fepli
deen
HandbuchAnleitungenDatenschutzAdmins

Aufbewahrungsfrist festlegen

Ohne eingetragene Frist merkt fepli Teilnehmer:innen 2 Jahre nach ihrer letzten Saison nur zur Löschung vor. Um eine andere Frist, eine Hinweis-Mail oder das automatische Löschen zu nutzen, tragen Sie eine Frist ein.

Voraussetzungen

  • Super-Admin.
  • Die Frist ist mit Ihrer Datenschutzbeauftragten abgestimmt und in der Datenschutzerklärung beschrieben.

Schritte

  1. Wählen Sie Einstellungen > Datenschutz > Löschfristen.
  2. Geben Sie unter Löschen nach die Frist ein, z. B. 2 und Jahre.

Achtung

Mit Hinweis-Mail, dann automatisch löschen, Ohne Hinweis automatisch löschen und Automatisch löscht fepli fällige Daten jede Nacht. Die Löschung lässt sich nicht rückgängig machen.

  1. Wählen Sie unter Nach Ablauf Zur Löschung vormerken, Hinweis-Mail, dann automatisch löschen oder Ohne Hinweis automatisch löschen.
  2. Haben Sie Hinweis-Mail, dann automatisch löschen gewählt, geben Sie unter Wie lange vorher den Vorlauf ein.
  3. Geben Sie unter Verantwortliche Stelle die Angaben ein.
  4. Wählen Sie Speichern.
  5. Wechseln Sie zu Aufbewahrung.
  6. Müssen Sie Belege länger als 8 Jahre aufbewahren, z. B. nach dem Haushaltsrecht einer Kommune, geben Sie in der Zeile Belege unter Aufbewahren die Zahl der Jahre ein.
  7. Um fällige Belege nachts freigeben zu lassen, wählen Sie in der Zeile Belege unter Danach Automatisch. fepli entfernt dann Name, Anschrift und E-Mail-Adresse und löscht das gespeicherte PDF.
  8. Sollen Nachweise beendeter Einwilligungen länger oder kürzer als 3 Jahre bleiben, geben Sie in der Zeile Einwilligungsnachweise unter Aufbewahren die Zahl der Jahre ein.
  9. Um fällige Nachweise nachts löschen zu lassen, wählen Sie in der Zeile Einwilligungsnachweise unter Danach Automatisch.
  10. Dateien, die Familien hochgeladen oder per E-Mail geschickt haben, löscht fepli nachts von selbst. Sollen sie stattdessen auf einen Lauf von Hand warten, wählen Sie in der Zeile Dateien von Familien unter Danach Vormerken. Eine andere Frist als 1 Jahr geben Sie in derselben Zeile unter Aufbewahren ein.
  11. Um Kopien versendeter E-Mails und SMS nachts löschen zu lassen, wählen Sie in der Zeile E-Mails und SMS unter Danach Automatisch. Eine andere Frist als 2 Jahre geben Sie in derselben Zeile unter Aufbewahren ein.
  12. Um das Versandprotokoll nachts löschen zu lassen, wählen Sie in der Zeile Versandprotokoll unter Danach Automatisch. Eine andere Frist als 3 Jahre geben Sie in derselben Zeile unter Aufbewahren ein.
  13. Um Pseudonyme gelöschter Teilnehmer:innen zu entfernen, geben Sie in der Zeile Pseudonyme unter Aufbewahren die Zahl der Jahre ein. Die Statistik älterer Saisons zählt danach keine einzelnen Teilnehmer:innen mehr.
  14. Wählen Sie Speichern.

Ergebnis

Der Satz über den Werten unter Löschfristen nennt, was die Werte ergeben. Vorgemerkte Personen erscheinen unter Compliance > Aufbewahrung; die Spalte Jetzt fällig zählt fällige Einträge je Zeile.

Wenn es nicht klappt

ProblemAbhilfe
„Ohne Text für „Hinweis vor Löschung“ wird keine E-Mail verschickt.“ erscheint.Wählen Sie Text schreiben. Ohne Text verschickt fepli keine Hinweis-Mail.
Unter der Frist steht „Standardfrist 2 Jahre: Teilnehmer:innen werden nur vorgemerkt. …“, und fepli verschickt keine Hinweis-Mail oder löscht nachts nicht.Das Feld ist leer. Tragen Sie eine Frist ein, auch wenn es 2 Jahre sind, und wählen Sie Speichern.
Die Familie bekommt keine Hinweis-Mail.Bei Zur Löschung vormerken verschickt fepli nie eine Hinweis-Mail. Wählen Sie Hinweis-Mail, dann automatisch löschen und Speichern.
Alte Nachrichten bleiben im Postausgang.In der Zeile E-Mails und SMS ist unter Danach Vormerken gewählt; damit löscht fepli nur, wenn Sie einen Lauf starten: Fällige Daten löschen. Für das nächtliche Löschen wählen Sie Automatisch.
Alte Einträge bleiben im Versandprotokoll.In der Zeile Versandprotokoll ist unter Danach Vormerken gewählt; damit löscht fepli nur, wenn Sie einen Lauf starten. Für das nächtliche Löschen wählen Sie Automatisch. Einträge zu laufenden Angeboten und Saisons und zu Nachrichten im Postausgang bleiben länger (Betroffenenrechte: Versandprotokoll).

Siehe auch