Einwilligung: Schriftform, Textform und elektronische Signatur

Ob eine Einwilligung wirksam ist, hängt selten an einer Unterschrift. Für die meisten Erklärungen rund um ein Angebot schreibt das Gesetz keine Form vor, auch nicht für Fotos. Entscheidend ist, dass Sie später belegen können, wer wann was erklärt hat.

Hinweis

Die Erklärungen hier ordnen Begriffe ein und ersetzen keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall, etwa bei Gesundheitsdaten oder als Jugendamt, wenden Sie sich an die Datenschutzbeauftragten Ihrer Organisation.

Was bedeuten Schriftform, Textform und formfrei?

Eine Form gilt nur, wenn ein Gesetz sie verlangt oder die Beteiligten sie vereinbaren. Ohne eine solche Vorschrift ist eine Erklärung formfrei. Sie gilt dann auch mündlich, per Klick oder mit einem Häkchen.

Form	Was sie verlangt	Beispiele
Schriftform (§ 126 BGB)	Eigenhändige Unterschrift auf Papier. Elektronisch nur mit qualifizierter elektronischer Signatur, und nicht überall	Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG), Kündigung eines Arbeitsvertrags (nur auf Papier, § 623 BGB), Bürgschaft
Elektronische Form (§ 126a BGB)	Elektronisches Dokument mit dem Namen der Person und ihrer qualifizierten elektronischen Signatur	Ersetzt die Schriftform, wo das Gesetz es zulässt
Textform (§ 126b BGB)	Lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die die erklärende Person nennt. Keine Unterschrift	E-Mail oder PDF, etwa ein Mieterhöhungsverlangen; seit 2025 auch Mietverträge über Gewerberäume
Formfrei	Keine Form	Anmeldung zu einem Angebot, Fotoeinwilligung, Erlaubnis, allein nach Hause zu gehen

Ein dauerhafter Datenträger ist etwas, das die Person speichern kann und das sich danach nicht mehr ändert. Eine E-Mail oder ein PDF erfüllen das. Eine Seite auf einer Website, die der Betreiber jederzeit ändern kann, erfüllt es nicht.

Im Verwaltungsverfahren gilt eine eigene Regel. Wo ein Gesetz dort die Schriftform verlangt, ersetzt sie auch ein Online-Formular der Behörde mit Online-Ausweis oder eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 3a VwVfG). Für die Einwilligungen eines Ferienprogramms verlangt kein Gesetz die Schriftform.

Wie unterscheiden sich einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signatur?

Die EU-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste, kurz eIDAS (Verordnung (EU) Nr. 910/2014), kennt drei Stufen. Jede höhere Stufe erfüllt die Anforderungen der niedrigeren.

Stufe	Merkmale	Beispiele	Wirkung
Einfache elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 10)	Daten, die einer Erklärung beigefügt sind und mit denen jemand unterzeichnet	Getippter Name, eingescannte Unterschrift, Zustimmung per Klick im eigenen Konto, Name unter einer E-Mail	Wirksam für jede formfreie Erklärung. Ihr Wert als Beweis hängt davon ab, was sonst festgehalten ist.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (Art. 26)	Eindeutig einer Person zugeordnet, die sich identifizieren lässt. Unter ihrer alleinigen Kontrolle erstellt. Spätere Änderungen sind erkennbar.	Signatur mit einem persönlichen Zertifikat, das ein Signaturdienst nach einer Prüfung der Identität ausstellt	Wie die einfache Signatur, mit höherem Wert als Beweis
Qualifizierte elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 12)	Fortgeschrittene Signatur mit dem qualifizierten Zertifikat eines zugelassenen Vertrauensdiensteanbieters	Signatur per App nach Identifizierung mit Online-Ausweis oder Video-Ident	Gleichwertig mit der eigenhändigen Unterschrift (Art. 25 Abs. 2). Erfüllt die Schriftform, wo das Gesetz die elektronische Form zulässt.

Vor Gericht wird eine einfache oder fortgeschrittene Signatur frei gewürdigt (§ 286 ZPO). Eine qualifizierte Signatur hat dieselbe Beweiskraft wie eine unterschriebene Urkunde (§ 371a ZPO).

Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, reicht eine einfache Signatur nicht. Das Arbeitsgericht Berlin hat deshalb die Befristung eines Arbeitsvertrags für unwirksam gehalten, die nur elektronisch und nicht qualifiziert signiert war (ArbG Berlin, 28.09.2021, 36 Ca 15296/20).

Eine qualifizierte Signatur kostet Geld und setzt voraus, dass die Person sich vorher identifiziert. Die EU-Brieftasche für digitale Identitäten (EUDI-Wallet) soll Privatpersonen künftig kostenlos qualifiziert signieren lassen. Deutschland hat seine Wallet für 2027 angekündigt.

Wann gilt die DSGVO und wann nicht?

Viele Erklärungen bei einer Anmeldung heißen Einwilligung, folgen aber verschiedenen Regeln. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt nur für Einwilligungen in die Verarbeitung personenbezogener Daten. Andere Erklärungen regelt das Zivilrecht.

Einwilligungen nach der DSGVO

Eine Einwilligung nach der DSGVO erlaubt eine Verarbeitung von Daten, die ohne sie nicht erlaubt wäre (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ein Beispiel ist die Veröffentlichung von Fotos auf der Website. Für Daten, die Sie für die Anmeldung brauchen, etwa Name und Notfallnummer, ist die Anmeldung selbst die Grundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dafür brauchen Sie keine Einwilligung.

Die DSGVO schreibt keine Form vor. Die Einwilligung muss freiwillig, informiert und eindeutig sein. Ein vorausgewähltes Häkchen genügt nicht (EuGH, 01.10.2019, C-673/17, Planet49).

Dafür verlangt die DSGVO zweierlei. Wer die Daten verarbeitet, muss die Einwilligung nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Die Person kann sie jederzeit widerrufen, und der Widerruf darf nicht schwerer sein als die Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Für Gesundheitsdaten, etwa Allergien oder Medikamente, muss die Einwilligung ausdrücklich sein (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Ein eindeutiges Ja zu einem klar formulierten Text genügt, eine Unterschrift verlangt die DSGVO nicht. Ist ein Jugendamt Träger des Angebots, können die Daten Sozialdaten sein. Für Gesundheitsdaten verlangt § 67b SGB X dann eine schriftliche oder elektronische Einwilligung.

Für Fotos gilt neben der DSGVO das Kunsturhebergesetz. Wer ein Bildnis veröffentlicht, braucht die Einwilligung der abgebildeten Person (§ 22 KUG). Auch sie ist formfrei.

Erklärungen ohne DSGVO

Die Erlaubnis, allein nach Hause zu gehen, und das Einverständnis mit einer Kanutour betreffen die Aufsichtspflicht. Teilnahmebedingungen und ein Haftungsausschluss gehören zum Vertrag über die Teilnahme. Für keine dieser Erklärungen schreibt das Gesetz eine Form vor.

Ein Haftungsausschluss hat Grenzen, die keine Form verschiebt. In vorformulierten Bedingungen lässt sich die Haftung für Verletzungen von Leben, Körper und Gesundheit aus fahrlässiger Pflichtverletzung nicht ausschließen (§ 309 Nr. 7 BGB). Daran ändert auch eine eigenhändige Unterschrift nichts.

Wer entscheidet für ein Kind?

Für Minderjährige erklären die Eltern. Teilen sich zwei Eltern das Sorgerecht, vertreten sie das Kind gemeinsam (§ 1629 BGB). Ein Elternteil kann im Einvernehmen mit dem anderen allein handeln.

Bei Fotos und Daten kommt es außerdem darauf an, ob das Kind die Folgen selbst einschätzen kann. Ab etwa 14 Jahren holt man deshalb in der Regel auch die Zustimmung des Kindes ein. Eine feste Altersgrenze legt das Gesetz dafür nicht fest.

Welche Erklärung braucht welche Form?

