Familien aus Musterstadt Vorrang geben

Musterstadt bezahlt sein Ferienprogramm, und Familien aus den Nachbarorten dürfen mitmachen. Hat ein Angebot in den Sommerferien 2027 mehr Anmeldungen als Plätze, sollen Teilnehmer:innen aus Musterstadt zuerst einen Platz erhalten. Am Ende haben Sie die Plätze so verlost, dass Musterstadt zuerst zum Zug kam und die übrigen Plätze an Teilnehmer:innen von außerhalb gingen. Sie brauchen etwa eine Stunde, verteilt über die Wochen vor der Anmeldung bis zum Festschreiben.

Was Sie brauchen

• Ein Konto mit der Kontoart Admin und der Rolle Super-Admin. Die Einstellungen in Schritt 1 und 2 sehen nur Super-Admins.
• Die Saison Sommerferien 2027 mit einer Anmeldephase im Losverfahren, die noch nicht begonnen hat. Wie Sie die Saison einrichten, zeigt Sommerferien mit Losverfahren planen.
• Die Postleitzahlen von Musterstadt, hier 12345 und 12347.
• Das Angebot Schwimmkurs, das nur Familien der Grundschule Musterstadt erreichen soll.

Schritt 1 – Die Postanschrift zur Pflicht machen

fepli erkennt Familien aus Musterstadt an der Postleitzahl der Anschrift in ihrem Teilnahmekonto. Fehlt die Anschrift, zählt die Teilnehmer:in als nicht ortsansässig, auch wenn die Familie in Musterstadt wohnt. Deshalb verlangen Sie die Anschrift, bevor die Anmeldephase beginnt.

Ab jetzt sehen Familien ohne Anschrift vor der Anmeldung den Hinweis „Bitte ergänzen Sie in Ihrem Profil Ihre Postanschrift.“

Schritt 2 – Die Postleitzahlen von Musterstadt eintragen

Bevorzugte Postleitzahlen wirken in der Verlosung: In einem überbuchten Angebot erhalten zuerst Teilnehmer:innen aus diesen Postleitzahlgebieten einen Platz, die übrigen Plätze gehen an alle anderen. Eine Vorab-Anmeldung mit Zugangscodes hilft im Losverfahren nicht, weil der Zeitpunkt der Anmeldung dort keine Rolle spielt. Die Postleitzahlen gelten für alle Saisons.

Unter Bevorzugte Postleitzahlen stehen jetzt beide Postleitzahlen von Musterstadt.

Schritt 3 – Den Vorrang auf der Website ankündigen

Im Losverfahren weist die Website bei jedem Angebot auf den Vorrang hin: „Die Plätze gehen zuerst an Teilnehmer:innen aus bevorzugten Postleitzahlen.“ Welche Orte dazugehören, steht dort nicht. Damit Familien aus den Nachbarorten wissen, woran sie sind, nennen Sie Musterstadt im Begrüßungstext der Saison.

Die Vorschau „So erscheint die Saison auf der Webseite“ zeigt den Text jetzt über der Angebotsliste.

Schritt 4 – Ein Angebot nur für die Grundschule anbieten

Den Schwimmkurs bezahlt Musterstadt nur für die Familien der Grundschule Musterstadt. Ein privater Link hält dieses eine Angebot aus der Angebotsliste und dem Heft heraus, und wer den Link hat, kann sich nach der Veröffentlichung anmelden. Bevorzugte Postleitzahlen würden allen Familien aus Musterstadt Vorrang geben, und Zugangscodes würden die ganze Anmeldephase sperren.

Die Bestätigung „Link kopiert“ erscheint, und der Schwimmkurs steht in keiner Angebotsliste der Website.

Schritt 5 – Fehlende Postleitzahlen vor der Verlosung nachtragen

Die Familie von Alex Beispiel wohnt in Musterstadt, hat sich aber telefonisch angemeldet, und das Team hat Alex ohne Teilnahmekonto angelegt. Ohne Konto fehlt die Anschrift, und Alex zählt in der Verlosung als nicht ortsansässig. Tragen Sie die Anschrift deshalb nach dem Ende der Anmeldephase und vor der Verlosung nach.

Die Meldung „Die Änderungen sind gespeichert.“ erscheint. Unter Plätze zuordnen steht bei Alex Beispiel jetzt „PLZ 12345“, und die orange Markierung ist verschwunden.

