst darunter. Leer: Es steht der copyright-Text der Installation dort. |
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Vorschau | Eine Beispiel-E-Mail (Zusage, Anmeldelink oder Rundmail) mit Logo und Fußzeile wie im Formular, auch vor dem Speichern; Desktop oder Handy als Breite |
| Link | Texte der Benachrichtigungen öffnet die Benachrichtigungen |
E-Mail-Versand
„Alle Systemmails laufen über den Mailversand der Installation. Die Absender-Identität legen Sie hier fest.“ In Installationen mit Mandanten: „… Die Absender-Identität legt jeder Mandant selbst fest.“
| Feld | Bedeutung | Werte | Standard | Auswirkung |
|---|---|---|---|---|
| Absenderadresse | Absender jeder Systemmail und Rundmail, meist eine noreply-Adresse | je nach Installation, siehe unten | leer | Die Domain muss beim Mail-Anbieter verifiziert sein, sonst lehnt er die Mails ab. |
| Absendername | Name vor der Absenderadresse | Text | leer | „Steht in jeder Systemmail und Rundmail vor der Absenderadresse. Leer: Empfänger:innen sehen nur die Adresse.“ |
| Antworten im System empfangen | Antworten als Nachricht am Vorgang | an, aus | an | „Gilt für die Mail „Nachricht aus einer Unterhaltung“: Antworten darauf landen als Nachricht am Vorgang — bei der Anmeldung, dem Angebot oder dem Konto. Alle anderen Mails nutzen die Antwortadresse.“ Erscheint, sobald die Installation Antworten annimmt. In Installationen mit Mandanten wirkt der Schalter nur, wenn eine Domain den Zweck E-Mail-Empfang hat (Systemkonfiguration, Postausgang). |
| Antwortadresse | Reply-To und Kontaktadresse des Teams | E-Mail-Adresse | leer | Pflichtfeld. „Antworten auf Systemmails und Rundmails gehen an diese Adresse — außer auf Nachrichten, und außer eine Benachrichtigung nennt eine eigene Antwortadresse. Zugleich die Kontaktadresse auf Fehlerseiten und die Administrator-Adresse für Contao — anders als die Absenderadresse, die meist niemand liest.“ Die Ausnahme für Nachrichten gilt nur, wenn Antworten im System empfangen eingeschaltet ist. Ohne Adresse: „Bitte eine Antwortadresse angeben — sonst gehen Antworten auf Systemmails und Rundmails ins Leere.“ |
| Antwortname | Name vor der Antwortadresse | Text | leer | „Steht vor der Antwortadresse, wenn jemand auf eine Mail antwortet. Leer: Antworten tragen nur die Adresse.“ |
| Absenderadresse | Feld und Verhalten |
|---|---|
| Installation ohne Mandanten | E-Mail-Adresse, kein Pflichtfeld: „Von dieser Adresse gehen Systemmails und Rundmails aus. Die Domain muss beim Mail-Anbieter verifiziert sein. Leer: {Adresse} (Adresse der Installation).“ |
| Mandant mit Domain für E-Mail-Versand | Nur der Teil vor dem @, dahinter steht „@{Domain}“, z. B. noreply vor „@mail.beispiel.fepli.eu“. Pflichtfeld: „Nur der Teil vor dem @ ist wählbar — gesendet wird über die Domain, die für den E-Mail-Versand eingetragen ist.“ Meldungen: „Bitte einen Namen für die Absenderadresse angeben.“, „Nur Buchstaben, Ziffern und . _ % + - sind erlaubt — das @ und die Domain stehen fest.“ |
| Mandant ohne Domain für E-Mail-Versand | Zeigt nur die Adresse der Installation mit dem Schloss Installation: „Ohne eigene Versand-Domain sendet dieser Mandant von der Adresse der Installation.“ Hinweis: „Eine eigene Absenderadresse braucht eine Domain, die für den E-Mail-Versand eingetragen und beim Mail-Anbieter verifiziert ist.“ Globale Admins sehen den Link Domains des Mandanten. |
| Reihenfolge | Es gilt die hier gespeicherte Adresse, sonst die Absenderadresse der Installation, sonst die Adresse aus der Konfiguration der Installation. |
| Regel | Inhalt |
|---|---|
| Geltung | „Änderungen gelten sofort für alle Mails.“ In Installationen mit Mandanten: „… für alle Mails dieses Mandanten.“ Mails aus Hintergrundläufen tragen Absendername und Antwortadresse des Mandanten, für den der Lauf arbeitet. |
| Antwortadresse einer Mail | Antwortadresse und Antwortname stehen in jeder Mail ohne eigene Antwortadresse: in Rundmails und in Benachrichtigungen ohne eigene Antwortadresse (Benachrichtigungen). Eine eigene Antwortadresse der Benachrichtigung hat Vorrang. |
| Antwortadresse der Installation | Legt die Installation eine Antwortadresse fest, zeigt die Seite sie mit dem Schloss Konfiguration, und Antwortname entfällt. Sie gilt dann für alle Mails ohne eigene Antwortadresse. |
| Eingang mit Antworten im System empfangen | Hinweis: „Antworten auf Nachrichten gehen an {Adresse} und erscheinen im Vorgang. Antworten auf alle anderen Mails, auch auf Rundmails, gehen an die Antwortadresse unten.“ Die Adresse liegt unter der Domain mit dem Zweck E-Mail-Empfang, in Installationen ohne Mandanten unter der Domain der Installation. |
| Ohne Domain für E-Mail-Empfang | Gilt in Installationen mit Mandanten, wenn Antworten im System empfangen eingeschaltet ist. Hinweis: „Dafür braucht der Mandant eine Domain für den E-Mail-Empfang: eine eigene Subdomain wie reply.musterstadt.de, deren DNS Sie einrichten, oder eine, die der Betrieb der Installation bereitstellt. Bis dahin gehen Antworten an die Antwortadresse.“ Der Link Domains des Mandanten führt zur Systemkonfiguration. |
| Einträge im DNS | Der Mail-Anbieter verifiziert die Domain der Absenderadresse über Einträge im DNS (Domain Name System) dieser Domain. Die Domain, an die Antworten gehen, braucht Einträge derselben Art und dazu MX-Einträge (Mail Exchanger), die Antworten zum Mail-Anbieter leiten. Eine Domain, die der Betrieb der Installation bereitstellt, richtet er selbst ein. Welche Einträge nötig sind, beschreiben die fepli developers auf Englisch. |
Beleg & Rechnung
„Was auf den Belegen dieses Mandanten steht. Aufbau und Schrift sind fest; fepli setzt Positionen, Ermäßigungen, Summe und Zahlung selbst ein.“ Installationen bringen keine eigene Beleg-Vorlage mehr mit; diese Felder ersetzen sie.
