Trainer & Nachweise

Mit der App Trainer & Nachweise hält ein Mandant fest, wer ein Angebot leitet und ob die geforderten Nachweise vorliegen.

Ort: Einstellungen > App-Store > Karte Trainer & Nachweise. Sichtbar für: Super-Admins.

Gruppe: Team & Kinderschutz, inklusive. Anbieter: fepli.

Katalog, Zustände und Aufbau einer App beschreibt App-Store.

Was die App tut

Im Abschnitt Was es tut
„Veranstaltende tragen je Angebot ein, wer den Kurs leitet.“
„Trainer laden Nachweise selbst hoch, Veranstaltende bestätigen sie. Das Führungszeugnis wird nur eingesehen.“
„Eine Ampel zeigt je Person, ob alles vorliegt. Gesperrt wird nichts.“

Im Abschnitt Wie Sie es nutzen
„Welche Nachweise Sie fordern, legen Sie unter Einstellungen › Nachweise fest.“
„Im Angebot steht der Reiter „Team“, beim Veranstalter der Reiter „Nachweise“.“
„Trainer finden ihre Nachweise in ihrem Konto unter „Meine Nachweise“.“

Karte im Katalog: „Damit vor dem Kurs feststeht, dass alle Nachweise da sind. Im Angebot unter Team und beim Veranstalter. Eine Ampel je Person – sie sperrt nichts.“

Verhalten

Merkmal	Inhalt
Zugang	Keine Zugangsdaten
Standard	Ausgeschaltet
Eingeschaltet	Die Einstellungen haben den Reiter Nachweise, ein Angebot den Reiter Team, ein Veranstalter-Profil den Reiter Nachweise und Mein Konto den Reiter Meine Nachweise. Die Angebotsliste zeigt die Spalte Team und den Filter Team unvollständig.
Ausgeschaltet	Die App zeigt „Team, Nachweise und „Meine Nachweise“ sind ausgeblendet. Eingetragenes bleibt erhalten.“ Die Adressen dieser Seiten antworten mit 404, und die App verschickt keine E-Mails.
Nachweise gelten mandantenweit	Schalter in der App. Standard: aus. „An: Wer für mehrere Veranstalter leitet, legt jeden Nachweis einmal vor, und alle diese Veranstalter sehen ihn. Aus: Jeder Veranstalter prüft selbst.“ Der Schalter verschiebt keine Einträge. Er legt fest, welche Einträge eine Tabelle liest.
Ohne Veranstalter:innen	Ist das Feld Veranstalter:innen unter Felder aus, gelten Nachweise mandantenweit, unabhängig vom Schalter.
Geforderte Nachweise	Eingeschaltet führt die Zeile in der App zu Einstellungen > Nachweise und nennt die Zahl der Nachweise.

Geforderte Nachweise

Ort: Einstellungen > Nachweise. Sichtbar für: Super-Admins. „Gelten für alle Trainer dieses Mandanten. Jeder Nachweis wird eine Spalte im Team eines Angebots und unter Veranstalter › Nachweise.“

beispiel.fepli.eu/admin/einstellungen/nachweise

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Einstellungen/NachweiseNeu⌘ ↵

Einstellungen

AllgemeinAnmeldungAngeboteNachweiseZahlungenDatenschutz

Geforderte Nachweise

Nachweis anlegen

NameArtGültig

Erweitertes FührungszeugnisEinsichtnahme60 MonateÄndern

Erste-Hilfe-KursEinreichung24 MonateSchließen

NameErste-Hilfe-Kurs

ArtEinreichungEinsichtnahme

Gültig, Monate24

Löschen …AbbrechenÜbernehmen

Die Liste mit einem geöffneten Nachweis.

