Fällige Daten löschen

Wenn Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, löschen Sie die fälligen Daten von Teilnehmer:innen, Konten, Belegen, versendeten Nachrichten und dem Versandprotokoll.

Voraussetzungen

• Super-Admin.
• Unter Aufbewahrung sind Einträge fällig. Sind Teilnehmer:innen fällig, zeigt das Dashboard die Kachel Daten löschen. Ist keine Frist eingetragen, gelten 2 Jahre nach der letzten Saison, siehe Aufbewahrungsfrist festlegen.
• Die Frist in der Zeile Belege unter Einstellungen > Datenschutz > Aufbewahrung genügt dem Haushaltsrecht Ihrer Kommune.

Schritte

1. Wählen Sie Compliance > Aufbewahrung.
2. Wählen Sie bei Teilnehmer:innen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist Liste anzeigen.
3. Prüfen Sie die Liste, z. B. die Spalte Letzte Saison. Um sie herunterzuladen, wählen Sie Löschliste als CSV. Löschen Sie die Datei, sobald Sie die Liste geprüft haben.

4. Wählen Sie Datensätze löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und wählen Sie „{Anzahl} Personen löschen“.
5. Wählen Sie bei Konten ohne Teilnehmer:innen Datensätze löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und wählen Sie „{Anzahl} Konten löschen“.
6. Wenn bei Abgeschlossene Anfragen Anfragen fällig sind, wählen Sie dort Datensätze löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und wählen Sie „{Anzahl} Anfragen löschen“.
7. Wenn bei Belege mit abgelaufener Aufbewahrungspflicht Belege fällig sind, wählen Sie dort Angaben entfernen und bestätigen Sie „Angaben von {Anzahl} Belegen entfernen“. Der Lauf löscht auch die gespeicherten PDFs dieser Belege.
8. Wenn bei Nachweise beendeter Einwilligungen Einwilligungen fällig sind, wählen Sie dort Nachweise löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und wählen Sie „{Anzahl} Einwilligungen löschen“.
9. Wenn bei Uploads von Familien Dateien fällig sind und Sie nicht auf den nächtlichen Lauf warten wollen, wählen Sie dort Dateien löschen und bestätigen Sie „{Anzahl} Dateien löschen“.
10. Wenn bei Versendete E-Mails und SMS Nachrichten fällig sind, wählen Sie dort Nachrichten löschen und bestätigen Sie „{Anzahl} Nachrichten löschen“.
11. Wenn bei Versandprotokoll Einträge fällig sind, wählen Sie dort Einträge löschen und bestätigen Sie „{Anzahl} Einträge löschen“.

Ergebnis

Nach jedem Lauf nennt eine Meldung, was entfernt wurde, z. B. „{Anzahl} Datensätze gelöscht.“ (Lauf von Hand). Die Anmeldungen bleiben pseudonymisiert mit Angebot, Status, Beitrag und Alter erhalten, die Belege mit Betrag, Nummer und Positionen, ohne ihr gespeichertes PDF. Erteilte Einwilligungen der gelöschten Personen gelten weiter.

Siehe auch

• Betroffenenrechte: Aufbewahrung
• Warum fepli manche Daten nicht löscht