| Feld | Bedeutung | Werte | Standard | Auswirkung |
|---|---|---|---|---|
| Logo | Logo rechts oben auf jedem Beleg | dasselbe Logo wie unter Allgemein; JPG, PNG oder GIF | – | Ohne Logo steht dort der Name des Ferienpasses. |
| Absenderzeile | Kleine Zeile über der Anschrift, im Fenster des Umschlags | Text | leer | Leer stehen dort Name und Anschrift aus dem Impressum. |
| Hinweis | Text unter der Summe, auf Beleg und Rechnung | Markdown, z. B. „Bitte bringen Sie diesen Beleg zu den gebuchten Angeboten mit.“ | leer | – |
| Fußzeile | Wer den Beleg ausstellt und wie man ihn erreicht | Text | leer | Leer stehen dort der Name aus dem Impressum und die Antwortadresse der E-Mails. |
| Zahlungsziel | Frist einer Rechnung | Tage ab dem Rechnungsdatum | leer: 14 Tage | Gilt für einen Beleg, der noch nicht bezahlt ist: „Rechnung“ mit Fälligkeit und dem Weg zum Bezahlen. |
| Bankverbindung | Angaben für die Überweisung | Empfänger, IBAN, Bank | leer | Den Verwendungszweck setzt fepli selbst darunter. Leer: Die Rechnung nennt keine Überweisung. |
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Vorschau | PDF eines Beispielbelegs, folgt der Eingabe, auch vor dem Speichern; Wahl Beleg oder Rechnung; Als PDF öffnen zeigt es in voller Größe |
| Geltung | Gilt für jeden Beleg, der danach erstellt oder heruntergeladen wird. |
Impressum
Ein Markdown-Text für die Seite Impressum, mit derselben Werkzeugleiste wie die Datenschutzerklärung. Ein leeres Feld entfernt die Seite und ihre Links wieder.
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Text | Für eine Behörde gehören hinein: wer anbietet (Name, Rechtsform, Anschrift), wer vertritt, E-Mail und Telefon, gegebenenfalls die Umsatzsteuer-ID und die zuständige Aufsichtsbehörde. |
| Speichern und Ansicht / Vorschau öffnen | Speichert und öffnet die Seite Impressum: „Das Impressum wurde gespeichert.“ |
| Verlinkt | Neben Datenschutz im Fuß der Anmeldeseite und des Admin-Panels, für angemeldete und nicht angemeldete Besucher:innen |
| Ohne Mandanten | Die Seite gibt es auch in Installationen ohne Mandanten. |
Systemkonfiguration
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Sichtbar | Nur in Installationen mit Mandanten |
| Name | „Anzeigename im ganzen Admin-Panel.“ Super-Admins bearbeiten ihn. |
| Kürzel | Nach dem Anlegen gesperrt: „einmalig gesetzt“ |
| Domains | Je Zeile Domain und Zweck; Weitere Domain hinzufügen, Entfernen. Super-Admins bearbeiten sie. |
| Zweck | Öffentliche Website, Admin-Panel, API, E-Mail-Versand, E-Mail-Empfang |
| Eine Domain hat den Zweck Admin-Panel | Das Admin-Panel liegt direkt unter dieser Domain und nicht mehr unter /admin der öffentlichen Website. Links ins Admin-Panel in E-Mails des Mandanten führen auf diese Domain, etwa in Einladungen und Anmeldelinks. Einladungen und Anmeldelinks, die vor dem Eintragen der Domain verschickt wurden, gelten nicht mehr; neu gesendete führen auf die neue Domain. |
| Eine Domain hat den Zweck E-Mail-Versand | Der Mandant sendet von einer Adresse unter dieser Domain; den Teil vor dem @ wählt er unter E-Mail > Absenderadresse. Die Domain muss beim Mail-Anbieter verifiziert sein. |
| Keine Domain hat den Zweck E-Mail-Versand | „Keine Domain ist für den E-Mail-Versand gewählt — Systemmails dieses Mandanten gehen unter der Absenderadresse der Installation raus.“ |
| Eine Domain hat den Zweck E-Mail-Empfang | Antworten auf eine Nachricht aus einer Unterhaltung gehen an eine Adresse unter dieser Domain und erscheinen am Vorgang, solange Antworten im System empfangen eingeschaltet ist (E-Mail). Die Domain beantwortet keine Anfrage. Antworten kommen erst an, wenn ihre MX-Einträge zum Mail-Anbieter zeigen und der Betrieb der Installation sie dort angemeldet hat. |
| Zustand | Offline nehmen und Mandant löschen; nur für globale Admins, nicht Teil dieses Handbuchs |
Anmeldung von Teilnehmer:innen
Anmeldung & Buchung
| Feld | Bedeutung | Werte | Standard | Auswirkung |
|---|---|---|---|---|
| Freunde-Anmeldung | Freunde-Codes | an, aus | aus | „Zwei Teilnehmer:innen melden sich über einen gemeinsamen Code an und werden zusammen platziert.“ |