Element	Inhalt
Nachweis anlegen	Öffnet die Felder für einen neuen Nachweis über der Liste. Anlegen speichert: „{Name} ist angelegt.“
Name	Text, höchstens 255 Zeichen. Platzhalter: „z. B. Selbstverpflichtung Kinderschutz“
Art	Einreichung oder Einsichtnahme. Standard: Einreichung. „Einreichung: Der Trainer lädt ein Bild oder PDF hoch, der Veranstalter bestätigt. Einsichtnahme: Der Veranstalter sieht das Original und trägt zwei Daten ein; es wird keine Datei gespeichert.“
Gültig, Monate	Zahl der Monate ab dem Ausstellungsdatum, 1 bis 1200. Leer: „unbefristet“
Ändern	Öffnet die Zeile. Übernehmen speichert: „{Name} ist gespeichert.“ Eine geänderte Gültigkeit gilt sofort für jeden eingetragenen Nachweis ohne eigenes Ablaufdatum.
Löschen	Rückfrage in der Zeile: „{Name} löschen?“ mit „{Anzahl} eingetragene Nachweise dazu werden mitgelöscht.“ oder „Dazu ist noch nichts eingetragen.“ Löschen entfernt den Nachweis, die Einträge dazu und ihre Dateien: „{Name} ist gelöscht.“
Leere Liste	„Noch ist kein Nachweis gefordert.“

Stand eines Nachweises

Jede Zelle einer Tabelle zeigt den Stand eines Nachweises einer Person. Die Gültigkeit endet mit dem Ausstellungsdatum plus den Monaten des Nachweises. Ist am Nachweis Gültig bis eingetragen, endet sie an diesem Tag.

Stand	Zelle	Ampel	Bedeutung
gültig	„bis {Monat/Jahr}“ oder „unbefristet“	grün	Bestätigt oder eingesehen und am Stichtag gültig
läuft vor dem Termin ab	„bis {Tag.Monat.}“	gelb	Heute gültig, am Stichtag abgelaufen
eingereicht, prüfen	„prüfen“	gelb	Hochgeladen, weder bestätigt noch zurückgewiesen
abgelaufen	„seit {Monat/Jahr}“	rot	Die Gültigkeit ist vorbei.
fehlt	„fehlt“	rot	Kein Eintrag
zurückgewiesen	„zurückgewiesen“	rot	Zurückgewiesen, noch keine neue Datei

Dazu	Inhalt
Stichtag	Im Team eines Angebots der erste Termin des Angebots. Bei einem Veranstalter-Profil und unter Meine Nachweise der nächste Termin, an dem die Person ein Angebot leitet. Ohne Termin der heutige Tag.
Ampel einer Person	Rot, sobald ein Nachweis rot ist, sonst gelb, sobald einer gelb ist, sonst grün mit „vollständig“. Rot und Gelb nennen, was offen ist, z. B. „1 fehlt · 1 zu prüfen“.
Wirkung	Die Ampel sperrt nichts. Ein Angebot lässt sich mit roter Ampel einreichen, freigeben und veröffentlichen.
Mehrere Einträge	Hat eine Person zum selben Nachweis mehrere Einträge, zeigt die Zelle den, der am weitesten ist: gültig vor eingereicht vor zurückgewiesen vor abgelaufen.

Team eines Angebots

Ort: Angebot > Reiter Team. Sichtbar für: wer den Reiter Zugriff des Angebots sieht (Angebote: Reiter).

beispiel.fepli.eu/admin/angebote/…/team

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Angebote/Sommerferien 2027/Kanutour/TeamNeu⌘ ↵

KanutourAngebotsseite ansehen ↗Link kopieren

Status

Veröffentlichtändern

Termin

Mi., 14.07.2027, 09:00

Plätze

12 / 12

Team

1 von 2 vollständig

DetailansichtBearbeiten ETeilnahmelisteZuteilenKorrekturabzugZugriffTeam

Wer leitet das Angebot

Trainer hinzufügen

PersonErweitertes FührungszeugnisEinsichtErste-Hilfe-KursEinreichungStand

Kim BeispielMitgliedbis 03/2032bis 05/2029vollständig

Sam Beispieldirekt eingeladenfehltprüfen1 fehlt · 1 zu prüfen

gültigläuft vor dem Termin abeingereicht, prüfenabgelaufenfehlt„läuft ab“ misst am Termin dieses Angebots, dem 14.07.2027.

