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Nachweise der Trainer eines Angebots einholen

Die Jugendpflege Elmsbrück verlangt von allen, die ein Angebot des Ferienpasses leiten, ein erweitertes Führungszeugnis und einen Erste-Hilfe-Kurs. Übungsleiter:innen und Teamer:innen heißen in fepli Trainer. Am Ende steht bei der Kanutour, wer sie leitet, und beide Nachweise von Sam Beispiel sind gültig. Sie brauchen etwa 30 Minuten, verteilt auf die Wochen vor dem Termin.

Was Sie brauchen

  • Ein Konto mit der Kontoart Admin und der Rolle Super-Admin. Nur Super-Admins schalten Apps ein und legen fest, welche Nachweise gefordert sind.
  • Das Angebot Kanutour des Sportvereins Elmsbrück in der Saison „Sommerferien 2027“, Termin am 14.07.2027.
  • Sam Beispiel leitet die Kanutour und hat ein Konto mit Zugriff auf das Angebot. Kim Beispiel hat Sam dazu im Reiter Zugriff eingeladen: Person zu einem einzelnen Angebot einladen.
  • Einen Termin, an dem Sam Beispiel Ihnen das Führungszeugnis im Original vorlegt.

Schritt 1 – Die App einschalten

Team und Nachweise gehören zur App Trainer & Nachweise, und die ist ab Werk aus. Solange sie aus ist, fehlen die Reiter Team und Nachweise. Die App braucht keine Zugangsdaten, und die Nachweise bleiben auf dem Speicher von fepli.

  1. Wählen Sie Einstellungen.
  2. Wechseln Sie zu App-Store.
  3. Wählen Sie die Karte Trainer & Nachweise.
  4. Wählen Sie Einschalten.

Die Meldung „Trainer & Nachweise eingeschaltet.“ erscheint, und die Karte zeigt Eingeschaltet. Die Einstellungen haben jetzt den Reiter Nachweise.

Schritt 2 – Festlegen, welche Nachweise Elmsbrück fordert

Jeder geforderte Nachweis gilt für alle Trainer und wird eine Spalte im Team jedes Angebots. Das Führungszeugnis legen Sie als Einsichtnahme an: Sie sehen das Original, und fepli speichert zwei Daten und keine Datei. Den Erste-Hilfe-Kurs legen Sie als Einreichung an, damit Trainer die Bescheinigung selbst hochladen.

Referenz · Trainer & NachweiseGeforderte Nachweise
  1. Wechseln Sie in den Einstellungen zum Reiter Nachweise.
  2. Wählen Sie Nachweis anlegen.
  3. Geben Sie unter Name Erweitertes Führungszeugnis ein.
  4. Wählen Sie unter Art Einsichtnahme.
  5. Geben Sie unter Gültig, Monate 60 ein.
  6. Wählen Sie Anlegen.
  7. Legen Sie auf demselben Weg den Nachweis Erste-Hilfe-Kurs mit der Art Einreichung und 24 Monaten an.

Nach jedem Anlegen erscheint eine Meldung, zuletzt „Erste-Hilfe-Kurs ist angelegt.“ Die Liste zeigt beide Nachweise mit Art und Gültigkeit: „60 Monate“ und „24 Monate“.

Schritt 3 – Eintragen, wer die Kanutour leitet

fepli fragt Nachweise nur von Personen ab, die im Team eines Angebots stehen. Zur Auswahl steht, wer Zugriff auf das Angebot hat: die Mitglieder des Sportvereins und Sam Beispiel mit der Einladung zur Kanutour. Der Eintrag im Team ändert am Zugriff nichts.

Referenz · Trainer & NachweiseTeam eines Angebots
  1. Öffnen Sie das Angebot Kanutour.
  2. Wechseln Sie zum Reiter Team.
  3. Wählen Sie Trainer hinzufügen.
  4. Wählen Sie Sam Beispiel.

Die Meldung „Sam Beispiel leitet das Angebot.“ erscheint. Die Tabelle zeigt Sam Beispiel mit „fehlt“ in beiden Spalten und dem Stand „2 fehlen“. Im Kopf des Angebots steht unter Team „0 von 1 vollständig“.

Schritt 4 – Sam Beispiel an den Erste-Hilfe-Kurs erinnern

Eine Einreichung lädt die Person selbst hoch, in ihrem Konto unter Meine Nachweise. Von allein erfährt Sam Beispiel nicht, dass etwas fehlt; die Erinnerung verschickt die E-Mail dazu. Für das Führungszeugnis gibt es keine Erinnerung, das legt Sam Ihnen zum vereinbarten Termin vor.