| Postanschrift erforderlich | Anschrift vor der Anmeldung | an, aus | aus | „Macht die Anschrift in der Anmeldung zur Pflicht.“ |
| Bevorzugte Postleitzahlen | Ortsansässige | Postleitzahlen, durch Komma getrennt | leer | „Gelten als ortsansässig und erhalten bei der Verlosung zuerst einen Platz; übrige Plätze gehen an alle anderen. Es zählt die Anschrift im Teilnahmekonto, ohne Konto die der Teilnehmer:in. Mehrere durch Komma trennen; leer: niemand wird vorgezogen.“ Wirkt nur bei der automatischen Zuteilung im Losverfahren (Zuteilung). In überbuchten Angeboten erhalten Anmeldungen aus diesen Postleitzahlen zuerst einen Platz; die übrigen Plätze gehen nach der üblichen Bewertung an alle anderen. Maßgeblich ist die Postleitzahl des Teilnahmekontos, auch wenn die Teilnehmer:in eine eigene Anschrift hat. Ohne Konto zählt die Anschrift der Teilnehmer:in; fehlen beide, zählt die aus dem Anmeldeformular. Fehlt die Postleitzahl, zählt die Teilnehmer:in nicht als ortsansässig. |
| Alterstoleranz | Spielraum bei Altersgrenzen | Tage, Wochen, Monate | leer | „Weitet die Altersspanne an beiden Rändern, damit jemand mit Geburtstag kurz nach dem Angebot noch teilnehmen darf. Leer: Altersgrenzen gelten exakt.“ |
Abmeldung
„Drei Regeln, die zusammen ergeben, bis wann sich eine Anmeldung zurückgeben lässt.“ Eine Zusammenfassung zeigt den gespeicherten Stand.
| Feld | Bedeutung | Werte | Standard | Auswirkung |
|---|---|---|---|---|
| Kostenfrei bis vor Beginn | Frist vor dem ersten Termin | Zeitraum | leer | Wer sich früher abmeldet, zahlt nichts; danach bleibt die Zahllast. „Leer: jede Abmeldung ist kostenfrei.“ |
| Nach der Frist gar nicht mehr | Abmeldung nach der Frist sperren | an, aus | aus | „Blockiert die Abmeldung statt sie zu berechnen.“ |
| Nicht nach Anmeldeschluss | Abmeldung nach dem Anmeldeschluss sperren | an, aus | aus | „Sobald die Anmeldung für das Angebot geschlossen ist, ist keine Abmeldung mehr möglich.“ |
Innerhalb von 30 Minuten nach der Zusage ist die Abmeldung trotz dieser Regeln kostenfrei möglich (Anmelderegeln).
Erinnerungen
| Feld | Bedeutung | Werte | Standard | Auswirkung |
|---|---|---|---|---|
| Erinnerungen versenden | Erinnerung vor der Veranstaltung | an, aus | aus | Sendet Erinnerung vor Veranstaltung an Anmeldungen mit nimmt teil in veröffentlichten, nicht abgesagten Angeboten. fepli prüft stündlich, rechnet den Vorlauf ab dem ersten Termin und erinnert an jede Anmeldung einmal. Werden mehrere Anmeldungen einer Familie zugleich fällig, erhält sie eine gemeinsame Erinnerung. |
| Vorlauf | Zeitpunkt | Zeitraum | leer | „Leer: 36 Stunden vorher.“ |
| Benachrichtigung bearbeiten | Öffnet die Übersicht der Benachrichtigungen. | – | – | – |
Anmeldung von Veranstalter:innen
| Feld | Bedeutung | Werte | Standard | Auswirkung |
|---|---|---|---|---|
| Registrierung ohne Einladung | Selbstregistrierung | an, aus | aus | „Aus: Zugang gibt es nur über eine Einladung aus der Liste „Veranstalter:innen“. An: Die öffentliche Seite {Pfad} nimmt Bewerbungen entgegen, die Sie einzeln freischalten.“ {Pfad} ist /registrierung auf der Admin-Domain, ohne eigene Admin-Domain /admin/registrierung. Ist der Schalter an, bietet die Anmeldeseite Als Veranstalter:in registrieren an. Die Seite zeigt wartende Bewerbungen mit In der Liste Konten prüfen. |
| Einladungen gültig für | Gültigkeit von Einladungslinks | Tage, Wochen; höchstens 30 Tage | leer | „Danach verfällt der Link und muss erneut versendet werden. Höchstens 30 Tage. Leer: 14 Tage.“ Ein längerer Wert wird nicht gespeichert: „Einladungen gelten höchstens 30 Tage. Bitte geben Sie höchstens 30 Tage oder 4 Wochen an.“ Ein gespeicherter längerer Wert gilt beim Versand als 30 Tage, ein gespeicherter Wert in Monaten erscheint hier als 30 Tage. Gilt für Einladungen neuer Veranstalter:innen, in ein Veranstalter-Profil und zu einem Angebot, für die Einladung eines neuen Kontos und für den Anmeldelink nach Entsperren. Angeforderte Anmeldelinks gelten unabhängig davon 10 Minuten. |