Das Team der Kanutour; bei Sam Beispiel fehlt ein Nachweis, ein zweiter wartet auf Bestätigung.

Element	Inhalt
Reiter Team	Mit der Zahl der Personen, die das Angebot leiten, und einem Punkt in der Farbe der schlechtesten Ampel
Trainer hinzufügen	Menü „Mit Zugriff auf dieses Angebot“ mit den Mitgliedern der Veranstalter-Profile des Angebots („Mitglied · über {Veranstalter-Profil}“) und den Konten mit Zugriff auf dieses Angebot („direkt · nur dieses Angebot“). Eine Zeile trägt die Person ein oder aus: „{Name} leitet das Angebot.“, „{Name} ist aus dem Team genommen.“ Eine offene Einladung ist ausgegraut. Darunter: „Jemand fehlt? Erst unter Zugriff einladen, dann hier eintragen.“
Spalte Person	Name, darunter „Mitglied“ oder „direkt eingeladen“
Spalte je Nachweis	Name und Art („Einsicht“, „Einreichung“). Die Zelle öffnet den Nachweis (Nachweis eintragen und prüfen).
Spalte Stand	Ampel der Person
Aus dem Team nehmen	Trägt die Person aus. Ihre Nachweise und ihr Zugriff bleiben.
Unter der Tabelle	Legende der Stände und „„läuft ab“ misst am Termin dieses Angebots, dem {Datum}.“
Ohne Team	„Noch kein Trainer eingetragen“ mit „Tragen Sie ein, wer den Kurs leitet. Dann sehen Sie hier, ob alle Nachweise vorliegen.“
Ohne geforderte Nachweise	„Es sind noch keine Nachweise gefordert.“ mit „Welche Nachweise Trainer brauchen, wird unter Einstellungen › Nachweise festgelegt.“
Kopf des Angebots	Unter Team: „{Anzahl} von {Anzahl} vollständig“ mit Punkt in der Farbe der schlechtesten Ampel, ohne Team „noch niemand“. Der Eintrag führt zum Reiter Team.
Schmales Fenster	Eine Karte je Person mit ihrer Ampel und den offenen Nachweisen; sind alle gültig, „Alle {Anzahl} Nachweise gültig“.

Wer ein Angebot leitet, bekommt dadurch keinen Zugriff. Den Zugriff vergibt der Reiter Zugriff.

Angebotsliste

Element	Inhalt
Spalte Team	Ansicht Tabelle: Punkt in der Farbe der schlechtesten Ampel und „{vollständig} / {Team}“, z. B. „2 / 3“. Der Tooltip nennt die erste Person mit einem offenen Nachweis. Ohne Team grau „kein Team“.
Filter Team unvollständig	Nur Angebote, in deren Team mindestens eine Ampel rot oder gelb ist. Angebote ohne Team gehören nicht dazu. Chip: „Team unvollständig“

Nachweise eines Veranstalter-Profils

Ort für Admins: Veranstalter:innen > Profil > Reiter Nachweise. Ort für Mitglieder: Stammdaten > Reiter Nachweise. Der Reiter zählt in Rot die Personen, deren Ampel nicht grün ist.

beispiel.fepli.eu/admin/stammdaten/nachweise/…

Stammdaten/Sportverein ElmsbrückNeu⌘ ↵

Sportverein Elmsbrück

StammdatenTeamNachweise1

Sie bestätigen die Nachweise Ihrer Leute selbst. Ihre eigenen bestätigt jemand anderes aus Ihrer Organisation oder die Geschäftsstelle.

Person suchen …Alle3Unvollständig1Zu prüfen1gilt nur für Sportverein Elmsbrück

PersonLeitetErweitertes FührungszeugnisEinsichtErste-Hilfe-KursEinreichungStand

Kim BeispielSieMitglied1 Angebotbis 03/2032bis 05/2029vollständig

Luca BeispielMitglied–bis 01/2031bis 09/2028vollständig

Sam BeispielGast · direkt eingeladen1 Angebotfehltprüfen1 fehlt · 1 zu prüfen

gültigläuft vor dem Termin abeingereicht, prüfenabgelaufenfehlt

„läuft ab“ misst am nächsten Termin der Person.

