Das Programmheft der Saison aus den Angeboten erstellen
Der Ferienpass Elmsbrück verteilt sein Programm auch gedruckt in Schulen und im Rathaus. Bisher hat das Team die Angebote dafür von Hand in ein Word-Dokument kopiert. Sie gestalten das Heft einmal als Word-Vorlage mit Markern, und fepli füllt es bei jedem Export mit den Angeboten der Saison. Für die Vorlage brauchen Sie etwa 45 Minuten, für jeden späteren Export etwa 5 Minuten.
Was Sie brauchen
- Ein Konto mit der Kontoart Admin.
- Die Saison „Sommerferien 2027“ mit veröffentlichten Angeboten, darunter die Kanutour.
- Microsoft Word oder ein anderes Programm, das Dateien im Format DOCX speichert.
- Einige Tage Vorlauf vor dem Drucktermin. Der Support richtet die Vorlage ein, bevor Sie das erste Heft exportieren.
Schritt 1 – Das Heft in Word anlegen
Alles, was in jedem Heft gleich bleibt, steht fest in der Vorlage: Seitenformat, Titelseite, Grußwort, Kopf- und Fußzeilen. So bleibt nach dem Export nur wenig nachzuarbeiten. Elmsbrück druckt das Heft im Format A5.
- Öffnen Sie in Word ein neues Dokument.
- Wählen Sie das Seitenformat A5.
- Geben Sie auf der ersten Seite den Titel
Ferienpass Elmsbrück – Sommerferien 2027ein. - Geben Sie auf der zweiten Seite das Grußwort ein.
- Beginnen Sie eine dritte Seite für die Angebote.
Das Dokument hat jetzt eine Titelseite, ein Grußwort und eine leere dritte Seite.
Schritt 2 – Den Abschnitt für ein Angebot mit Markern gestalten
Ein Marker ist ein Platzhalter wie ${name}, an dessen Stelle fepli beim Export eine Angabe des Angebots setzt. Sie gestalten den Abschnitt für ein einziges Angebot, und fepli wiederholt alles zwischen ${BLOCK_ANGEBOT} und ${/BLOCK_ANGEBOT} für jedes Angebot der Saison. Die Formatierung eines Markers gilt für den Text, der ihn ersetzt.
- Geben Sie auf der dritten Seite in einen eigenen Absatz
${BLOCK_ANGEBOT}ein. - Geben Sie in den nächsten Absatz
${name}ein und formatieren Sie ihn als Überschrift. - Geben Sie in den nächsten Absatz
${date}ein und formatieren Sie ihn fett. - Geben Sie in den nächsten Absatz
${description}ein. - Geben Sie in den nächsten Absatz
${block_tab}ein. - Fügen Sie darunter eine Tabelle mit 1 Zeile und 2 Spalten ein.
- Geben Sie in die linke Zelle
${tab_label}und in die rechte Zelle${tab_value}ein. - Geben Sie in den Absatz unter der Tabelle
${/block_tab}ein. - Geben Sie in den nächsten Absatz
${/BLOCK_ANGEBOT}ein. - Speichern Sie das Dokument als
Programmheft-Elmsbrueck.docx.
Die dritte Seite zeigt jetzt den Abschnitt eines Angebots, in dem Marker an der Stelle von Titel, Termin, Beschreibung und Eckdaten stehen.
Referenz · ExportWord-VorlageSchritt 3 – Die Vorlage an den Support senden
Eine Word-Vorlage gehört zur Einrichtung der Instanz, im Admin-Panel lässt sie sich nicht hochladen. Der Support hinterlegt Ihre Datei und richtet dazu das Format ein, das Sie beim Export wählen. Dasselbe gilt für jede spätere Änderung an der Vorlage.
- Schreiben Sie eine E-Mail an support@fepli.de.
- Nennen Sie die Adresse Ihrer Instanz,
https://beispiel.fepli.eu. - Hängen Sie die Datei
Programmheft-Elmsbrueck.docxan. - Senden Sie die E-Mail ab.
- Wenn der Support die Einrichtung bestätigt hat, öffnen Sie im Admin-Panel die Saison „Sommerferien 2027“ und wechseln Sie zum Reiter Export.
Unter Format steht jetzt ein Eintrag mit dem Kürzel DOCX.
Schritt 4 – Das Heft exportieren
Ins gedruckte Heft gehören nur Angebote, die auch auf der Website stehen, deshalb bleibt Nur veröffentlichte Angebote aktiviert. Die Vorschau zeigt die ersten Angebote der Auswahl als Angebotsübersicht. Ihre Vorlage füllt fepli erst in der Datei.
- Wählen Sie unter Format den Eintrag mit dem Kürzel DOCX.
- Prüfen Sie, dass Nur veröffentlichte Angebote aktiviert ist.
- Prüfen Sie in der Vorschau, dass die Kanutour unter den Angeboten steht.
- Wählen Sie Export erstellen.
Die Seite meldet Export wird erstellt mit dem Hinweis „Kommt in wenigen Minuten unter Benachrichtigungen.“
Schritt 5 – Das Heft herunterladen und fertigstellen
fepli erstellt die Datei im Hintergrund und legt sie für 24 Stunden unter die Glocke. Die Datei ist ein gewöhnliches Word-Dokument. Seitenumbrüche und letzte Korrekturen erledigen Sie deshalb in Word, bevor das Heft als PDF an die Druckerei geht.
- Öffnen Sie in der Kopfzeile die Glocke und wechseln Sie zum Reiter Exporte.
- Wählen Sie beim fertigen Export die Schaltfläche mit dem Dateityp.
- Öffnen Sie die heruntergeladene Datei in Word.
- Suchen Sie den Abschnitt der Kanutour und prüfen Sie Termin und Treffpunkt.
- Setzen Sie Seitenumbrüche, wo ein Angebot über 2 Seiten läuft.
- Speichern Sie das Dokument in Word als PDF.
Das Heft zeigt nach Titelseite und Grußwort einen Abschnitt je veröffentlichtem Angebot. Bei der Kanutour stehen Titel, Termin und Beschreibung, darunter die Tabelle mit je einer Zeile für Angaben wie „Treffpunkt“, „Kostenbeitrag“ und „Veranstalter“.
Was Sie erreicht haben
Das Programmheft von Elmsbrück entsteht jetzt aus denselben Daten wie die Website. Ändert sich ein Angebot, erstellen Sie den Export neu und erhalten das Heft auf dem aktuellen Stand. Die Vorlage bleibt für jede weitere Saison eingerichtet.
Wenn Ihr Fall anders aussieht
- Wenn das Heft ohne Nacharbeit druckfertig sein soll, gestaltet fepli eine Druckvorlage für Ihre Instanz. Dazu schicken Sie dem Support ein Heft aus dem Vorjahr als Muster. Danach wählen Sie unter Format den Eintrag mit dem Kürzel PDF; die Vorschau zeigt dann das Druckbild. Eine Druckvorlage erscheint außerdem im Korrekturabzug jedes Angebots als eigene Ansicht: Angebotsliste und Angebotsansicht.
- Wenn eigene Merkmale im Heft stehen sollen, z. B. „Barrierefrei“, aktivieren Sie bei dem Merkmal Im Heft ausgeben. Das gilt für eine Druckvorlage als PDF: Einstellungen.
- Wenn das Heft vor der Veröffentlichung in Druck geht, deaktivieren Sie Nur veröffentlichte Angebote. Prüfen Sie dann in Word, dass kein Entwurf und kein abgesagtes Angebot im Heft steht.