| Zugriff nach Angebotsende | Wie lange Veranstalter:innen die Teilnahmeliste sehen | Zeitraum | leer | „Gilt, wenn die Phase „Teilnahmelisten öffentlich“ der Saison auf „Immer aktiv“ steht: So lange nach Angebotsende sehen Veranstalter:innen die Teilnahmeliste. Sonst endet der Zugriff mit der Phase; ohne die Phase bleiben die Listen geschlossen. Leer: 6 Monate.“ Die Frist zählt ab dem letzten Termin des Angebots. |
Zugangscodes
Die Seite zeigt die Liste der Zugangscodes. Neu anlegen öffnet die Seite Neue Zugangscode-Strategie. Hinweis der Liste: „Codes wirken nur in Zeiträumen, in denen die Anmeldung für alle anderen noch geschlossen ist.“
| Feld | Bedeutung | Werte | Standard | Auswirkung |
|---|---|---|---|---|
| Name | Name der Strategie | Text | – | „Der Name hilft Ihnen, die Codes wiederzufinden — z. B. „Frühjahrsprogramm“.“ |
| Zugangscodes | Die Codes | Text je Code; Neuer Code, Code löschen | – | Groß- und Kleinschreibung zählt. |
| Benutzungsgrenze | „Wie oft ein Code eingelöst werden darf.“ | Zahl; 0 = beliebig oft | 1 | Zählt die Teilnehmer:innen, die den Code nutzen. |
| Regel | Inhalt |
|---|---|
| Verwendung | Eine Anmeldephase nutzt die Strategie über Anmeldung nur mit Zugangscode (Phasen). |
| Eingabe | Familien geben den Code je Teilnehmer:in auf der Website ein: „Zugangscode für {Saison}“. Das Feld erscheint nur, während eine solche Phase läuft. |
| Ungültiger Code | „Der Zugangscode ist leider nicht gültig oder bereits eingelöst worden.“ Die Meldung ist für unbekannte und aufgebrauchte Codes dieselbe. |
| Zu viele ungültige Codes | Nach mehreren ungültigen Codes prüft die Website eine Zeit lang keinen Code mehr: „Zu viele ungültige Zugangscodes. Bitte versuchen Sie es in einer Stunde erneut.“ Gezählt wird je Konto, ohne Konto je Sitzung, und je Anschluss. Ein gültiger Code zählt nicht mit, derselbe ungültige Code nur einmal. |
| Löschen | Aktion einer Strategie. Dialog „Zugangscodes „{Name}“ löschen?“ – „Die Codes werden ungültig. Wer sich damit bereits angemeldet hat, bleibt angemeldet. Nicht umkehrbar.“ – Zugangscodes löschen |
| Strategie in einer Anmeldephase | Der Dialog zeigt Löschen nicht möglich – „Eine Anmeldephase nutzt diese Zugangscodes. Wählen Sie dort unter „Anmeldung nur mit Zugangscode“ zuerst andere Zugangscodes oder keine.“ Die Zeile Genutzt in nennt die Saisons. Der Dialog bietet nur Schließen. |
Angebote
Felder
„Welche Angaben ein Angebot bei Ihnen trägt.“
| Kennzeichen | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv, Aus | Zustand jedes Felds. „Ausschalten entfernt ein Feld aus Formular, Heft, Webseite und Exporten — erfasste Werte bleiben gespeichert.“ |
| immer | Pflichtfeld |
| Funktion | Funktion |
| Gruppe | Felder | Standard |
|---|---|---|
| Inhalt | Titel (immer), Beschreibung (immer), Mitbringen, Kategorien | Kategorien: aus |
| Rahmenbedingungen | Alter von / bis, Teilnahmebeitrag, Barrierefrei erreichbar | aktiv |
| Anmeldung | Maximale Plätze (immer), Mindestteilnehmende, Warteliste, Geburtsdatum erheben, Zusatzfragen, Einwilligungen | aktiv |
| Termine & Orte | Termine (immer), Wiederholung, Anmeldeschluss, Anschrift, Hinweis zum Treffpunkt, Varianten | aktiv |
| Medien & Downloads | Bilder, KI-Bilderzeugung, Downloads (PDF) | KI-Bilderzeugung: aus. Aktiv bietet im Angebotsformular Bild erzeugen an, sofern ein API-Key für die Bildgenerierung vorliegt (Integrationen). |
| Kontakt | Kontaktpersonen | aktiv |
| Eigene Merkmale | Lassen sich am Griff zwischen die festen Zeilen ziehen. | – |
| Hinweis in der Zeile | Inhalt |
|---|---|
| Anmeldeschluss | „Aus: es gilt der Schluss der Saison.“ |
| Alter von / bis | „Aus: keine Altersprüfung bei der Anmeldung.“ |
| Varianten | „Eigene Termine; markierte Felder je Variante änderbar.“ |
| KI-Bilderzeugung | „Braucht einen konfigurierten Anbieter.“ |
| Kontaktpersonen | „Werden öffentlich auf der Angebotsseite gezeigt.“ |
| Speicherleiste | „{Anzahl} feste Felder · {Anzahl} eigene Merkmale · {Anzahl} ausgeschaltet“, mit Varianten zusätzlich „· {Anzahl} je Variante“ |
Felder je Variante
Solange Varianten aktiv ist, steht vor Aktiv | Aus einer Zeile ein zweiter Schalter: Vom Hauptangebot oder Je Variante. Er legt fest, ob eine Variante das Feld vom Hauptangebot übernimmt oder selbst setzt.