Der Reiter, wie ein Mitglied ihn unter Stammdaten sieht.

Element	Inhalt
Zeilen	Die Mitglieder des Veranstalter-Profils und alle, die eines seiner Angebote leiten
Suche	„Person suchen …“ Durchsucht Name und E-Mail-Adresse.
Alle, Unvollständig, Zu prüfen	Je mit der Zahl der Personen. Unvollständig: Ampel rot oder gelb. Zu prüfen: mindestens ein eingereichter Nachweis
Kennzeichen rechts	„gilt mandantenweit“ oder „gilt nur für {Veranstalter-Profil}“
Spalte Person	Name, darunter „Mitglied“ oder „Gast · direkt eingeladen“. Die eigene Zeile trägt „Sie“.
Spalte Leitet	Zahl der Angebote dieses Veranstalter-Profils, die die Person leitet und deren erster Termin nicht vorbei ist; sonst „–“
Spalte je Nachweis, Spalte Stand	Wie im Team eines Angebots
Unter der Tabelle	„„läuft ab“ misst am nächsten Termin der Person.“
Hinweis für Mitglieder	„Sie bestätigen die Nachweise Ihrer Leute selbst. Ihre eigenen bestätigt jemand anderes aus Ihrer Organisation oder die Geschäftsstelle.“
Ohne Treffer	„Niemand gefunden.“

Nachweis eintragen und prüfen

Ort: eine Zelle im Team eines Angebots oder in den Nachweisen eines Veranstalter-Profils. Der Nachweis öffnet sich im Seitenfenster.

Element	Inhalt
Wer einträgt und prüft	Admins und die Mitglieder des Veranstalter-Profils. Prüft jede Veranstalter:in selbst, entscheiden nur die Mitglieder des Profils, bei dem der Nachweis eingereicht wurde. Mitglieder anderer Profile desselben Angebots sehen den Stand ohne Bestätigen, Zurückweisen und Dateilink; die Aktionen antworten mit 403. Gelten Nachweise mandantenweit, entscheiden alle, die prüfen dürfen. Niemand prüft den eigenen Nachweis: „Das ist Ihr eigener Nachweis. Bestätigen kann ihn jemand anderes aus Ihrer Organisation oder die Geschäftsstelle.“
Hinweis oben	Stand mit Folge: „Fehlt.“, „Wartet auf Bestätigung.“, „Gültig.“, „Läuft vor dem Termin ab.“, „Abgelaufen.“, „Zurückgewiesen.“
Gültig bis	Datum oder „unbefristet“, darunter „gilt am Termin {Datum}“ oder „läuft vor dem Termin am {Datum} ab“ und die Regel, z. B. „24 Monate ab Ausstellung“, bei einem eingetragenen Ablaufdatum „Ablaufdatum laut Dokument“
Verlauf	Eingereicht, Bestätigt oder Eingesehen, Zurückgewiesen, je mit Person und Datum; ohne Eintrag „Noch nichts“

Einsichtnahme

Kanutour/Erweitertes Führungszeugnis

Erweitertes Führungszeugnis

Einsichtnahme·Sam Beispiel

Fehlt.

Noch nicht eingesehen.

Eingesehen am10.06.2027

Zeugnis vom20.05.2027

Es wird kein Dokument gespeichert. Festgehalten wird nur, dass Sie das Original gesehen haben und von wann es ist.

Gültig bis (optional)Wenn das Dokument ein Ablaufdatum nennt. Leer: 60 Monate ab Ausstellung.

Verlauf

Noch nichtsWird beim Veranstalter vorgelegt.

AbbrechenEintragen

Ein Führungszeugnis, das noch nicht eingesehen wurde.