Erklärung	Rechtsgrundlage	Gesetzliche Form	Entscheidung in fepli
Fotos und Videos veröffentlichen	DSGVO, KUG	Keine; die Einwilligung muss nachweisbar sein	Ja/Nein wählen
Gesundheitsangaben, etwa Allergien	DSGVO, Art. 9	Keine, aber ausdrücklich. Bei Sozialdaten schriftlich oder elektronisch (§ 67b SGB X)	Ja/Nein wählen
Allein nach Hause gehen	Aufsichtspflicht	Keine	Ja/Nein wählen
Teilnahme an einer Kanutour, Übernachtung im Zeltlager	Vertrag, Aufsichtspflicht	Keine	Pflicht
Teilnahmebedingungen, Haftungsausschluss	Vertrag	Keine; Grenzen nach § 309 Nr. 7 BGB	Pflicht
Newsletter, Hinweise auf künftige Angebote	DSGVO	Keine	freiwillig, Opt-in
Befristung des Arbeitsvertrags einer Betreuer:in	TzBfG	Schriftform oder elektronische Form	Nicht in fepli
Kündigung des Arbeitsvertrags einer Betreuer:in	§ 623 BGB	Nur Schriftform auf Papier	Nicht in fepli

Welche Entscheidung zu welcher Erklärung passt, begründet Pflicht, Opt-in oder Ja/Nein?.

Was hält fepli fest?

Eine Entscheidung auf der Website ist eine einfache elektronische Signatur. Das genügt für jede formfreie Erklärung. Als Nachweis taugt sie durch das, was fepli zu jeder Entscheidung speichert:

den Wortlaut der Erklärung und der Belehrung in der Fassung bei der Entscheidung, mit einer Prüfsumme
den Zeitpunkt der Entscheidung und den Weg, auf dem sie fepli erreicht hat
den Namen der Person, die entschieden hat, so wie er zu diesem Zeitpunkt lautete
die Sprache und den angezeigten Text, wenn die Website die Erklärung maschinell übersetzt gezeigt hat
bei einer Entscheidung für ein Kind die Versicherung, sorgeberechtigt zu sein, und ab 14 Jahren, dass das Kind einverstanden ist
bei einer Entscheidung ohne Konto die E-Mail-Adresse, von der aus sie bestätigt wurde
bei einer Einwilligung, die das Team im Auftrag erfasst hat, den hochgeladenen Papierbeleg

Ohne Konto zählt eine Entscheidung erst, wenn die Person ihre E-Mail-Adresse bestätigt hat. Das gilt für eine Anmeldung ohne Konto und für Erziehungsberechtigte, die über den Link zu einer Anmeldung entscheiden. Bis dahin legt fepli keine Einwilligung an.

Zu jeder erteilten Einwilligung speichert fepli ein PDF. Liegt es im Objektspeicher der Installation, ist es gegen Löschen gesperrt, solange der Nachweis aufbewahrt werden muss. Die Familie erhält eine Kopie per E-Mail, mit dem Wortlaut und einem Link, über den sie die Einwilligung ohne Anmeldung widerruft. So liegt die Erklärung auch bei ihr auf einem dauerhaften Datenträger.

Was kann fepli noch nicht?

Diese Möglichkeiten fehlen fepli noch:

Fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Erklärungen, für die das Gesetz die Schriftform verlangt, etwa Arbeitsverträge, gehören deshalb nicht in fepli.
Eine Prüfung der Identität mit dem Online-Ausweis oder einer EUDI-Wallet. Eine bestätigte E-Mail-Adresse zeigt nur, wer Zugriff auf das Postfach hat.
Getrennte Entscheidungen beider Elternteile. Ein Elternteil versichert, im Einvernehmen mit dem anderen zu handeln.
Die Zustimmung eines Kindes ab 14 Jahren, eingeholt bei ihm selbst. Der Elternteil versichert sie.
Qualifizierte Zeitstempel und elektronische Siegel für die Nachweise. Die Prüfsumme zeigt, ob ein gespeicherter Wortlaut verändert wurde. Wann er gespeichert wurde, belegt sie nicht.

Welche Form braucht eine Einwilligung?