| Regel | Inhalt |
|---|---|
| Vom Hauptangebot | Die Variante übernimmt den Wert; jedes Speichern des Hauptangebots überträgt ihn erneut. |
| Je Variante | Jede Variante setzt den Wert selbst. |
| Ausgeschaltetes Feld | Behält seine Wahl und erscheint blass. |
| Feld | Wahl | Standard |
|---|---|---|
| Titel, Kategorien, Geburtsdatum erheben | Keine, immer Vom Hauptangebot | – |
| Termine, Wiederholung, Anmeldeschluss | Keine, immer Je Variante, mit Schloss | – |
| Beschreibung, Mitbringen, Teilnahmebeitrag, Barrierefrei erreichbar, Zusatzfragen, Einwilligungen, Anschrift, Hinweis zum Treffpunkt, Bilder, Downloads (PDF), Kontaktpersonen, eigene Merkmale | Vom Hauptangebot oder Je Variante | Vom Hauptangebot |
| Alter von / bis, Mindestteilnehmende, Maximale Plätze | Vom Hauptangebot oder Je Variante | Je Variante |
Kategorien
„Kategorien filtern die Angebotsliste und ordnen das Heft. Ein Angebot kann mehrere haben.“ Den Reiter gibt es immer. Im Angebotsformular erscheinen Kategorien nur, wenn das Feld Kategorien unter Felder aktiv ist; es ist ab Werk aus.
| Aktion | Regel |
|---|---|
| Neue Kategorie, Hinzufügen | Wirkt sofort: „Kategorie „{Name}“ angelegt.“ Doppelte Namen werden abgelehnt. |
| umbenennen | Der Alias bleibt, damit Links und Filter stimmen. |
| löschen | Nur ohne Angebote: „Eine Kategorie mit Angeboten lässt sich nicht löschen — erst umhängen.“ Ohne Rückfrage. |
| Reihenfolge | Per Ziehen; gespeichert mit Speichern. |
Eigene Merkmale
„Angaben, die nur dieser Mandant braucht — im Angebotsformular erfasst und am Angebot gespeichert.“
| Feld | Bedeutung | Werte |
|---|---|---|
| Name, Typ | Neues Merkmal (Merkmal hinzufügen) | Ja/Nein, Auswahl, Zahl, Text |
| Beschriftung im Formular, Hilfetext | Anzeige im Angebotsformular | Text |
| Werte | Nur bei Auswahl: eine Zeile je Wert, neue Zeilen mit Wert hinzufügen. „Reihenfolge = Reihenfolge im Formular“; sie lässt sich durch Ziehen ändern. Die Zeile nennt „{Anzahl} Angebote“ oder „nicht verwendet“. | Text |
| Filter für Familien auf der Webseite, Filter in der Angebotsliste im Admin-Panel | Filter | nur bei Ja/Nein und Auswahl |
| Im Heft ausgeben | Druck im Heft: Die Exporte als PDF und XML und der Korrekturabzug geben aktive Merkmale mit dieser Einstellung an ihre Druckvorlage weiter (Export). Ob und wo sie im Heft erscheinen, bestimmt die Druckvorlage der Installation. | an, aus |
| Regel | Inhalt |
|---|---|
| Merkmal an Angeboten gesetzt | Lässt sich nur ausschalten: „In {Anzahl} Angeboten gesetzt — nur noch ausschaltbar.“ |
| Wert umbenennen | Die neue Beschriftung gilt in allen Angeboten, die den Wert tragen, und in beiden Filtern. |
| Wert an Angeboten gesetzt | Der Papierkorb der Zeile ist gesperrt: „In {Anzahl} Angeboten verwendet — erst die Angebote umstellen.“ |
Zahlungen
Zahlungsanbieter
| Feld | Bedeutung | Werte | Standard | Auswirkung |
|---|---|---|---|---|
| Zahlungen aktiv | Belege, Debitor:innen und manuelle Zahlungen | an, aus | aus | Schaltet den Bereich Zahlungen frei. Solange pmPayment eingerichtet ist, bleibt der Schalter an. |
| Angebote zur Zahlung wählbar | „Wer online zahlt, wählt auf der Website die Angebote aus, die jetzt bezahlt werden. Aus: Eine Zahlung umfasst alle offenen Teilnahmebeiträge des Kontos.“ | an, aus | aus | Ohne gewähltes Angebot bleibt „Weiter zur Bezahlung“ gesperrt: „Wählen Sie mindestens ein Angebot aus.“ |
| Präfix der Belegnummer | Vorsatz der Belegnummer | Buchstaben, Zahlen, - _ / .; höchstens 20 Zeichen | leer | Steht vor der fortlaufenden Nummer. |
Buchungsvorlagen
„Für Kosten, die Dritte übernehmen, etwa BuT. Die Zahllast der Familie bleibt, ein Guthaben deckt sie. „Frei“ steht immer zur Wahl.“ Die Vorlagen erscheinen in der Freien Buchung unter Vorlage, in der Reihenfolge der Liste.