Element	Inhalt
Eingesehen am	Datum, Standard: heute, nicht in der Zukunft
Zeugnis vom	Ausstellungsdatum, nicht nach Eingesehen am
Hinweis	„Es wird kein Dokument gespeichert. Festgehalten wird nur, dass Sie das Original gesehen haben und von wann es ist.“
Gültig bis	Optional, nicht vor Zeugnis vom. „Wenn das Dokument ein Ablaufdatum nennt. Leer: {Anzahl} Monate ab Ausstellung.“ Ohne Monate am Nachweis: „Leer: gilt ohne Ablauf.“ Meldung: „Das Ablaufdatum kann nicht vor dem Ausstellungsdatum liegen.“
Eintragen	Speichert die Daten und wer eingesehen hat: „{Name} ist eingetragen.“ Ungültige Daten: „Bitte beide Daten angeben. Das Zeugnis kann nicht jünger sein als die Einsicht, und die Einsicht nicht in der Zukunft liegen.“
Neu eintragen	Bei einem eingetragenen Nachweis: öffnet die beiden Felder erneut. Der neue Eintrag ersetzt den bisherigen.
Älter als 3 Monate	War das Zeugnis bei der Einsicht älter als 3 Monate: „Bei der Einsicht war das Zeugnis älter als 3 Monate.“

Einreichung

Kanutour/Erste-Hilfe-Kurs

Erste-Hilfe-Kurs

Einreichung·Sam Beispiel

Wartet auf Bestätigung.

Prüfen Sie Datei und Datum.

erste-hilfe.jpgeingereicht 09.06.27, 18:42Vollbild öffnen ↗

Ausgestellt am08.05.2027Vom Trainer angegeben. Prüfen Sie es am Dokument.

Gültig bis (optional)Wenn das Dokument ein Ablaufdatum nennt. Leer: 24 Monate ab Ausstellung.

Verlauf

EingereichtSam Beispiel · 09.06.27, 18:42

Zurückweisen …Bestätigen

Ein eingereichter Nachweis vor der Bestätigung.

Element	Inhalt
Datei	Name, „eingereicht {Datum}“ und Vollbild öffnen. Bilder und PDF öffnen sich im Browser.
Ausgestellt am	Bei einem eingereichten Nachweis. „Vom Trainer angegeben. Prüfen Sie es am Dokument.“
Gültig bis	Optional, nicht vor Ausgestellt am: das Ablaufdatum, das das Dokument nennt, z. B. auf einer Juleica. Leer gilt die Regel des Nachweises. Eine neue Datei setzt es zurück.
Bestätigen	Nur für Personen, die entscheiden dürfen (siehe Wer einträgt und prüft). Speichert das Ausstellungsdatum, ein eingetragenes Ablaufdatum und wer bestätigt hat: „{Name} ist eingetragen.“
Zurückweisen	Nur für Personen, die entscheiden dürfen (siehe Wer einträgt und prüft). Öffnet das Feld Grund, höchstens 500 Zeichen. Platzhalter: „z. B. Foto unscharf, Datum nicht lesbar“. „{Name} bekommt eine E-Mail mit dem Grund und kann neu hochladen.“ Meldung: „{Name} ist zurückgewiesen.“

Erinnerung

Element	Inhalt
Erinnerung senden	Bei einer Einreichung mit den Ständen fehlt, abgelaufen, läuft vor dem Termin ab und zurückgewiesen, für wer eintragen und prüfen darf. Eine Einsichtnahme zeigt in diesen Ständen die Felder zum Eintragen. Verschickt die E-Mail „Ein Nachweis fehlt noch“ an die Person: „{Name} wurde per E-Mail erinnert.“

Meine Nachweise

Ort: Benutzermenü > Persönliche Daten > Reiter Meine Nachweise. Sichtbar für: jedes Konto des Admin-Panels.