Schritt 6 – Die Plätze verlosen

Nach dem Ende der Anmeldephase verlost fepli die Plätze, und erst dabei kommen die bevorzugten Postleitzahlen zum Tragen. Wählen Sie …auf die Warteliste: Wer in der Verlosung unterliegt, wartet dann auf frei werdende Plätze und erhält keine Absage. Eine Abbildung des Dialogs finden Sie in Sommerferien mit Losverfahren planen, Schritt 5.

1. Wählen Sie auf der Seite Plätze zuordnen Automatische Zuordnung.
2. Wählen Sie unter Überhang-Teilnehmer:innen sollen… …auf die Warteliste.
3. Wählen Sie Automatische Zuteilung starten.

Die Meldung „Zulosung gestartet“ erscheint, und bis die Verlosung fertig ist, zeigt die Seite „Die Bearbeitung ist gerade gesperrt. Laden Sie die Seite in einem Moment neu.“

Schritt 7 – Das Ergebnis an der Kanutour prüfen

Die Kanutour hat zwölf Plätze und 20 Anmeldungen, acht davon aus Musterstadt. An ihr sehen Sie, wie die Verlosung den Vorrang umsetzt: Zuerst erhalten alle acht Teilnehmer:innen aus Musterstadt einen Platz, dann verlost fepli die übrigen vier Plätze unter den anderen.

Alle Teilnehmer:innen aus Musterstadt haben einen Platz, und kein Platz bleibt frei. Die Entscheidungen liegen im Stapel, bis Sie festschreiben.

Schritt 8 – Die Zuteilung festschreiben

Bis zum Festschreiben erfahren die Familien nichts. Beim Festschreiben erhält jede Familie ihren Zulassungsbescheid, auch die Familien auf der Warteliste. Eine Abbildung der Seite finden Sie in Sommerferien mit Losverfahren planen, Schritt 7.

1. Wählen Sie in der Kopfzeile das Stapel-Symbol. Die Seite Anmeldungen festschreiben öffnet sich.
2. Wählen Sie bei Familien benachrichtigen Festschreiben und benachrichtigen und dann An {Anzahl} Familien senden ….

3. Wählen Sie im Seitenfenster Vorschau ansehen und dann An {Anzahl} Familien senden.
4. Wählen Sie in der Rückfrage Endgültig versenden.

Die Seite zeigt „Stapel festgeschrieben“, und die Familien erhalten ihre Zulassungsbescheide.

Was Sie erreicht haben

In überbuchten Angeboten haben zuerst die Teilnehmer:innen aus Musterstadt einen Platz erhalten, und die übrigen Plätze gingen an Teilnehmer:innen von außerhalb. Wer leer ausging, steht auf der Warteliste; Teilnehmer:innen aus Musterstadt stehen dort vorn. Den Schwimmkurs finden nur die Familien der Grundschule.

Wenn Ihr Fall anders aussieht

• Wenn Sie die Plätze nach Eingang vergeben, wirken bevorzugte Postleitzahlen nicht. Legen Sie dann vor der Anmeldephase für alle eine Anmeldephase an, die nur mit Zugangscode offen ist, und verteilen Sie die Codes über die Schulen in Musterstadt: Zugangscodes anlegen, Anmeldephase auf Zugangscodes beschränken.
• Wenn der Link des Schwimmkurses Familien außerhalb der Grundschule erreicht, erneuern Sie ihn und geben den neuen Link an die Grundschule weiter: Privaten Link erneuern.
• Wenn sich eine Nachbargemeinde an den Kosten beteiligt, tragen Sie ihre Postleitzahlen zusätzlich unter Bevorzugte Postleitzahlen ein.
• Wenn eine Karte „Eigene Anschrift: PLZ {PLZ}“ zeigt, hat die Teilnehmer:in eine andere Anschrift als ihr Konto; für den Vorrang zählt die Anschrift im Konto: Zuteilung und Festschreiben.
• Wenn jemand aus Musterstadt erst nach der Verlosung auf die Warteliste kommt, steht er hinter allen, die schon warten. Um ihn nach vorn zu holen, ziehen Sie seine Karte in der Zuteilen-Ansicht nach oben: Zuteilung eines Angebots von Hand ändern.

Wie es weitergeht

• Angebot nur über einen privaten Link anbieten
• Regeln der Anmeldung: Nachrücken
• Wie Losverfahren und Windhundverfahren Plätze vergeben