| Feld | Bedeutung | Werte | Standard | Auswirkung |
|---|---|---|---|---|
| Name | Name der Vorlage | Text | „Neue Vorlage“ | Steht unter Vorlage in der Freien Buchung. |
| Leistungsträger zur Auswahl | Träger, die der Buchungstext nennen kann | Namen, durch Komma getrennt | leer | Stehen hier mehrere Namen, zeigt die Freie Buchung die Auswahl Leistungsträger. |
| Richtung | Wohin gebucht wird | + Guthaben, − Belastung | + Guthaben | Die Freie Buchung bucht in dieser Richtung, gleich welches Vorzeichen eingegeben ist. |
| Kürzel | Kennzeichen der Buchung | höchstens 12 Zeichen | leer | Steht im Kontoauszug vor der Buchung. |
| Standard-Buchungstext | Vorschlag für Buchungstext | Text; Einfügen: {Leistungsträger}, {Monat}, {Kind}, {Angebot} | leer | {Monat} wird zu Monat und Jahr der Buchung (03/2027), {Kind} und {Angebot} zu Vorname und Angebot der Anmeldung unter Für. Ein Platzhalter ohne Wert entfällt mit seinem Trennzeichen. |
| Zahlungslink für den Restbetrag vorauswählen | Haken in der Freien Buchung | an, aus | aus | Setzt den Haken bei Restbetrag {Betrag} per Zahlungslink anfordern. |
| Kürzel im Kontoauszug zeigen | Kennzeichen im Kontoauszug | an, aus | an | – |
| Regel | Inhalt |
|---|---|
| Aktiv / Aus | Eine ausgeschaltete Vorlage fehlt in der Freien Buchung. |
| Vorlage mit Buchungen | Lässt sich nur ausschalten: „{Anzahl} Buchungen tragen diese Vorlage. Schalten Sie sie aus, statt sie zu löschen.“ |
| Reihenfolge | Per Ziehen; gespeichert mit Speichern. |
Ermäßigungen
„Eigene Rabatte senken die Zahllast und stehen auf dem Beleg. Beim Abrechnen sind sie je Position wählbar. Ist eine Ermäßigung auf Teilnehmer:innen anwendbar, lässt sie sich auch fest bei der Teilnehmer:in hinterlegen.“
| Feld | Bedeutung | Werte | Standard | Auswirkung |
|---|---|---|---|---|
| Name | Name der Ermäßigung | Text | „Neue Ermäßigung“ | Steht als Grund beim Abrechnen, als Schalter bei der Teilnehmer:in und auf dem Beleg („Ermäßigung · {Name}“). |
| Ermäßigung | Art und Wert | Prozent (0 bis 100), Festbetrag (in Euro), Betrag frei | Prozent | Prozent und Festbetrag rechnet fepli aus; ein Festbetrag ist höchstens so hoch wie die Gebühr. Bei Betrag frei gibt das Team beim Abrechnen den Betrag und eine Notiz ein. |
| Mindestgebühr | „nur ab {Betrag} Gebühr“ | Betrag | leer | Liegt die reguläre Gebühr darunter, gilt die Ermäßigung nicht. |
| Höchstgebühr | „nur Angebote bis {Betrag}“ | Betrag | leer | Liegt die reguläre Gebühr darüber, gilt die Ermäßigung nicht; die Gebühr wird nicht gedeckelt. |
| Auf Teilnehmer:innen anwendbar | Schalter im Formular der Teilnehmer:in | an, aus | aus | An: Die Ermäßigung gilt für jede Anmeldung der Teilnehmer:in, auch online. Nicht bei Betrag frei. |
| Nachweis bei der Teilnehmer:in | Felder unter dem Schalter | Passnummer und gültig bis, Nur gültig bis, Kein Nachweis | Passnummer und gültig bis | Nur bei Auf Teilnehmer:innen anwendbar. |
| Beim Abrechnen je Position wählbar | Grund beim Abrechnen | an, aus | an | – |
| Regel | Inhalt |
|---|---|
| Grenzen | fepli prüft Mindestgebühr und Höchstgebühr an der regulären Gebühr. „Leer lassen = keine Grenze. Gebühren außerhalb bleiben unverändert.“ |
| Mehrere Ermäßigungen bei einer Teilnehmer:in | Sie addieren sich nicht; es gilt die, die am meisten abzieht. |
| Vorrang | Eine Ermäßigung beim Abrechnen geht der Ermäßigung der Teilnehmer:in vor. |
| Aktiv / Aus | Eine ausgeschaltete Ermäßigung fehlt beim Abrechnen und im Formular und gilt nicht mehr für unbezahlte Anmeldungen. |
| Ermäßigung in Gebrauch | Tragen Belege, Anmeldungen oder Teilnehmer:innen sie, lässt sie sich nur ausschalten: „Belege, Anmeldungen oder Teilnehmer:innen tragen diese Ermäßigung. Schalten Sie sie aus, statt sie zu löschen.“ |
| Vorschau | Wo die Ermäßigung bei der Teilnehmer:in erscheint zeigt den Schalter der ersten aktiven Ermäßigung für Teilnehmer:innen und ihre Wirkung auf Beispielgebühren |
Datenschutz
Fristen & Verantwortliche
| Feld | Bedeutung | Werte | Standard | Auswirkung |
|---|---|---|---|---|
| Frist nach der letzten Saison | Aufbewahrungsfrist für Teilnehmer:innen-Daten | Wochen, Monate, Jahre | leer: 2 Jahre (Standardfrist) | Läuft ab dem Ende der Phase Angebote veröffentlichen der letzten Saison, zu der die Teilnehmer:in angemeldet war; bei Teilnehmer:innen, die nie angemeldet waren, ab dem Anlegen. „Leer: 2 Jahre (Standardfrist). Wer so lange keine Saison mehr hatte, erscheint in der Löschliste; gelöscht wird erst, wenn jemand den Löschlauf startet.“ Das leere Feld zeigt 2 und Jahre, darunter „Es gilt die Standardfrist von 2 Jahren. Mit ihr werden Teilnehmer:innen nur zur Löschung vorgemerkt: Es geht keine Hinweis-Mail raus, und nichts wird automatisch gelöscht, auch wenn es unten so eingestellt ist. Beides gilt erst, wenn Sie eine Frist eintragen.“ Erst mit einer eingetragenen Frist, auch mit 2 Jahren, wirken Hinweis-Mail und automatisches Löschen. |