Element	Inhalt
Gruppen	Gelten Nachweise mandantenweit, eine Liste Für alle Veranstalter: „Ihre Nachweise gelten bei allen Veranstaltern, für die Sie Kurse leiten. Jeden legen Sie einmal vor.“ Sonst eine Liste je Veranstalter-Profil, für das die Person leitet oder dessen Mitglied sie ist: „Jeder Veranstalter prüft Ihre Nachweise selbst. Wer für zwei leitet, legt bei beiden vor.“
Zeile	Name des Nachweises, Art und Gültigkeit („gilt {Anzahl} Monate“, „ohne Ablauf“), Stand, bei einer Zurückweisung der Grund
Hochladen, Ersetzen	Bei einer Einreichung, solange der Nachweis nicht gültig ist. Ersetzen steht bei einem eingereichten Nachweis. Öffnet in der Zeile die Datei („Foto oder PDF, bis 10 MB“) und Ausgestellt am.
Einreichen	Speichert Datei und Ausstellungsdatum: „{Name} ist eingereicht.“ Der Stand ist „eingereicht, wartet auf Bestätigung“. Eine frühere Datei wird gelöscht.
Einsichtnahme	Kein Hochladen: „Original beim Veranstalter vorlegen“, nach der Einsicht „eingesehen am {Datum}“
Meldungen	„Bitte eine Datei auswählen.“, „Bitte das Ausstellungsdatum angeben. Es kann nicht in der Zukunft liegen.“

E-Mails

Die App verschickt drei E-Mails. Ihr Text steht fest und fehlt unter Benachrichtigungen.

Typ im Postausgang	Anlass	Empfänger:innen	Betreff	Schaltfläche
„Nachweis eingereicht“	Eine Person reicht einen Nachweis ein.	Die anderen Mitglieder des Veranstalter-Profils, bei dem eingereicht wurde. Gelten Nachweise mandantenweit: die Mitglieder aller Veranstalter-Profile, für die die Person leitet oder deren Mitglied sie ist. Hat keines ein anderes Mitglied, die Admins. Nie die Person selbst, kein gesperrtes Konto	„Ein Nachweis wartet auf Ihre Bestätigung“	Nachweis prüfen
„Nachweis zurückgewiesen“	Ein Nachweis wird zurückgewiesen.	Die Person, mit dem Grund	„Ihr Nachweis wurde zurückgewiesen“	Neu hochladen
„Erinnerung an Nachweis“	Erinnerung senden	Die Person	„Ein Nachweis fehlt noch“	Meine Nachweise

Betroffenenrechte

Bereich	Inhalt
Datenbestand	Kategorie Trainer & Nachweise mit der Zahl der Nachweise und der geleiteten Angebote, bei Konten mit mindestens einem Eintrag (Betroffenenrechte)
Auskunft	Je Nachweis: Name, Art, Veranstalter-Profil, Ausstellungsdatum, Gültigkeit, Tag der Einsicht oder Einreichung, wer wann bestätigt oder zurückgewiesen hat, der Grund einer Zurückweisung. Eingereichte Dateien liegen im Ordner „Nachweise“ bei. Dazu die geleiteten Angebote
Datenexport	Je Nachweis: Name, Veranstalter-Profil, Ausstellungsdatum, Tag der Einsicht, Zeitpunkt der Einreichung, Dateiname. Dazu die geleiteten Angebote
Löschen	Nachweise, ihre Dateien und die Zuordnung zu Angeboten werden mit dem Konto gelöscht.

Datenschutz

Zeile	Inhalt
Wohin	Lokal
Datenkategorie	— (keine Übertragung)
Betroffenenkategorie	—

Dazu	Inhalt
Übertragung	Keine. Nachweise und ihre Dateien liegen auf dem Speicher von fepli.
Einsichtnahme	„nur zwei Daten, keine Datei“
Einreichung	„Bild oder PDF, bis der Nachweis ersetzt oder gelöscht wird“
Wer es sieht	Mandantenweit: „die Person, die Geschäftsstelle und jeder Veranstalter, für den sie leitet“. Sonst: „die Person, die Geschäftsstelle und der jeweilige Veranstalter“