  1. Wählen Sie in der Zeile von Sam Beispiel unter Erste-Hilfe-Kurs die Zelle „fehlt“.
  2. Wählen Sie Erinnerung senden.

Die Meldung „Sam Beispiel wurde per E-Mail erinnert.“ erscheint. Sam Beispiel erhält die E-Mail „Ein Nachweis fehlt noch“ mit der Schaltfläche Meine Nachweise. Dort wählt Sam beim Erste-Hilfe-Kurs Hochladen, wählt ein Foto oder PDF der Bescheinigung, gibt unter Ausgestellt am das Datum ein und wählt Einreichen.

Schritt 5 – Die eingereichte Bescheinigung bestätigen

Eine hochgeladene Datei zählt erst, wenn jemand anderes sie bestätigt hat. In Elmsbrück prüft die Jugendpflege die Nachweise selbst. Das Ausstellungsdatum hat Sam Beispiel eingegeben; vergleichen Sie es mit der Bescheinigung, denn von ihm an rechnet fepli die 24 Monate.

Referenz · Trainer & NachweiseEinreichung
  1. Wechseln Sie im Angebot Kanutour zum Reiter Team.
  2. Wählen Sie in der Zeile von Sam Beispiel die Zelle „prüfen“.
  3. Wählen Sie Vollbild öffnen und vergleichen Sie das Datum der Bescheinigung mit Ausgestellt am, hier dem 08.05.2027.
  4. Wählen Sie Bestätigen.

Die Meldung „Erste-Hilfe-Kurs ist eingetragen.“ erscheint. Die Zelle zeigt „bis 05/2029“, und der Stand von Sam Beispiel lautet „1 fehlt“.

Schritt 6 – Das Führungszeugnis einsehen und eintragen

Sam Beispiel legt Ihnen das Führungszeugnis im Original vor. fepli hält fest, dass Sie es gesehen haben und von wann es ist. Eingesehen am steht schon auf dem heutigen Tag, hier dem 10.06.2027.

Referenz · Trainer & NachweiseEinsichtnahme
  1. Wählen Sie in der Zeile von Sam Beispiel unter Erweitertes Führungszeugnis die Zelle „fehlt“.
  2. Geben Sie unter Zeugnis vom das Datum des Führungszeugnisses ein, hier 20.05.2027.
  3. Wählen Sie Eintragen.

Die Meldung „Erweitertes Führungszeugnis ist eingetragen.“ erscheint. Die Zelle zeigt „bis 05/2032“, der Stand von Sam Beispiel lautet „vollständig“, und im Kopf des Angebots steht unter Team „1 von 1 vollständig“.

Was Sie erreicht haben

Elmsbrück fordert zwei Nachweise von allen, die ein Angebot leiten. Bei der Kanutour steht Sam Beispiel im Team: Die Bescheinigung über den Erste-Hilfe-Kurs hat Sam selbst hochgeladen, das Führungszeugnis haben Sie eingesehen. Beide gelten am Termin der Kanutour.

Wenn Ihr Fall anders aussieht

  • Wenn die Veranstalter:innen die Nachweise ihrer Trainer selbst prüfen, tragen ihre Mitglieder das Team ein und bestätigen unter Stammdaten im Reiter Nachweise. Bestätigen und zurückweisen dürfen nur die Mitglieder des Profils, bei dem der Nachweis eingereicht wurde: Nachweise eines Veranstalter-Profils. Die E-Mail „Ein Nachweis wartet auf Ihre Bestätigung“ geht an sie.
  • Wenn jemand für mehrere Veranstalter:innen leitet und jeden Nachweis einmal vorlegen soll, aktivieren Sie in der App Nachweise gelten mandantenweit: Verhalten.
  • Wenn die Person im Menü Trainer hinzufügen fehlt, hat sie keinen Zugriff auf das Angebot. Laden Sie sie zuerst im Reiter Zugriff ein.
  • Wenn eine Datei unscharf ist oder das falsche Dokument zeigt, wählen Sie im Seitenfenster Zurückweisen und geben Sie einen Grund ein. Die Person erhält ihn per E-Mail und lädt eine neue Datei hoch.
  • Wenn ein Dokument sein eigenes Ablaufdatum nennt, z. B. eine Juleica, geben Sie es beim Bestätigen unter Gültig bis ein.
  • Wenn Sie wissen möchten, bei welchen Angeboten der Saison noch etwas offen ist, wählen Sie in der Angebotsliste den Filter Team unvollständig: Angebotsliste.

Wie es weitergeht

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