| Vor der Löschung informieren | Hinweis per E-Mail | Hinweis-Mail senden, Ohne Hinweis | Ohne Hinweis | Ist der Hinweis gewählt und eine Frist eingetragen, verschickt fepli Hinweis vor Löschung; wer sich danach anmeldet, startet die Frist neu. |
| Vorlauf des Hinweises | Zeitpunkt des Hinweises | Zeitraum | leer | „Leer: 14 Tage.“ |
| Nach Ablauf der Frist | Was dann geschieht | Zur Löschung vormerken, Automatisch löschen | Zur Löschung vormerken | Vormerken: Liste unter Compliance > Aufbewahrung, gelöscht wird nach Bestätigung. Automatisch: nächtliche Löschung, nur mit eingetragener Frist. Unter Konto verlängern erfährt die Familie auf der Website, was davon gilt (Konten: Auf der Website). |
| Löschliste | Vorgemerkte Personen | Löschliste öffnen | – | – |
| Belege aufbewahren | Aufbewahrungsfrist für Belege mit Rechnungsadresse | Jahre, 1 bis 30 | leer: 8 Jahre (§ 147 AO) | Gezählt ab dem Ende des Jahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde. Belege bleiben, auch wenn Konto und Teilnehmer:innen gelöscht werden. „Danach entfernt der Lauf „Belege mit abgelaufener Aufbewahrungspflicht“ unter Betroffenenrechte › Aufbewahrung Name, Anschrift und E-Mail-Adresse.“ (Betroffenenrechte) Die Frist steht in der Auskunft, auf der Seite „Datennutzung“ der Website und in der Löschliste. „Das Haushaltsrecht Ihrer Kommune kann eine längere Frist verlangen.“ |
| E-Mails und SMS aufbewahren | Aufbewahrungsfrist für die Kopien im Postausgang | Monate, Jahre | leer: 2 Jahre (Standardfrist) | „Wie lange der Postausgang die Kopien versendeter E-Mails und SMS mit ihren Zustellereignissen behält, gezählt ab dem Versand. Danach werden sie gelöscht; Unterhaltungen am Vorgang und der Versandnachweis bleiben.“ Das leere Feld zeigt 2 und Jahre, darunter „Es gilt die Standardfrist von 2 Jahren. Mit ihr wird nur gelöscht, wenn jemand den Lauf unter Betroffenenrechte › Aufbewahrung startet. Tragen Sie eine Frist ein, löscht der nächtliche Lauf ältere Nachrichten von selbst.“ Regel Versendete E-Mails und SMS (Betroffenenrechte) |
| Versandprotokoll aufbewahren | Aufbewahrungsfrist für das Versandprotokoll | Jahre | leer: 3 Jahre (Standardfrist) | „Wie lange das Versandprotokoll festhält, wer wann welche Nachricht erhalten hat, gezählt ab dem Versand. Es enthält keine Texte. Die nächtlichen Erinnerungen und Listen prüfen dort, was schon verschickt ist; der Zeitstrahl einer Anmeldung und „Versand verfolgen“ lesen daraus. Einträge bleiben länger, solange ihre Nachricht im Postausgang liegt oder ihr Angebot oder ihre Saison noch nicht so lange vorbei ist.“ Das leere Feld zeigt 3 und Jahre, darunter „Es gilt die Standardfrist von 3 Jahren. Mit ihr wird nur gelöscht, wenn jemand den Lauf unter Betroffenenrechte › Aufbewahrung startet. Tragen Sie eine Frist ein, löscht der nächtliche Lauf ältere Einträge von selbst.“ Regel Versandprotokoll (Betroffenenrechte) |
| Pseudonyme entfernen nach | Frist für die Pseudonyme gelöschter Teilnehmer:innen | Jahre, 1 bis 30 | leer: aus | „Löschungen behalten die Anmeldungen einer Person unter einem zufälligen Pseudonym, damit die Statistik einer Saison Kinder zählen kann. Nach dieser Zahl von Jahren ab Ende der Saison entfernt der nächtliche Lauf das Pseudonym. Die Anmeldungen bleiben, gehören aber niemandem mehr: Die Statistik dieser Saisons zählt dann keine einzelnen Kinder mehr.“ Regel Pseudonyme gelöschter Teilnehmer:innen (Betroffenenrechte) |
| Verantwortliche Stelle | Name der Stelle, Abteilung / Zusatz, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort | Text | – | Pflichtangabe auf der Seite „Datennutzung“; erscheint erst, wenn Name, Straße, Postleitzahl und Ort vorliegen. |
| So läuft es mit den aktuellen Werten | Zeitleiste des Ablaufs | – | – | – |
Datenschutzerklärung
| Feld | Bedeutung | Werte | Standard | Auswirkung |
|---|---|---|---|---|
| Text | Seite Datenschutz, verlinkt im Fuß jeder Seite des Admin-Panels, auch ohne öffentliche Website | Markdown | – | Ein leeres Feld entfernt Seite und Link. Speichern und Ansicht speichert und öffnet die Seite: „Die Datenschutzerklärung wurde gespeichert.“ |
Den Reiter Datenschutzerklärung gibt es nur in Installationen mit Mandanten. In Installationen ohne Mandanten führt der Link Datenschutz im Admin-Panel auf die Seite /datenschutz der Website, sofern es eine gibt.
Integrationen
Dienste
| Dienst | Zweck | Zugangsdaten |
|---|---|---|
| pmPayment | Online-Zahlungen; schaltet den Bereich Zahlungen frei | AGS (Amtlicher Gemeindeschlüssel), Salt (Hash Key), Verfahren aus dem pmPayment-Vertrag |
| Bildgenerierung | „Erzeugt Angebotsbilder aus einem Prompt.“ Ohne API-Key bietet das Angebotsformular Bild erzeugen nicht an. | API-Key aus einem OpenAI-Konto |
| Brevo SMS | „Versand von Textnachrichten.“ | API-Key aus einem Brevo-Konto; Absender („höchstens 11 Buchstaben und Ziffern, leer: Info“) |
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Zeile | Konfiguriert, Von der Installation oder Nicht konfiguriert |
| Einrichten, Zugangsdaten | Öffnen den Dialog „{Dienst} konfigurieren“. Nicht konfigurierte Dienste zeigen Einrichten, konfigurierte Zugangsdaten. |
| Geheime Werte | Salt und API-Key zeigt der Dialog nicht wieder an. Ein leeres Feld behält den gespeicherten Wert. |
| Zustand im Dialog | „Noch nicht verbunden“, „Verbunden seit {Datum}“ oder „Von der Installation vorgegeben“ |
| Vorgabe der Installation | Hinweis der Seite: „Ist ein installationsweites Konto gesetzt, gilt es und lässt sich hier nicht überschreiben.“ Die Zeile zeigt dann Von der Installation, der Dialog „Die Zugangsdaten stehen in der Umgebung dieser Installation und lassen sich hier nicht überschreiben.“ und lässt sich nur schließen; bei Brevo SMS fehlt das Feld Absender. Hinweise in der Zeile: „Ein installationsweiter OpenAI-Schlüssel ist gesetzt und hat Vorrang.“, „Ein installationsweiter Brevo-Schlüssel ist gesetzt und hat Vorrang. SMS gehen über den SMS-Versand der Installation.“, „Installationsweite pmPayment-Zugangsdaten sind gesetzt und haben Vorrang. Zahlungen gehen an das pmPayment-Konto der Installation.“ |
| Welche Zugangsdaten gelten | Die der Installation, wenn sie welche setzt, sonst die hier gespeicherten. Bei Brevo SMS ohne gespeicherten Schlüssel gehen SMS über den SMS-Versand der Installation. |
| Gespeicherte Zugangsdaten, die nicht gelten | Setzt die Installation Zugangsdaten, obwohl hier welche gespeichert sind, zeigen Zeile und Dialog den Fehler „Die hier gespeicherten Zugangsdaten werden nicht verwendet, weil die Installation eigene setzt. Um eigene zu verwenden, darf die Installation keine setzen.“ |
API
| Feld | Bedeutung | Standard | Auswirkung |
|---|---|---|---|
| Endpunkt | Adresse der Schnittstelle | – | Liegt ohne eigene API-Domain unter dem Admin-Panel. |
| Schnittstelle aktiv | Schnittstelle an | an | „Aus: der Endpunkt antwortet mit 404 — für alle, auch für Aufrufe mit Token.“ |
| Öffentlicher Zugriff | Lesen ohne Token | an | „An: Aufrufe ohne Token lesen, was auch auf der öffentlichen Seite steht. Aus: jeder Aufruf muss sich ausweisen.“ Nur sichtbar, solange Schnittstelle aktiv an ist. |
| Speichern | Rückfrage API-Einstellungen ändern mit Änderung übernehmen | – | – |
Die Schnittstelle beschreiben die fepli developers.
Service-Accounts
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Ort | Integrationen > Service-Accounts; auf der Seite API auch über Service-Accounts verwalten |
| Service-Account | Maschinen-Identität für die Schnittstelle, unabhängig von Personen |
| Neuer Service-Account | Felder Name, Beschreibung, Rollen, Zugriff |
| Rollen | Admin, Super-Admin, Teilnehmer:innen, Zahlungen, Veranstalter:innen; mindestens eine. Vorausgewählt: Admin. Hinweis: „Dieselben Rollen wie bei Kolleg:innen: Sie entscheiden, welche Bereiche der Account sieht. Teilnehmer:innen und Zahlungen setzen Admin voraus. Vergeben Sie nur, was die Integration braucht.“ Teilnehmer:innen oder Zahlungen ohne Admin oder Super-Admin: „Teilnehmer:innen und Zahlungen setzen die Rolle Admin voraus. Wählen Sie auch Admin.“ |
| Zugriff | Nur lesen, Lesen und schreiben; vorausgewählt: Nur lesen. Obergrenze für alle Tokens des Accounts: „„Nur lesen“ lässt keinen schreibenden Token zu — auch nicht versehentlich.“ |
| Neuer API-Token | Bezeichnung, Gültig bis (leer: unbefristet), Zugriff. Der Token erscheint nur einmal. |
| Aktionen | Bearbeiten; Deaktivieren und Aktivieren; Widerrufen je Token; Löschen unter Service-Account löschen |
| Deaktiviert | „Der Service-Account ist deaktiviert; seine Tokens werden abgewiesen.“ Neue Tokens lassen sich erst nach Aktivieren anlegen. |
| Löschen | „Löscht den Account mit allen seinen Tokens. Integrationen, die ihn nutzen, verlieren sofort den Zugriff.“ |
| Namensnennung | Statuswechsel an Angeboten und Anmeldungen sowie Belege, die ein Service-Account über die API auslöst, zeigen „{Name} (Service-Account)“, und zwar mit dem Namen, den er in diesem Moment trug. Eine Anmeldung, die er anlegt, gilt als vom Team angelegt. |
| Einverständnis der Veranstalter:innen | Ein Service-Account kann die Erklärung nicht zeichnen. Verlangt die Saison die Erklärung, lehnt fepli Einladungen ab, mit denen er neue Veranstalter:innen zur Registrierung einlädt. |